การบริหารเวลาของผู้นำ: จากง่ายไปซับซ้อน

ประมาณหกเดือนที่แล้วนิตยสารธุรกิจบางฉบับซึ่งสร้างความประทับใจให้กับคนที่ดี :))) สั่งบทความจากฉัน บทความนี้มีไว้สำหรับ "ผู้บริหารที่จริงจัง" และควรให้ความรู้กับพวกเขาว่ามี "การจัดการเวลาขององค์กรที่ถูกต้อง"

ฉันเขียนบทความและส่งตรงเวลา แต่ไม่เคยตีพิมพ์ ทำไม? ไม่รู้จัก! (สำหรับต้นฉบับตามธรรมเนียมแล้ว "ไม่ตรวจสอบและไม่ส่งคืน") เอ็มบี บรรณาธิการจะเข้าใจ แต่ข้อความดังกล่าวมักจะล้าสมัย ดังนั้นฉันจึงตัดสินใจเผยแพร่บทความที่นี่ในบล็อก อ่านเพื่อสุขภาพของคุณ!

มันเป็นความเชื่อมั่นที่ลึกซึ้งของฉันการจัดการเวลาเป็นเทคโนโลยีอิสระชนิดหนึ่งในปัจจุบัน ... จุดสูงสุดของความสนใจในการบริหารเวลาคือเมื่อ 5-10 ปีที่แล้ว แต่ในปัจจุบันการบริหารเวลาไม่ได้วิพากษ์วิจารณ์แต่คนเกียจคร้านเท่านั้น

อย่างแรกไม่มีใครชอบ วลีแปลก ๆ "การบริหารเวลา"แปลตามตัวอักษรเป็นภาษารัสเซียว่า "การบริหารเวลา" แน่นอน เวลา (เช่นเดียวกับจักรวาล อวกาศ ฯลฯ) สามารถควบคุมได้โดยผู้ป่วยขั้นสูงโดยเฉพาะในคลินิกจิตเวชเท่านั้น

ใน "การบริหารเวลา" มีการแทนที่แนวคิดที่ยุ่งยากบางอย่าง: เราเรียนรู้ที่จะไม่จัดการเวลา แต่ จัดการตัวเอง การกระทำของคุณเกี่ยวกับ (คำนึงถึง) เวลา... การบริหารเวลาเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพของเราเมื่อเวลาผ่านไป

ประสิทธิภาพของเวลายังสามารถถอดรหัสเป็น ความรวดเร็ว ฉับไว(เราไปถึงเป้าหมายเร็วขึ้นกว่าเดิม) และอย่างไร ผลผลิต ผลผลิต(เราได้ผลลัพธ์จำนวนมากขึ้นต่อหน่วยเวลา)

มันจะถูกต้องกว่าที่จะพิจารณา "การบริหารเวลา" (เนื่องจากคำดังกล่าวได้รับการยึดที่มั่นในอดีต) เป็น ส่วนการจัดการตนเอง; เป็นเพียงเทคนิคที่แยกจากกันเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพเมื่อเวลาผ่านไป

ประการที่สอง การจะมีประสิทธิภาพ "เพื่อให้ทันกับทุกสิ่ง" แน่นอนว่ายอดเยี่ยม ... แต่ด้วยเหตุผลบางอย่างไม่มีอะไรในหนังสือหรือการฝึกอบรมเกี่ยวกับการบริหารเวลา ไม่พูดถึงข้อจำกัดและต้นทุนประสิทธิภาพ... มีชนิดหนึ่ง " ความขัดแย้งด้านประสิทธิภาพ“ยิ่งเราจัดการได้มากเท่าไหร่ เราก็ยิ่งต้องเผชิญภารกิจใหม่ๆ มากขึ้นเท่านั้น แต่อะไรคือจุดสิ้นสุดของเส้นทางนี้?

ในตอนท้ายของการสร้างประสิทธิภาพส่วนบุคคลที่ไร้ความคิด - เหนื่อย เพลีย ถอย... ในฐานะที่ปรึกษาเป็นเวลาหลายปี ฉันรู้แล้วว่าการระบุบุคคลที่ "มีประสิทธิภาพ" มากที่สุดในองค์กรนั้นง่ายเพียงใด โดยปกติแล้ว คนๆ นี้เป็นคนที่ดูเหนื่อยที่สุด และมีภาระงานมากกว่าพนักงานที่ "ไร้ประสิทธิภาพ" คนอื่นๆ หลายเท่า

ฉันได้เจอข้อเท็จจริงซ้ำแล้วซ้ำเล่าว่าพนักงานธรรมดาในองค์กร หลังจากที่เห็นว่าผู้นำที่ "มีประสิทธิภาพ" ของพวกเขาถูกฉีดเข้าไป ก็เริ่มทำลายโปรแกรมการฝึกอบรมใดๆ ที่เกี่ยวข้องกับการเพิ่มประสิทธิภาพส่วนบุคคล พวกเขามองว่าการบริหารเวลาเป็น "ระบบงานร้านค้า" ที่ผู้จัดการพยายามบังคับใช้

ฉันยังสังเกตค่อนข้างมากอีกด้วย ผู้นำที่มีประสิทธิภาพ(ฉันเขียนโดยไม่ใส่เครื่องหมายคำพูด เพราะ พวกเขาเป็นคนที่มีระเบียบและประสบความสำเร็จอย่างมาก) ที่เคยประสบกับช่วงเวลาแห่ง "ความรักที่เข้มข้น" ในการบริหารเวลาและวิธีการอื่นๆ ในการเพิ่มประสิทธิภาพส่วนบุคคล แต่แล้วพวกเขากลับไม่แยแสกับวิธีการเหล่านี้ "หมดไฟ" พวกเขาเพิ่งรู้ว่า: "คุณไม่สามารถทำซ้ำงานทั้งหมดได้ ไม่ว่าคุณจะพยายามมากแค่ไหนก็ตาม!" ประสิทธิภาพในเวลามีความสำคัญน้อยกว่าสำหรับพวกเขามากไปกว่าประสิทธิภาพในความสัมพันธ์ ค่านิยม ฯลฯ

ประการที่สาม มีกรณีการใช้งานที่ล้มเหลวมากขึ้นเรื่อยๆ การบริหารเวลาขององค์กร... สาเหตุหลักมาจากการขาดความเข้าใจในความแตกต่างระหว่างการบริหารเวลาส่วนบุคคล (ส่วนบุคคล) และการบริหารเวลาขององค์กร (องค์กร) กล่าวอีกนัยหนึ่ง เราถูกขอให้จัดการประสิทธิภาพขององค์กรเมื่อเวลาผ่านไปตลอดจนประสิทธิภาพส่วนบุคคลเมื่อเวลาผ่านไป แน่นอนว่าไม่มีอะไรดีเกิดขึ้น ... ( แต่เพิ่มเติมเกี่ยวกับเรื่องนี้เล็กน้อยในภายหลังในข้อความ).

แยกแยะได้ สามชนิด()การจัดการเวลา(TM): 1) บุคคล (หรือส่วนบุคคล); 2) บทบาท (กลุ่ม); 3) องค์กร (องค์กร).

TM . ส่วนบุคคล- เป็นทักษะในการจัดการตนเองในเวลาของปัจเจกบุคคล ราวกับว่าเขาเป็นอิสระจากผู้อื่นโดยสิ้นเชิง และจะดำรงอยู่ในโลกที่แยกจากกันของเขาเอง

เราทุกคนมีอิสระในระดับหนึ่ง เราแต่ละคนมีความเป็นส่วนตัว เป้าหมาย โครงการ และภารกิจบางอย่างที่เราทำ "เพื่อตัวเราเอง" โดยเฉพาะ ตัวอย่างเช่น ถ้าฉันอยากเรียนภาษาต่างประเทศ หรือลดน้ำหนัก 20 กิโลกรัม นี่คือเป้าหมายส่วนตัวของฉัน ฉันจะจัดการเวลาในกระบวนการบรรลุเป้าหมายเหล่านี้ได้อย่างไรคือการบริหารเวลาส่วนตัวของฉัน

โดยค่าเริ่มต้น TM แต่ละรายการมีไว้สำหรับผู้เชี่ยวชาญใน "อาชีพอิสระ" มากกว่า (ผู้ที่มีความคิดสร้างสรรค์ ฯลฯ) เช่นเดียวกับผู้ประกอบการรายเดียวและสำหรับผู้จัดการระดับสูง ผู้จัดการระดับสูงในรายการนี้ไม่ได้ตั้งใจเพราะ ถือว่าพวกเขา (เมื่อเทียบกับพนักงานคนอื่น ๆ ) มีอิสระมากขึ้นในการจัดการเวลาทำงานอย่างอิสระ

99% ของหนังสือและการฝึกอบรมการบริหารเวลาที่ฉันรู้จักนั้นอุทิศให้กับการสอน / การพัฒนาทักษะ TM ส่วนบุคคล เห็นได้ชัดว่าสันนิษฐานว่าบุคคลสามารถใช้ทักษะเหล่านี้ได้ตามต้องการทั้งในชีวิตส่วนตัวและในกิจกรรมทางวิชาชีพ

รายการทักษะ TM ขั้นพื้นฐานของแต่ละบุคคล(ทักษะความสามารถ) เปิดกว้าง แต่จำเป็นต้องรวมทักษะการจัดการตนเองต่อไปนี้ด้วย:

1) ทักษะการบัญชีและการประเมินเวลาที่ใช้ในงาน/กิจกรรมต่างๆ

2) ทักษะในการตั้งเป้าหมาย (ความสามารถในการกำหนดเป้าหมาย กำหนดเป้าหมาย แก้ไข ฯลฯ)

3) ทักษะการวางแผน (ในกรอบเวลาใดก็ได้ แต่ที่สำคัญที่สุดคือความสามารถในการวางแผนวันของคุณ)

4) ทักษะในการดำเนินการตามแผน (ความสามารถในการเลือกกรณีที่มีลำดับความสำคัญ ความสามารถในการตัดสินใจ ความสามารถในการรับรู้และเอาชนะ "ตัวดูดซับเวลา")

5) ทักษะการฟื้นฟูความแข็งแกร่ง รักษาประสิทธิภาพและแรงจูงใจสูง ("แรงขับ")

สำหรับทักษะการบริหารเวลาส่วนบุคคลที่ระบุไว้แต่ละรายการ มีเทคนิคมากมาย... การอธิบายแต่ละ "เครื่องมือ" จะต้องมีการเขียนหนังสือที่ดี ดังนั้นนี่เป็นเพียงตัวอย่างบางส่วน:

1) สำหรับ ติดตามเวลาเวลาที่ใช้ (การถ่ายภาพ / ถ่ายภาพตัวเองของวันทำงาน คอมพิวเตอร์สำหรับบันทึกค่าใช้จ่ายของเวลาทำงาน) แผนภูมิและรายการตรวจสอบประเภทต่างๆ

2) สำหรับ ตั้งเป้าหมายเครื่องมือเช่น SMART, CCCFT, GROW, พีระมิดระดับตรรกะของ R. Dilts การวิเคราะห์ "ค่าเป้าหมาย X" ฯลฯ ถูกนำมาใช้

3) สำหรับ การวางแผนมีการใช้ระบบต่าง ๆ ซึ่งมักเรียกตามชื่อผู้สร้าง: การวางแผน "ตามวิธี ALPA โดย L. Zaivert", "ตาม Gleb Arkhangelsky", "ตามระบบ GTD ของ D. Allen", "ตาม กับวิธีการของ Stephen Covey", "ใช้พีระมิด B .Franklin "," โดยวิธี 18 นาทีโดย P. Bregman "," ด้วยเทคโนโลยี 12 สัปดาห์โดย B. Moran " เป็นต้น

โดยปกติ ระบบการวางแผนแต่ละระบบจะมีไดอารี่ของตัวเอง ซึ่งสามารถซื้อได้ทั้งในฐานะผู้จัดกระดาษหรือเป็นโปรแกรมคอมพิวเตอร์

ระบบการตั้งเวลาบางระบบค่อนข้างซับซ้อน เกี่ยวข้องกับการสร้างระบบแผนหลายระดับ (จากระยะยาวเป็นรายวัน) แต่ยังมีระบบการจัดตารางเวลาที่ค่อนข้างง่าย (เช่น "โฟกัสอัตโนมัติของ M. Forster") ซึ่งอิงตามรายการสิ่งที่ต้องทำตามปกติ

4) เพื่อประสิทธิภาพ การดำเนินการตามแผนใช้วิธีการที่ค่อนข้างหลากหลาย ตัวอย่างเช่น เพื่อต่อสู้กับ "ตัวดูดซับเวลา" คุณสามารถใช้วิธีการต่างๆ ในการจัดพื้นที่ทำงาน โดยจำกัดการไหลของข้อมูล ("ข้อมูลอาหาร")

สำหรับการตัดสินใจในการดำเนินงาน (การปรับแผนระหว่างวัน) มีการใช้เทคนิคการจัดลำดับความสำคัญต่างๆ สำหรับงาน / กรณี: เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์, การจัดสรร "เป้าหมายหลัก", กฎ 80/20 (ตาม R. Koch) เป็นต้น

วิธีการที่แยกจากกันเกี่ยวข้องกับการเพิ่มวินัยการปฏิบัติงานส่วนบุคคล - การพัฒนากิจวัตรการทำงานและพิธีกรรมที่ถูกต้องการรวมนิสัยที่เป็นประโยชน์ประเภทต่างๆ

5) K ช่างเทคนิค "พลังงาน"การจัดการเวลาสามารถนำมาประกอบกับการบัญชีสำหรับ biorhythms ส่วนบุคคลและความสามารถในการเลือกเวลาที่เหมาะสมที่สุดในการแก้ปัญหาส่วนบุคคลในระหว่างวัน จังหวะในการทำงาน การสลับระหว่างการทำงาน / ช่วงเวลาพัก (เช่น เทคนิคที่แยกต่างหากในที่นี้เรียกว่า "การจัดการเวลามะเขือเทศ"); ความสามารถในการพักผ่อนอย่างสร้างสรรค์ ความสามารถในการใช้ชีวิตที่หลากหลายและสมดุล ฯลฯ

อย่างที่คุณเห็น ทางเลือกของวิธีการ TM ส่วนบุคคลนั้นมีมากมาย ในเวลาเดียวกัน ไม่มีใครสามารถพูดได้ว่าเทคนิคบางอย่างดีกว่าและบางอย่างแย่กว่านั้น หรือว่าบางวิธีง่ายกว่าและซับซ้อนกว่า ในการบริหารเวลาส่วนบุคคล เฉพาะความเข้ากันได้ของบุคคลที่มีเทคนิคเฉพาะเท่านั้นที่มีความสำคัญ เป็นเวลาหลายปีแล้วที่ฉันพูดซ้ำ: "วิธีจัดการเวลาที่ดีที่สุดคือสะดวก (และมีประสิทธิภาพ) สำหรับคุณเป็นการส่วนตัววิธีการ! ".

การบริหารเวลาตามบทบาท- เป็นทักษะในการจัดการความสัมพันธ์/การสื่อสารกับคนรอบข้าง เราไม่ได้อยู่อย่างว่างเปล่า ชีวิตและงานของเราเชื่อมโยงกับผู้อื่น ซึ่งหมายความว่าประสิทธิภาพของเรา (รวมถึงในเวลา) ขึ้นอยู่กับความสามารถในการสร้างความสัมพันธ์ที่เหมาะสมกับผู้อื่น

ในทุกความสัมพันธ์ เราเล่นบางอย่าง บทบาททางสังคม... แต่ละบทบาทเป็นชุดของฟังก์ชัน รายการประเภทของการกระทำและการกระทำที่จำเป็นในการรักษาไว้ บทบาทของผู้นำนั้น ประการแรกคือ การสื่อสารเพื่อการจัดการ ซึ่งในระหว่างนั้นผู้นำจะสอนและแนะนำพนักงาน กำหนดงานและคำสั่ง ประสานงานการทำงาน ให้ข้อเสนอแนะ ฯลฯ

แนวคิดหลักของบทบาท TM คือเราควรมีเวลาเพียงพอที่จะทำหน้าที่ทั้งหมดที่จำเป็นต่อการรักษาระบบความสัมพันธ์ที่ต้องการ ตัวอย่างเช่น หัวหน้าองค์กรควรมีเวลาทั้งสื่อสารกับพนักงานของตนเองและสำหรับการสื่อสารภายนอก เขาควรมีเวลาเพียงพอสำหรับบทบาทของผู้นำ และสำหรับบทบาทของโค้ช และสำหรับบทบาทของผู้เจรจา ฯลฯ ( ตัวอย่างเช่น คลาสสิกของการจัดการ G. Minzberg ระบุ 10 บทบาทผู้จัดการ).

ไม่เป็นความลับที่ "การเสียเวลา" และอุปสรรคที่ยิ่งใหญ่ที่สุดในการบรรลุเป้าหมายของเราคือคนอื่น มีหลายวิธีในการ "ขโมย" เวลาของเรา: เพื่อเบี่ยงเบน "ไม่เกี่ยวข้อง"; จัดการ; ใช้ "การมอบหมายแบบย้อนกลับ" เป็นต้น ในทางกลับกัน คนอื่นๆ อาจจะไม่ใช่แค่ แวมไพร์เวลาแต่ยังเป็นผู้ช่วยที่มีคุณค่าในการบรรลุเป้าหมายของเรา พวกเขาสามารถทำงานบางอย่างได้ ผู้แทน(และทำให้ประหยัดเวลาของคุณ) พลังของทีมคนที่มีใจเดียวกันมักเกินกำลังของคนคนเดียวเสมอ ดังนั้นผลิตภาพ (เช่น ประสิทธิภาพเมื่อเวลาผ่านไป) ของทีมจึงสูงกว่าผลผลิตของแต่ละบุคคลเสมอ

ความสามารถในบทบาท TM หมายถึงความสามารถในการหยุด (ลด) ความสัมพันธ์ที่ไม่ก่อผลให้น้อยที่สุด และในทางกลับกัน เพื่อสร้างความสัมพันธ์ด้านทรัพยากรกับผู้อื่น

ทักษะพื้นฐานของ TM การสวมบทบาทประกอบด้วย:

1. ทักษะ การระบุบทบาท(นี่คือคำตอบสำหรับคำถาม: ฉันเป็นใคร บทบาททางสังคมใดที่กำหนด "ฉัน" ของฉัน บทบาทใดที่มีความสำคัญ - นั่นคือ ฉันควรอุทิศเวลาให้กับพวกเขามากขึ้น ฉันควรทำอย่างไรสำหรับสิ่งนี้ ฉันควรทำหน้าที่ใด ?)

2. ทักษะ การสร้างความสัมพันธ์ทรัพยากร(การสร้างเครือข่ายความสัมพันธ์ส่วนตัวและการเชื่อมต่อทางธุรกิจโดยมีเป้าหมาย ซึ่งจะกลายเป็น "ตัวเร่งความเร็ว" - จะเพิ่มประสิทธิภาพของคุณเมื่อเวลาผ่านไป)

3. ทักษะ รักษาความสัมพันธ์ของทรัพยากร(ความสัมพันธ์เป็นภาระผูกพันร่วมกันตามบทบาท นี่คือ "การแลกเปลี่ยนบริการ" ความสัมพันธ์ใด ๆ ที่ต้องใช้ต้นทุน - รวมถึงเวลา - เพื่อรักษาไว้ และคุณจำเป็นต้องสามารถเพิ่มประสิทธิภาพต้นทุนเหล่านี้ได้)

4. ทักษะ สิ้นสุดความสัมพันธ์(คุณต้องสามารถทำลายความสัมพันธ์กับคนคิดลบได้อย่างถูกต้องซึ่งกลายเป็น "การเสียเวลา" ของเรา การทำเช่นนี้เป็นสิ่งสำคัญเพื่อไม่ให้การเลิกราไม่นำไปสู่ผลลัพธ์ที่เลวร้ายยิ่ง - ความขัดแย้ง ความเกลียดชังที่แฝงอยู่ ความรู้สึกผิด เป็นต้น)

ขออภัย มีวิธีการและเทคนิคน้อยมากสำหรับการจัดการเวลาตามบทบาท บางส่วนยังคงพัฒนาวิธีการเหล่านี้อยู่ บางส่วนยืมมาจากการฝึกสอน การให้คำปรึกษาทางธุรกิจ จิตบำบัด ฯลฯ ตัวอย่างเช่น ในการวิเคราะห์และปรับระบบความสัมพันธ์ให้เหมาะสม คุณสามารถใช้ modified แผนที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย(เครื่องมือสำหรับการวิเคราะห์ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เสนอโดย E. Freeman ในการจัดการเชิงกลยุทธ์) หรือวิธีการอื่นๆ ในการทำแผนที่บทบาททางสังคม

การบริหารเวลาขององค์กร- นี่คือการปรับให้เหมาะสมของกิจกรรมขององค์กรที่สัมพันธ์กับพารามิเตอร์เวลา วัตถุประสงค์ของการควบคุมใน TM ส่วนบุคคลคือ ผู้ชายคนนั้นเอง; เป้าหมายของการควบคุมใน TM สวมบทบาทคือ ระบบความสัมพันธ์กับคนอื่น; วัตถุประสงค์ของการจัดการใน TM ขององค์กรคือ องค์กรโดยรวมและระบบย่อยของแต่ละบุคคล(การเงิน การตลาด การผลิต บุคลากร ฯลฯ)

แต่ละระบบย่อยมักจะเป็น วัฏจักรซ้ำกระบวนการทางธุรกิจหลัก ตัวอย่างเช่น ในการตลาด คุณสามารถพูดคุยเกี่ยวกับ วงจรชีวิตผลิตภัณฑ์(ผลิตภัณฑ์): ตั้งแต่ช่วงเวลาของการพัฒนาจนถึงช่วงเวลาที่ถอนผลิตภัณฑ์ออกจากตลาดโดยสมบูรณ์ ในทำนองเดียวกันมี วงจรการผลิต การเงิน การจัดการ ฯลฯวงจรทั้งหมดเชื่อมโยงถึงกัน ในเชิงเปรียบเทียบ องค์กรสามารถมองได้ว่าเป็นกลไกการทำงาน ซึ่งภายในล้อเฟืองหมุนรอบซึ่งสัมพันธ์กันอย่างใกล้ชิด โดยที่การหมุนของล้ออื่นๆ ทั้งหมดขึ้นอยู่กับความเร็วของการหมุนของแต่ละล้อ

ในหนังสือของเขา "บูรณาการ" Yitzhak Adizesระบุว่าเป็นปัญหาหลักของธุรกิจใด ๆ การสลายตัวของระบบธุรกิจส่วนบุคคล... การเปลี่ยนแปลงในแผนกต่างๆ (ระบบย่อย) ขององค์กรเกิดขึ้นในอัตราที่ต่างกัน ดังนั้นแผนกต่างๆจึงมี "อายุ" ที่แตกต่างกัน ตัวอย่างเช่น การตลาดควรเปลี่ยนแปลงโดยเร็วที่สุด โดยคงความเป็น "เด็กตลอดไป" ในขณะเดียวกัน ฝ่ายบัญชีก็ปฏิบัติตามระเบียบที่สั่งสมมาเป็นเวลาหลายทศวรรษ และประพฤติตนเป็น "ชายชรา" ที่อนุรักษ์นิยม เนื่องจากความแตกต่างใน "อายุ" ของโครงสร้างธุรกิจในองค์กรจึงเกิดการแตกตัว จึงไม่มีประสิทธิภาพและมีการจัดการที่ไม่ดี

ในความคิดของฉัน แทนที่จะใช้คำว่า "แตกสลาย" ใช้คำว่า "ได้แม่นยำกว่า" การไม่ซิงโครไนซ์"(หรือ" การซิงโครไนซ์ ") แต่อุปมาของ" ความขัดแย้งของรุ่น "ที่เกิดขึ้นระหว่างโครงสร้างองค์กรที่มีอยู่ราวกับว่าในช่วงเวลาที่แตกต่างกันประสบความสำเร็จอย่างมากใน Adizes

ในตอนต้นของบทความ ข้าพเจ้ากล่าวว่าวันนี้มีการทดแทนแนวคิดบางอย่าง เมื่อเข้าใจว่า "การบริหารเวลาขององค์กร" เป็นการบริหารเวลาส่วนบุคคลที่คาดการณ์ไว้ในองค์กร การบริหารเวลาของ "องค์กร" มักดำเนินการอย่างไรในปัจจุบัน? ขั้นแรกให้การฝึกอบรมสำหรับผู้บริหารและผู้เชี่ยวชาญชั้นนำ ในการฝึกอบรมนี้ พวกเขาจะเชี่ยวชาญทักษะและเครื่องมือของประสิทธิผลส่วนบุคคล (ส่วนบุคคล!) เช่น เรียนรู้ที่จะวางแผนเวลาโดยใช้ MS Outlook โดยทั่วไปแล้ว ผู้จัดการระดับสูงค่อนข้างสนใจที่จะเพิ่มประสิทธิภาพส่วนบุคคล และการฝึกอบรมก็ดำเนินไปอย่างราบรื่น

หลังจากนั้น ผู้ที่ผ่านการฝึกอบรมจะได้รับการกระตุ้นให้ (กระจาย "บาซิลลัสผู้จัดการเวลา" ไปทั่วทั้งองค์กร) พนักงานอื่น ๆ ทั้งหมดเพื่อศึกษาการบริหารเวลา ไม่ว่าจะสำเร็จหรือไม่ก็ตาม การฝึกอบรมทักษะ TM ส่วนบุคคลก็มีให้สำหรับพนักงานคนอื่นๆ ด้วยเช่นกัน และเพื่อไม่ให้ลืมสิ่งที่ได้เรียนรู้ องค์กรจึงแนะนำ "มาตรฐาน TM" ซึ่งกำหนดกฎ "การประหยัดเวลา" สำหรับการสื่อสารภายใน การตั้งค่างาน การจัดประชุม ฯลฯ หลังจากนั้นก็ถือว่า “การบริหารเวลาขององค์กร” สำเร็จลุล่วงไปด้วยดี

หากทุกคนมีการปรับปรุงประสิทธิภาพส่วนบุคคลเมื่อเวลาผ่านไป องค์กรจะมีประสิทธิภาพมากขึ้นเมื่อเวลาผ่านไปอย่างแน่นอน แต่มันเป็นเช่นนั้นจริงหรือ?

โดยวิธีการที่สิ่งที่นำมาใช้จริง?หากมองจากด้านองค์กรโดยรวมแล้ว ผลลัพธ์ของการแนะนำ "การบริหารเวลาขององค์กร" ทั่วไป เหล่านี้คือ: 1) การสื่อสารภายในที่ได้รับคำสั่งบางส่วน; 2) ขั้นตอนการจัดการการปฏิบัติงานที่ปรับให้เหมาะสมเล็กน้อย (งานการตั้งค่า การควบคุม ฯลฯ ); 3) ปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ภายในเล็กน้อย (อัตโนมัติโดยใช้พูด MS Outlook) ที่เกี่ยวข้องกับการสื่อสารภายในและการจัดการการปฏิบัติงาน และนั่นแหล่ะ! แต่การปรับปรุงเล็ก ๆ น้อย ๆ เหล่านี้สามารถแก้ปัญหาระดับโลกของการสลายตัว (desynchronization) ของธุรกิจโดยรวมได้ในระดับใด!

ในความเห็นของฉัน ประสิทธิภาพด้านเวลาของระบบธุรกิจขึ้นอยู่กับการประยุกต์ใช้เทคโนโลยีและวิธีการที่อิงตามวิธีการ "โฟลว์ (หรือกระบวนการ)" " วิธีการสตรีม"- นี่คือแนวคิดของพลวัตเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงสถานะของระบบย่อยขององค์กรเมื่อเวลาผ่านไป" โฟลว์ "คือเมื่อมีสถานะเริ่มต้นของระบบ" ที่อินพุต " มีกระบวนการของการเปลี่ยนแปลง (ใน เวลา) และมีสถานะสุดท้ายของระบบ" ที่เอาต์พุต " ลักษณะเฉพาะชั่วขณะของ "โฟลว์" สามารถเปลี่ยนแปลงได้ รวมถึงภายใต้อิทธิพลของการจัดการของเรา

เพื่อไม่ให้เป็นนามธรรมเกินไป ฉันจะยกตัวอย่างบางส่วน "วิธีการสตรีม" คืออะไร พูด ในการบริหารงานบุคคล? นี่คือแนวคิดของการบริหารงานบุคคลในฐานะการขนส่งกำลังพล กล่าวคือ เกี่ยวกับ " วงจรชีวิตพนักงาน"ตั้งแต่ช่วงรับสมัครและการจ้างงานจนถึงช่วงเวลาที่ถูกเลิกจ้าง ในกรณีส่วนใหญ่ (เนื่องจากค่าใช้จ่ายในการสรรหา การปรับตัว และการฝึกอบรม ฯลฯ ค่อนข้างสูง) ฝ่ายบริหารขององค์กรจึงสนใจ" ช้าลงหน่อย“การเคลื่อนย้ายการไหลของบุคลากรผ่านองค์กร

มีเครื่องมือ HR เฉพาะจำนวนมาก (ซึ่งอันที่จริงสามารถเรียกได้ว่า "วิธีการบริหารเวลาของบุคลากร") ที่ออกแบบมาเพื่อแก้ปัญหา "การชะลอตัว" ของการไหลของบุคลากร ตัวอย่างเช่น เป็นโครงการให้คำปรึกษาด้านอาชีพภายในองค์กร นอกจากนี้ยังเป็นรายการที่ทันสมัยของ "เพิ่มความภักดีและการมีส่วนร่วม" ของบุคลากรเป็นต้น

ในการจัดการการผลิต"วิธีการไหล" แสดงออกอย่างชัดเจนที่สุดในแนวคิด วงจรการผลิต(เวลาที่สินค้าอยู่ในระหว่างการผลิตตั้งแต่เปิดตัววัตถุดิบจนถึงการรับสินค้าสำเร็จรูป) งานสากลของการจัดการการผลิตคือการลดระยะเวลาของวงจรการผลิต (เช่น " อัตราเร่ง").

นอกจากนี้ยังมีวิธีการและเครื่องมือมากมายที่คุณสามารถ "เร่ง" วงจรการผลิตได้ ความหลากหลายของวิธีการเหล่านี้มีความหลากหลาย ตั้งแต่การสร้างแบบจำลองทางคณิตศาสตร์และการคำนวณการดำเนินการผลิต ไปจนถึงเทคนิคการผลิตแบบลีนที่ใช้งานง่าย ("การผลิตแบบลีน" หรือที่เรียกว่า "ระบบการผลิตของโตโยต้า" และการดัดแปลงที่ทันสมัย) วิธีการที่คุณสามารถเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการผลิตได้ทันเวลา ("เร่งความเร็ว") สามารถเรียกตามอัตภาพว่า "วิธีการจัดการเวลาในการผลิต"

ฉันขอย้ำว่าระบบย่อยใด ๆ ขององค์กรสามารถพิจารณาได้จากมุมมองของ "วิธีการไหล" (การขาย - จากมุมมองของ "วงจรชีวิตผลิตภัณฑ์" การเงิน - จากมุมมองของการเงิน / เงินสด การจัดการการไหล ฯลฯ) และแต่ละระบบย่อยจะมีวิธีการเพิ่มประสิทธิภาพของตัวเองสำหรับปัจจัยด้านเวลา (กล่าวคือ "การบริหารเวลา" ของตัวเอง)

เพราะฉะนั้น ถ้าเราพูดว่า เกี่ยวกับการบริหารเวลาขององค์กรอย่างแท้จริงแล้วงานหลักของผู้นำก็คือ ประสานระบบ... กล่าวคือเพื่อจัดระเบียบปฏิสัมพันธ์ของระบบย่อยขององค์กรซึ่งกันและกันในลักษณะที่ไม่มีใคร "ล้าหลัง" ในเวลาหรือ "วิ่งไปข้างหน้า" ผู้นำเป็นเหมือนช่างซ่อมนาฬิกาที่ให้การยึดเกาะกับ "วงล้อ" ได้ดีที่สุด (ระบบย่อยขององค์กร)

ใครสามารถทำได้ในองค์กร คุณจะไม่พบ "ผู้จัดการเวลา" แบบพิเศษในหนังสืออ้างอิงคุณสมบัติใดๆ ดังนั้นงานหลักของ TM ขององค์กร (เพื่อซิงโครไนซ์ระบบย่อยขององค์กร) มักจะตกอยู่ที่ไหล่ของบุคคลแรก แต่ในความเป็นจริง "ช่างซ่อมนาฬิกา" หลักในบริษัทมักจะกลายเป็นผู้จัดการระดับสูง ซึ่ง (ไม่ว่าจะเรียกตำแหน่งอย่างเป็นทางการว่าอย่างไร) มีทักษะที่แข็งแกร่งในการวิเคราะห์และสังเคราะห์ระบบ ก็คือ "ผู้รวบรวมจากพระเจ้า"

วิธีการจัดการใดบ้างที่สามารถใช้เพื่อแก้ไขงานหลักของ TM ขององค์กรได้ ฉันต้องการบอกทันทีว่าไม่มีเครื่องมือ "การบริหารเวลา" พิเศษที่นี่ แต่เครื่องมือที่รู้จักแล้วค่อนข้างเหมาะสม เครื่องมือกลยุทธ์และการจัดการโครงการ... เช่น ได้เห็นการนำไปปฏิบัติในการทำงานของบริษัท ตารางเครือข่ายอย่างง่ายช่วย "ประสาน" แผนกต่างๆ และปรับปรุงประสิทธิภาพขององค์กรอย่างมีนัยสำคัญเมื่อเวลาผ่านไป

โดยสรุปผมอยากจะบอกว่า ในรัสเซียสมัยใหม่ "การบริหารเวลาขององค์กร" แทบจะไม่มีเลย... เราสามารถพูดคุยเกี่ยวกับแต่ละโครงการให้คำปรึกษาที่ประสบความสำเร็จสำหรับ "การซิงโครไนซ์" ของธุรกิจหรือเกี่ยวกับแต่ละกรณีของการจัดการบริษัทแบบ "ซิงโครนัส" ที่มีประสิทธิภาพ

หากคุณชอบ / พบว่าข้อความนี้มีประโยชน์ต้องแน่ใจว่า!

บทนำ

รากฐานทางทฤษฎีของการบริหารเวลา

1 สาระสำคัญและหลักการบริหารเวลา

2 เหตุผลที่ควรใช้การบริหารเวลา

3 เทคนิคการบริหารเวลาสมัยใหม่

การวิเคราะห์แนวทางภายในประเทศต่อระบบการบริหารเวลา

1 การดำเนินการบริหารเวลาในบริษัท

2 การบริหารเวลาในรัสเซีย

การประเมินและปรับปรุงระบบการบริหารเวลาในบริษัท

1 ลักษณะทั่วไปขององค์กรที่วิเคราะห์

2 การประเมินระบบการบริหารเวลาในบริษัท

3 ปรับปรุงระบบบริหารเวลา

บทสรุป

บทนำ

ในสภาพปัจจุบัน การบริหารเวลาเป็นส่วนสำคัญของกิจกรรมของบริษัทที่ประสบความสำเร็จ การบริหารเวลาหมายถึงเทคโนโลยีการจัดเวลาและเพิ่มประสิทธิภาพการใช้งาน

การบริหารเวลาเป็นการกระทำหรือกระบวนการของการฝึกอบรมอย่างมีสติเพื่อควบคุมระยะเวลาที่ใช้ในกิจกรรมเฉพาะ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลโดยเจตนา การจัดการเวลาสามารถช่วยทักษะ เครื่องมือ และเทคนิคต่างๆ ที่ใช้ในการทำงาน โครงการ และเป้าหมายที่เฉพาะเจาะจงได้สำเร็จ ชุดนี้ประกอบด้วยกิจกรรมที่หลากหลาย ได้แก่ การวางแผน การจัดสรร การกำหนดเป้าหมาย การมอบหมาย การวิเคราะห์เวลา การติดตาม การจัด การจัดรายการ และการจัดลำดับความสำคัญ ในขั้นต้น การจัดการมีสาเหตุมาจากกิจกรรมทางธุรกิจหรือการทำงานเท่านั้น แต่เมื่อเวลาผ่านไป คำศัพท์ได้ขยายออกไปเพื่อรวมกิจกรรมส่วนบุคคลโดยมีเหตุผลเช่นเดียวกัน ระบบการบริหารเวลาเป็นการผสมผสานระหว่างกระบวนการ เครื่องมือ เทคนิค และวิธีการ โดยปกติ การบริหารเวลาเป็นสิ่งจำเป็นในการพัฒนาโครงการใดๆ เนื่องจากเป็นตัวกำหนดเวลาที่โครงการจะเสร็จสมบูรณ์และขนาด

จุดมุ่งหมายของงานที่นำเสนอคือการพิจารณาการบริหารเวลาเป็นระบบการบริหารเวลา งานในงานมีดังต่อไปนี้:

การพิจารณาแนวคิดและหน้าที่ของการบริหารเวลา

ลักษณะของเทคนิคการบริหารเวลาสมัยใหม่

การระบุคุณสมบัติของการแนะนำการบริหารเวลาในบริษัท

การวิเคราะห์การประยุกต์ใช้การบริหารเวลาให้ประสบความสำเร็จใน บริษัท รัสเซีย

การระบุลักษณะเฉพาะของการใช้เวลาในการจัดการกิจกรรมของ OJSC "Megafon"

การบริหารเวลาทำหน้าที่เป็นวัตถุในการทำงาน หัวข้อของงานเป็นลักษณะเฉพาะของการประยุกต์ใช้การบริหารเวลาในกิจกรรมขององค์กร

โครงสร้างของงานประกอบด้วย บทนำ สามบท บทสรุป และรายการอ้างอิง

บทแรกนำเสนอสาระสำคัญและหลักการของการบริหารเวลา กำหนดเทคนิคการบริหารเวลาสมัยใหม่ และยืนยันความจำเป็นในการใช้การบริหารเวลาในกิจกรรมขององค์กร

ในบทที่สองจะเปิดเผยคุณลักษณะของการแนะนำการบริหารเวลาในองค์กรและวิเคราะห์แนวทางการบริหารเวลาที่ประสบความสำเร็จใน บริษัท รัสเซีย

ในบทที่สามบทสุดท้ายจะมีการให้คำอธิบายทั่วไปขององค์กรที่วิเคราะห์ การประเมินระบบการจัดการเวลาของ Megafon OJSC และกำหนดแนวทางในการปรับปรุงระบบการจัดการเวลาขององค์กรที่ตรวจสอบ

1. รากฐานทางทฤษฎีของการบริหารเวลา

.1 สาระสำคัญและหลักการบริหารเวลา

"การบริหารเวลา (การบริหารเวลา) เป็นส่วนสหวิทยาการของวิทยาศาสตร์และการปฏิบัติ ทุ่มเทให้กับการศึกษาปัญหาและวิธีการปรับค่าใช้จ่ายด้านเวลาให้เหมาะสมในด้านต่างๆ ของกิจกรรมระดับมืออาชีพ" การบริหารเวลา - แปลจากภาษาอังกฤษแปลว่า "การบริหารเวลา" งานของการบริหารเวลาคือการปรับปรุงการใช้เวลา (ทั้งเวลางานและเวลาส่วนตัว) ของวันและสัปดาห์เพื่อจัดการทำสิ่งที่สำคัญที่สุดทั้งหมด การบริหารเวลาคือการบัญชีและการวางแผนเวลาปฏิบัติงาน

หลักการพื้นฐานของการบริหารเวลา

งานอิสระที่เพียรพยายาม ผู้จัดการสามารถพัฒนาระบบคุณภาพสูงและมีประสิทธิภาพสำหรับการจัดเวลาด้วยตัวเองเท่านั้น งานสำคัญนี้ไม่สามารถมอบหมายให้ที่ปรึกษาหรือเลขานุการได้ เฉพาะผู้จัดการเองเท่านั้นที่จะสามารถเลือกโซลูชันที่เหมาะสมและสร้างใหม่ได้ตามความต้องการของคุณ

โซลูชันส่วนบุคคล ในการจัดระเบียบเวลาส่วนตัวไม่ใช่กฎทั่วไปที่มีความสำคัญ แต่เป็นสไตล์ส่วนบุคคลที่ผู้จัดการค้นหาด้วยตนเอง ถ้ามันสะดวกสำหรับเขา ก็ให้ประสิทธิภาพสูงสุด ควรเน้นที่วิธีการเหล่านั้นมากกว่าที่จะนำทางได้แม้ในสภาวะที่ไม่แน่นอน ดังนั้นจึงเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องกำหนดพารามิเตอร์เช่นอารมณ์ของบุคคล การตั้งค่าทางประสาทสัมผัส biorhythms ของร่างกายเป้าหมายการทำงาน ฯลฯ

ที่ต้องติดตามผลงานของตัวเอง เมื่อใช้การบอกเวลา คุณจะสามารถระบุช่วงเวลาของการเสียเวลาอย่างไม่อาจให้อภัยและค้นพบการสำรองที่ซ่อนอยู่ได้ เมื่อวิเคราะห์ข้อมูลที่ได้รับ ขอแนะนำให้ใช้วิธีเปรียบเทียบความสำเร็จกับค่าสูงสุดที่เป็นไปได้ และไม่สามารถทำได้ตามแผน เช่นเดียวกับที่ทำในเทคโนโลยีการจัดการเวลาแบบตะวันตก แต่ผลลัพธ์หลักของการใช้การจับเวลาคือการเกิดขึ้นของความสามารถบางอย่างในการตรวจสอบประสิทธิภาพอย่างต่อเนื่องอย่างอิสระ การติดตามเวลาของคุณเองเป็นเวลาหลายสัปดาห์จะช่วยพัฒนาความสนใจในเรื่องเวลาเป็นพิเศษ และผู้นำจะเริ่มมองการกระทำของเขาในวิธีที่ต่างไปจากเดิมอย่างสิ้นเชิง

การคิดอย่างมีประสิทธิภาพ บทบาทหลักเล่นโดยการเปลี่ยนแปลงทางความคิดโดยตรง บุคคลที่เรียนรู้ที่จะระบุกระบวนการที่ไม่มีประสิทธิภาพและปรับปรุงพวกเขา พยายามเพิ่มประสิทธิภาพและปรับปรุงประสิทธิภาพ สามารถใช้วิธีการที่มีอยู่ ปรับแต่งให้เหมาะสมกับความต้องการหรือพัฒนาตนเอง และวิธีการทางเทคนิคในการจัดเวลาและงานส่วนตัวและการใช้งานโดยตรงในชีวิตนั้นเป็นเรื่องของเทคโนโลยีอย่างแม่นยำ เมื่อเกิดการเปลี่ยนแปลงในจิตสำนึก มันก็จะเริ่มทำงานและเกิดผลในกิจกรรมใดๆ

ความสามารถในการบรรลุผลและความไม่สิ้นสุดของประสิทธิภาพสำรอง หลักการพื้นฐานถัดจากประเด็นทางเทคโนโลยีที่ไม่มีใครเทียบได้ บนสมมติฐานที่ว่าการสำรองประสิทธิภาพ การพัฒนา และการพัฒนาตนเองไม่เพียงแต่จะทำได้จริงเท่านั้น แต่ยังอาจยังไม่สิ้นสุดอีกด้วย การค้นหาวิธีแก้ปัญหาที่ถูกต้องและการพัฒนาวิธีการที่จำเป็นนั้นเป็นเพียงปัญหาทางยุทธวิธีและการแก้ปัญหาโดยเจตนาเท่านั้น

1.2 เหตุผลในการใช้การบริหารเวลา

ควรทำการรักษาเวลาส่วนตัวในช่วงหลายวันทำการ อาจจะเป็นสัปดาห์ เพื่อวิเคราะห์รูปแบบการทำงานของคุณและเปิดเผยสาเหตุของการขาดดุลเวลาที่เกิดขึ้นใหม่ อาการที่น่าตกใจของการเริ่มต้นของปัญหาชั่วคราวอย่างใกล้ชิดสามารถระบุได้โดยสัญญาณต่อไปนี้:

ขาดลำดับความสำคัญเมื่อทำสิ่งต่าง ๆ (แก้ไขงานรองด้วยการถ่ายโอนงานหลักเป็นประจำ);

ความเร่งรีบเมื่อทำงานที่ได้รับมอบหมายจำนวนมาก (มักเกิดจากความล่าช้าในการเริ่มทำงานกับพวกเขา)

กิจวัตรประจำวันจำนวนมาก (เสี่ยงต่อการจมน้ำในมโนสาเร่);

การศึกษาจดหมายโต้ตอบทางธุรกิจอย่างไม่เหมาะสม (เอกสารปัจจุบัน)

ทำงานในตอนเย็นและวันหยุดสุดสัปดาห์ (มีเวลาไม่เพียงพอในช่วงเวลาทำการ)

การปฏิบัติงานอย่างถาวรสำหรับเพื่อนร่วมงานหรือผู้ใต้บังคับบัญชาของคุณ (ดูเหมือนว่าจะเร็วกว่าหรือเชื่อถือได้มากกว่า)

การทำงานนอกโปรไฟล์ของคุณ (การใช้โอกาสที่ไม่มีประสิทธิภาพ);

การหยุดชะงักในการทำงานอย่างต่อเนื่อง (โทรศัพท์ไม่ขาดสายและจำนวนผู้มาเยี่ยมเยือน)

การชี้แจงข้อมูลการตั้งคำถามอย่างต่อเนื่อง (การรับรู้ข้อมูลที่ยากลำบากอันเป็นผลมาจากความเหนื่อยล้า)

หลังจากกำหนดเวลาแล้ว จำเป็นต้องวิเคราะห์กิจกรรมทั้งหมดที่บุคคลนั้นเข้าร่วม ในการทำเช่นนี้ คุณสามารถใช้ตารางสำหรับการกระจายพื้นที่ของงานที่เกี่ยวข้องกับค่าใช้จ่ายด้านเวลา ซึ่งทำได้จริงและเป็นไปได้ในทางทฤษฎี ประกอบเป็นแผ่นรบกวน

การวิเคราะห์เพิ่มเติมสามารถทำได้จากมุมมองของสองตำแหน่ง: บวกและลบ กล่าวคือ ระบุจุดแข็งและจุดอ่อนสำหรับการใช้อย่างมีเหตุผลและหลีกเลี่ยงอย่างหลัง

ตัวดูดซับเวลา การทำการวิเคราะห์รายละเอียดของการเสียเวลาครั้งใหญ่จะทำให้คุณควบคุมขั้นตอนการทำงานได้ดีขึ้นและหลีกเลี่ยงสิ่งรบกวนสมาธิได้ สาเหตุหลักที่ทำให้เราเสียเวลาได้รับการยอมรับ:

การโทรศัพท์เข้ายึดครองตำแหน่งแรกอย่างมีเกียรติ ขัดขวางจิตวิญญาณในการทำงานและป้องกันไม่ให้พวกเขาจดจ่ออยู่กับธุรกิจ ด้วยการใช้โทรศัพท์มือถืออย่างแพร่หลาย ปัญหาจึงกลายเป็นปัญหาระดับโลก

ผู้เข้าชมที่มาที่สำนักงานจะเสียสมาธิมากกว่าโทรศัพท์ เนื่องจากไม่สามารถละเลยหรือทำงานอื่นๆ ควบคู่กันได้

การแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างหน่วยงานไม่ดี

ปัญหาเกี่ยวกับอุปกรณ์คอมพิวเตอร์และอุปกรณ์สำนักงาน

การเปลี่ยนแปลงลำดับงานที่กำหนดโดยเพื่อนร่วมงาน

ขาดการวางแผนองค์กร Dist

ไม่สามารถฟังคนอื่นได้

โครงสร้างองค์กรไม่ดี

ความสับสนในจดหมาย โดยเฉพาะอย่างยิ่งมีความเกี่ยวข้องโดยเฉพาะกับผู้จัดการที่มีการติดต่อทางจดหมายหมดเวลาหรือไม่ผ่านตัวกรองเลขานุการเลยเพื่อกำหนดความสำคัญของจดหมาย

การแก้ไขข้อผิดพลาดที่อาจหลีกเลี่ยงได้ ความผิดพลาดทำให้เกิดความเร่งรีบ ไม่ใส่ใจ ไม่เต็มใจทำงาน เป็นต้น

ความไม่แน่ใจในเรื่องธุรกิจ

ประชุมจัดและประสานงานไม่ดี วางแผนการประชุม

สิ่งรบกวนสมาธิในที่ทำงาน รายการสิ่งเล็ก ๆ น้อย ๆ ตามลักษณะเฉพาะของแต่ละคน

ระบบราชการที่มากเกินไป

การสนทนาที่ไร้ประโยชน์เกี่ยวกับงานของคุณและงานของผู้อื่น และเพียงแค่พูดพล่อยๆ

1.3 เทคนิคการบริหารเวลาสมัยใหม่

ตั้งเป้าหมาย. การตั้งเป้าหมายเกี่ยวข้องกับการวิเคราะห์และกำหนดเป้าหมายส่วนบุคคล เป้าหมายอธิบายผลลัพธ์สุดท้าย ให้ความกระจ่างเกี่ยวกับทิศทางที่จะไป การตั้งเป้าหมายเป็นกระบวนการชั่วคราวเพราะ เมื่อเปลี่ยนพารามิเตอร์บางอย่างจะทำการปรับเปลี่ยนที่จำเป็น

“ในการประสบความสำเร็จ คุณต้องเลือกเป้าหมายที่ถูกต้อง เหตุการณ์สำคัญจะช่วยให้คุณอยู่ในเส้นทาง ขอแนะนำให้ดำเนินการลงทะเบียนทรัพยากรส่วนบุคคลและวิธีการเพื่อให้บรรลุเป้าหมายล่วงหน้า เพื่อค้นหาจุดแข็งที่ควรได้รับการสนับสนุน และจุดอ่อนใดที่ต้องดำเนินการเพื่อพัฒนาศักยภาพของตนต่อไป "

เป้าหมายควรมีความชัดเจน รัดกุม และเข้าใจได้ การกำหนดเป้าหมายในทางปฏิบัติที่เป็นรูปธรรมเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการวางแผนในอนาคต เมื่อตั้งเป้าหมายระยะยาว คุณไม่ควรทำมากเกินไป

) ไม่เพียงแต่ทำสิ่งที่ถูกต้อง แต่ยังทำในสิ่งที่ถูกต้องด้วย

) ไม่เพียงแต่แก้ไขกรณีต่างๆ เท่านั้น แต่ยังสร้างมุมมองที่สร้างสรรค์ด้วย

) ไม่มากนักที่จะประหยัดเงินเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการใช้งาน

) ไม่เพียงแต่เติมเต็มหนี้แต่ยังบรรลุผล;

) ไม่เพียงแต่ลดต้นทุนแต่ยังเพิ่มผลกำไรอีกด้วย

การวางแผนแบบคลาสสิก วิธีคลาสสิกในการพัฒนาแผนและทางเลือกอื่นสำหรับกิจกรรม หมายถึงการเตรียมพร้อมสำหรับการบรรลุเป้าหมายและเวลาในการสั่งซื้อ ประสบการณ์ที่นำไปใช้ได้จริงแสดงให้เห็นว่านาทีที่ใช้ในการวางแผนลดชั่วโมงในการดำเนินการทันที ส่งผลให้ประหยัดเวลาโดยรวมได้ในที่สุด

เพื่อให้ปฏิบัติหน้าที่ได้อย่างถูกต้องและบรรลุเป้าหมาย ผู้จัดการต้องเข้าใจงบประมาณเวลาของตนอย่างชัดเจน มีกฎการวางแผนพื้นฐานหลายประการ:

เมื่อร่างแผนงานสำหรับวันนั้น จะดีกว่าที่จะปล่อยให้เวลาทำงาน 40% ว่าง เหล่านั้น. 60% - เวลาที่กำหนด 20% - เวลาที่ไม่คาดคิด 20% - เวลาที่เกิดขึ้นเอง

บันทึกเวลาที่ใช้ไป ระบุว่าเสียไปอย่างไรและอย่างไร เพื่อให้มีความคิดว่าใช้ไปอย่างไร

ในการนำงานทั้งหมดมารวมกัน คุณต้องมีความคิดเกี่ยวกับงานที่จะเกิดขึ้น แบ่งงานตามระดับความเร่งด่วน

สร้างแผนที่สมจริงด้วยปริมาณงานที่คุณสามารถจัดการได้เท่านั้น

เรียนรู้วิธีกำหนดความเร็วของงานและปริมาณข้อมูลที่จำเป็นในการทำให้เสร็จ

หากมีการแทรกแซงงานเป็นประจำในรูปแบบของกรณีเร่งด่วนที่เกิดขึ้นเองตามธรรมชาติ ให้วางแผนเวลาและเวลาในการแก้ไขกรณีดังกล่าว

ความพยายามที่จะทำงานจำนวนมากและการกระจายของกองกำลังในกรณีที่ไม่มีนัยสำคัญของแต่ละบุคคลนำไปสู่ความจริงที่ว่าในตอนท้ายของวันปัญหาหลักยังคงไม่ได้รับการแก้ไข การจัดลำดับความสำคัญหมายถึงการแบ่งสายงานทั้งหมดตามลำดับความสำคัญ ให้งานหลัก งานรอง ฯลฯ ค่า

สัดส่วน "ทอง" ของการวางแผนเวลา การวางแผนเวลาขึ้นอยู่กับหลักการบางประการ หนึ่งในที่มีชื่อเสียงที่สุดถูกกำหนดโดยนักเศรษฐศาสตร์ชาวอิตาลี Vilfredo Pareto ได้รับการออกแบบมาเพื่อการใช้เวลาอย่างมีเหตุมีผลและกล่าวว่า "หากพิจารณาหน้าที่การทำงานทั้งหมดในแง่ของเกณฑ์ประสิทธิภาพ ปรากฎว่า 80 เปอร์เซ็นต์ของผลลัพธ์สุดท้ายทำได้เพียง 20 เปอร์เซ็นต์ของเวลาที่ใช้ไป ในขณะที่ ส่วนที่เหลืออีก 20 เปอร์เซ็นต์ของทั้งหมดดูดซับ 80 เปอร์เซ็นต์ของเวลาทำงาน" ... เมื่อนำไปใช้กับงานประจำวัน หมายความว่าคุณไม่ควรจัดการกับงานที่ง่ายที่สุดและน่าสนใจที่สุดหรือใช้เวลาน้อยที่สุดก่อน เมื่อวางแผนจำเป็นต้องแก้ปัญหาที่สำคัญก่อนอื่นและจากนั้น - ปัญหารองจำนวนมาก

การประยุกต์ใช้หลักการ Pareto อย่างสม่ำเสมอช่วยในการใช้เทคนิคการวิเคราะห์ความซับซ้อนของปัญหา ABC ขึ้นอยู่กับการแบ่งขอบเขตงานทั้งหมดออกเป็นสามกลุ่ม

A. งานที่สำคัญที่สุด - คิดเป็นประมาณ 15 เปอร์เซ็นต์ของจำนวนงานและกรณีทั้งหมดทั้งหมด ความสำคัญที่แท้จริงของงานเหล่านี้ (การบรรลุเป้าหมาย) อยู่ที่ประมาณ 65 เปอร์เซ็นต์

B. งานสำคัญคิดเป็นค่าเฉลี่ย 20 เปอร์เซ็นต์ของจำนวนคดีทั้งหมด และความสำคัญของงานประเภทนี้ก็ 20 เปอร์เซ็นต์ตามลำดับเช่นกัน

B. งานที่มีความสำคัญและไม่สำคัญน้อยกว่า ตรงกันข้าม คิดเป็น 65 เปอร์เซ็นต์ของจำนวนงานทั้งหมด แต่มีส่วนแบ่งเพียงเล็กน้อย (ประมาณ 15 เปอร์เซ็นต์ของ "ต้นทุน") ทั้งหมด

เทคโนโลยีการวิเคราะห์งานตามหลักการ ABC สามารถดำเนินการได้ดังนี้

ทำรายการงานที่กำลังจะเกิดขึ้นในช่วงเวลาที่เกี่ยวข้อง (วัน เดือน ไตรมาส ปี)

จัดระบบงานตามระดับความสำคัญ กำหนดลำดับความสำคัญของคดีตาม "ต้นทุน" ของกิจกรรม

งานจำนวน.

ก) 15 เปอร์เซ็นต์แรกของงานทั้งหมดในหมวด A ไม่ต้องจ้างช่วง

b) อีก 20 เปอร์เซ็นต์ถัดไป - งานประเภท B;

c) ส่วนที่เหลืออีก 65 เปอร์เซ็นต์เป็นงานประเภท B

ตรวจสอบแผนเวลาอีกครั้งสำหรับความสอดคล้องของงบประมาณเวลาที่จัดสรรกับมูลค่าของงาน: 65 เปอร์เซ็นต์ของเวลาที่วางแผนไว้ - งาน A; 20 เปอร์เซ็นต์ของเวลาที่กำหนด - งาน B; 15 เปอร์เซ็นต์ของเวลาที่กำหนดคืองาน B

ทำการปรับเปลี่ยนที่เหมาะสมโดยเน้นที่แผนงาน ก.

ประเมินงาน B และ C ในแง่ของความเป็นไปได้ของการมอบหมายงาน

การมอบอำนาจ. “ความหมายทั่วไปของการมอบหมายคือการมอบหมายงานให้กับผู้ใต้บังคับบัญชาหรือเพื่อนร่วมงานของคุณ ผู้จัดการหลายคนที่คิดว่าตนเองมีประสบการณ์และมีประสิทธิภาพ ชอบทำในสิ่งที่สามารถมอบหมายให้พนักงานคนอื่นได้ด้วยตนเอง โดยอ้างถึงความไม่มีประสบการณ์ ความไม่รู้ และความไร้ความสามารถของผู้ใต้บังคับบัญชา ปรากฏการณ์นี้บ่งชี้ว่า ค่อนข้างขาดประสบการณ์ในการมอบอำนาจและความสามารถในการฝึกอบรมบุคลากรให้ปฏิบัติหน้าที่ที่จำเป็น มากกว่าที่จะเป็นผู้จัดการที่มีคุณธรรมสูง

ข้อได้เปรียบหลักของการมอบหมายคือ:

ผู้นำมีเวลาว่างสำหรับงานที่สำคัญกว่า

การใช้และพัฒนาความรู้และทักษะทางวิชาชีพของพนักงาน

การกระตุ้นการเปิดเผยความสามารถ ความเป็นอิสระ และความสามารถของผู้ใต้บังคับบัญชา

ผลกระทบเชิงบวกต่อแรงจูงใจของพนักงาน

เพื่อการมอบหมายที่ถูกต้อง คุณต้องปฏิบัติตามกฎต่อไปนี้:

ค้นหาพนักงานที่เหมาะสม

กระจายพื้นที่ความรับผิดชอบ;

ประสานงานการปฏิบัติงานที่ได้รับมอบหมาย

เพื่อกระตุ้นและแนะนำผู้ใต้บังคับบัญชา

ตรวจสอบเวิร์กโฟลว์และผลลัพธ์

ให้การประเมินกับพนักงานของคุณ

ป้องกันความพยายามในการย้อนกลับหรือการมอบหมายครั้งต่อๆ ไป

จำเป็นต้องมอบหมายงานประจำ กิจกรรมพิเศษ ประเด็นส่วนตัว และงานเตรียมการ การถ่ายโอนงานหรือกิจกรรมสามารถทำได้เป็นเวลานานหรือจำกัดการมอบหมายเพียงครั้งเดียว ผู้จัดการจะไม่ถ่ายโอนหน้าที่การจัดการ งานที่มีความเสี่ยงและความรับผิดชอบในระดับสูงสำหรับการจัดการ

ติดตามผลและปรับเป้าหมาย ผลการตรวจสอบทำหน้าที่ปรับกระบวนการทำงานให้เหมาะสม ครอบคลุมสามงาน:

ความเข้าใจสภาพร่างกาย การวางแผนทำให้เกิดผลหรือไม่ เอื้อต่อความสบายหรือไม่

เปรียบเทียบการวางแผนกับค่าสูงสุดที่เป็นไปได้ จำเป็นต้องวิเคราะห์กิจกรรมเป็นประจำกำหนดช่วงเวลาของการสูญเสียเวลาเขียนแผ่นรบกวน

การแก้ไขค่าเบี่ยงเบนที่ตั้งไว้ จำเป็นต้องตรวจสอบแผนใหม่และเปลี่ยนแปลงแผนหากปรากฏว่าไม่สามารถทำได้หรือไม่อนุญาตให้บรรลุเป้าหมายตามกำหนดเวลา

แยกแยะระหว่างการควบคุมผลงานและการควบคุมงานเฉพาะ อย่างใดอย่างหนึ่งหรืออย่างอื่นไม่สามารถละเลยได้

ดังนั้นการบริหารเวลาจึงเป็นการบัญชีและการวางแผนเวลาปฏิบัติงาน งานของการบริหารเวลาคือการปรับปรุงการใช้เวลา (ทั้งเวลางานและเวลาส่วนตัว) ของวันและสัปดาห์เพื่อให้ทันกับสิ่งที่สำคัญที่สุดทั้งหมด หลักการสำคัญของการจัดการเวลา: การทำงานอิสระที่อุตสาหะ, ความเป็นตัวของตัวเองของการแก้ปัญหา, ความจำเป็นในการติดตามประสิทธิภาพของคุณเอง, การคิดที่มุ่งเป้าไปที่ประสิทธิภาพ, ความสามารถในการบรรลุผลและความไม่สิ้นสุดของประสิทธิภาพสำรอง อาการที่น่าตกใจของปัญหาชั่วคราวที่ใกล้จะเกิดขึ้นสามารถระบุได้ด้วยสัญญาณบางอย่างและสามารถระบุสาเหตุของ "การเสียเวลา" ได้

2. การวิเคราะห์แนวทางการบริหารเวลาในประเทศและต่างประเทศ

.1 การดำเนินการบริหารเวลาในบริษัท

ความจริงที่ว่าเวลาต้องได้รับการจัดการอย่างมีเหตุผลเป็นข้อเท็จจริงที่ชัดเจนในปัจจุบัน ทุกคนตั้งแต่ผู้จัดการระดับต่ำไปจนถึงผู้บริหารและเจ้าของธุรกิจต่างประสบปัญหาการไม่มีเวลาหรือไม่มีเวลาเลย

จนกระทั่งเมื่อเร็วๆ นี้ การบริหารเวลาถือเป็นส่วนสำคัญที่เกี่ยวข้องกับปัจเจกบุคคล นั่นคือผู้เชี่ยวชาญแต่ละคนสามารถใช้วิธีการจัดการเวลาที่เกี่ยวข้องกับเวลาของเขาได้ตามต้องการ

แนวโน้มล่าสุดคือการแนะนำระบบการบริหารเวลาในองค์กร (การบริหารเวลาขององค์กร) การบริหารเวลาเป็นทิศทางใหม่ในการจัดการองค์กร ในองค์กรรัสเซียส่วนใหญ่ ฝ่ายบริหารจะไม่คิดถึงการกระทำใดในระหว่างวันทำงานที่ผู้ใต้บังคับบัญชาใช้เวลากับพวกเขา วิธีที่พวกเขาจัดระเบียบงานภายใต้กรอบความรับผิดชอบในงานของตน

เป็นเรื่องปกติที่หัวหน้าองค์กรหรือพนักงานคนสำคัญของเขาไม่สามารถรับมือกับงานแนะนำการบริหารเวลาด้วยตนเองได้ ตามกฎแล้วพวกเขาใช้ความช่วยเหลือจากผู้เชี่ยวชาญในด้านการจัดการเวลา และเป็นเรื่องปกติที่อุปสงค์จะสร้างอุปทาน

ดังนั้นระยะเวลาของหลักสูตรและการฝึกอบรมเกี่ยวกับการบริหารเวลาจึงอยู่ระหว่าง 2 ถึง 10 วันและค่าใช้จ่ายอยู่ที่ 5 พันรูเบิล มากถึง 25,000 รูเบิล โปรแกรมที่นำเสนอก็แตกต่างกันเช่นกัน ได้แก่ "หลักสูตรการบริหารเวลาสำหรับบุคคลที่หนึ่ง" ซึ่งดำเนินการในรูปแบบของการสัมมนาและหลักสูตรสำหรับพนักงานทั่วไป มีเทคโนโลยีสำหรับการแนะนำการบริหารเวลาในองค์กร

หลักสูตรทั้งหมดเหล่านี้มีสิ่งหนึ่งที่เหมือนกัน - ทั้งหมดนั้นใช้เทคโนโลยีของตะวันตกและไม่สัมพันธ์กับความเป็นจริงของรัสเซียเสมอไป นอกจากนี้ การสัมมนาและการฝึกอบรมเกี่ยวกับการบริหารเวลาส่วนใหญ่มีลักษณะเฉพาะบุคคล กล่าวคือ เกี่ยวกับการบริหารเวลาส่วนบุคคลมากกว่าการบริหารเวลาขององค์กร

สำหรับการจัดการเวลาเปรียบเทียบ ในความเห็นของเรา ควรจะแยกแยะสามทิศทาง:

ตัวอย่างเช่น การใช้ระบบ MS Outlook ช่วยให้คุณประหยัดเวลาในการถ่ายโอนข้อมูลที่จำเป็นได้อย่างมาก สิ่งนี้เกิดขึ้นเนื่องจากความสามารถในการกำหนดสาระสำคัญของปัญหาให้กระชับและชัดเจนยิ่งขึ้น ข้อมูลที่เขียนจะถูกรับรู้ได้เร็วและแม่นยำกว่าที่สื่อสารด้วยวาจา

นอกจากนี้ ในกระบวนการสื่อสารกับการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ จะช่วยประหยัดเวลาในการถ่ายโอนข้อมูลได้อย่างมาก เนื่องจากไม่จำเป็นต้องย้ายจากสำนักงานไปที่สำนักงานหรือจากองค์กรหนึ่งไปอีกองค์กรหนึ่ง

นอกจากนี้ยังมีเวลาอีกมากในการประหยัดเวลาในการสื่อสารส่วนบุคคลในกระบวนการถ่ายโอนข้อมูลผ่านอินเทอร์เน็ต ด้วยเทมเพลตและสัญลักษณ์ที่มีอยู่ซึ่งแทนที่วลีที่เป็นองค์ประกอบของการสื่อสารที่สุภาพ

โดยทั่วไป การบริหารเวลาขององค์กรในองค์กรคือระบบของกฎเกณฑ์และบรรทัดฐานสำหรับการปฏิสัมพันธ์ของพนักงานในองค์กร กฎและกลไกสำหรับการแลกเปลี่ยนข้อมูล ในหลาย ๆ ด้าน การบริหารเวลาดังกล่าวซ้ำซ้อนกับกระบวนการสื่อสารในองค์กร และด้วยเหตุนี้ จึงเป็นการยากที่จะระบุว่าเป็นทิศทางใหม่โดยสิ้นเชิงในด้านการจัดการองค์กร

การใช้เทคนิคในการปรับปรุงการสื่อสารและการเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการสื่อสารที่องค์กรภายในกรอบของการบริหารเวลาจะช่วยให้บรรลุผลต่อองค์กรและเศรษฐกิจมากขึ้น

หนึ่งในปัญหาหลักของการจัดการเวลาในด้านนี้คือจำนวนพนักงานที่ค่อนข้างน้อยซึ่งสามารถรวมกันเป็นกลุ่มคนที่ทำหน้าที่เหมือนกันได้และมีกลุ่มดังกล่าวค่อนข้างมากในองค์กรเดียว ดังนั้น ในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ทันเวลาสำหรับผู้เชี่ยวชาญแต่ละกลุ่ม จำเป็นต้องพัฒนาคำแนะนำและเทคนิคการบริหารเวลาที่มีเฉพาะสำหรับผู้เชี่ยวชาญกลุ่มนี้เท่านั้น ตามกฎแล้วผู้เชี่ยวชาญด้านการบริหารเวลาไม่ทำอย่างนั้นโดยเลือกที่จะใช้การสัมมนาและการฝึกอบรมแบบกลุ่มตามเทคนิคของการบริหารเวลาส่วนบุคคลหรือบริการสร้างระบบการจัดการเวลาสำหรับแต่ละแผนกขององค์กรที่แยกจากกันค่อนข้างแพง

ควรสังเกตว่าตามกฎแล้ว ไม่ใช่ทุกหน่วยงานในองค์กรที่จำเป็นต้องใช้ระบบการบริหารเวลา ปัญหาการบริหารเวลาเกิดขึ้นโดยมีทางเลือกอื่นให้ใช้แทนได้ ในหน่วยงานขององค์กรที่พนักงานทำงานเกี่ยวกับเครื่องจักรที่ซ้ำซากจำเจ ค่อนข้างจำเป็นต้องศึกษาความสามารถทางสรีรวิทยาและจิตวิทยาของบุคคลในการดำเนินการตามอัลกอริทึมของการกระทำภายใต้เงื่อนไขที่มีอยู่ของความรุนแรงและความรุนแรงของแรงงาน

มักไม่ยุติธรรมที่จะบอกว่ากระบวนการจัดการในองค์กรไม่ได้ดำเนินการ และพนักงานไม่สนใจในการปฏิบัติงานอย่างเป็นทางการที่มีคุณภาพเร็วที่สุด เนื่องจากพนักงานแต่ละคนมีหน้าที่รับผิดชอบงานของตนเอง บันทึกไว้ในรายละเอียดงานและสัญญาจ้างงาน ตามกฎแล้วสัญญาจ้างยังกำหนดจำนวนชั่วโมงที่เขาต้องทำงานต่อวันและจำนวนวันที่เขาต้องทำงานต่อสัปดาห์ นั่นคือมีงานจำนวนหนึ่ง (ภาระผูกพันที่ระบุไว้ในสัญญาจ้าง) และเวลาที่จะทำให้เสร็จ (ตารางงานและกำหนดการที่ระบุไว้ในสัญญาจ้าง)

ตามกฎแล้วเมื่อพัฒนาโปรแกรมการสัมมนาและการฝึกอบรมเกี่ยวกับการบริหารเวลา ความสนใจไม่เพียงพอจะจ่ายให้กับลักษณะทางสรีรวิทยาของบุคคลและเงื่อนไขของความรุนแรงและความรุนแรงของแรงงาน

สำหรับการบริหารเวลาของผู้เชี่ยวชาญชั้นนำเป็นรายบุคคล อันที่จริงแล้ว มันคือการบริหารเวลาส่วนบุคคลของผู้จัดการและบุคคล ทิศทางนี้ในปัจจุบันมีการพัฒนาและมีประสิทธิภาพมากที่สุดจากมุมมองของการใช้งานจริง

โดยทั่วไป การบริหารเวลาขององค์กรเป็นแนวทางที่ค่อนข้างดีในการจัดการองค์กร แม้ว่าจะมีปัญหามากมายในการประยุกต์ใช้ในทางปฏิบัติในขณะนี้ การพิจารณาความจำเป็นในการดำเนินการจัดการเวลาขององค์กรและขอบเขตของการใช้งานในองค์กรใดองค์กรหนึ่งควร:

แนะนำให้หน่วยงานใด (หรือหน่วยงานราชการ) แนะนำการบริหารเวลา

ผลกระทบทางเศรษฐกิจและองค์กรจะเกิดขึ้นได้จากการแนะนำการบริหารเวลาขององค์กรที่องค์กร นั่นคือเรากำลังพูดถึงอัตราส่วนของต้นทุนและผลลัพธ์ที่ได้รับ

โอกาสที่ผลกระทบของการนำระบบการจัดการเวลาขององค์กรไปใช้ในองค์กรจะนานพอที่จะทำให้ผลกระทบทางเศรษฐกิจและองค์กรปรากฏออกมาเป็นอย่างไร

ระบบการจัดการเวลาขององค์กรควรได้รับการพัฒนาเป็นรายบุคคลสำหรับแต่ละองค์กร และควรรวมทั้งสามด้านของการจัดการเวลาขององค์กร: การจัดการเวลาขององค์กร การจัดการเวลาขององค์กรในแต่ละแผนก และการบริหารเวลาส่วนบุคคลของผู้เชี่ยวชาญชั้นนำ นอกจากนี้ ในบางกรณี การบริหารเวลาขององค์กรในแต่ละแผนกควรขึ้นอยู่กับลักษณะทางสรีรวิทยาของบุคคลและเงื่อนไขของความรุนแรงและความรุนแรงของแรงงาน มากกว่ากระบวนการแบ่งเวลาตามความสามารถ

2.2 การบริหารเวลาในรัสเซีย

ทุกวันนี้แทบจะเป็นไปไม่ได้เลยที่จะหาบริษัทรัสเซียที่ฝ่ายบริหารไม่สนใจเรื่องการเพิ่มความสามารถในการแข่งขัน ในการแก้ปัญหานี้ จำเป็นต้องทำงานจำนวนมากเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจทั้งหมด ตั้งแต่การวิจัยและพัฒนาไปจนถึงการขนส่ง อย่างไรก็ตาม นี่เป็นงานที่ยาวและยาก ดังนั้นบริษัทหลายแห่งในรัสเซียจึงชอบที่จะปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานโดยใช้เลือดเพียงเล็กน้อย เช่น เนื่องจากการบริหารเวลา อย่างไรก็ตาม การบริหารเวลาแบบ "คลาสสิก" กำลังดิ้นรนเพื่อรับมือกับงานที่ธุรกิจสมัยใหม่กำหนดไว้ “มันหยุดเป็นยาครอบจักรวาลสำหรับปัญหาการจัดการทั้งหมด ในช่วงห้าปีที่ผ่านมา ไม่มีอะไรใหม่โดยพื้นฐานในพื้นที่นี้ และความสนใจในการบริหารเวลาก็ลดลงอย่างเห็นได้ชัด” Pavel Bezruchko กรรมการบริหารของ ECOPSY Consulting กล่าว - เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพ บริษัทสมัยใหม่ส่วนใหญ่มีส่วนร่วมในการเพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการทางธุรกิจ เมื่อเทียบกับเบื้องหลังของมาตรการเหล่านี้ การบริหารเวลายังคงมีประโยชน์ แต่เป็นทักษะเพิ่มเติม: ขอบเขตของการหาเวลานั้นน้อยเกินไป "

แนวทางปฏิบัติทั่วไปในบริษัทรัสเซียคือสถานการณ์ที่ผู้จัดการในลักษณะ "บังคับโดยสมัครใจ" แจกจ่ายหนังสือเกี่ยวกับการบริหารเวลาที่เขาชอบหรือแนะนำผู้จัดงาน "ขั้นสูง" ให้กับผู้ใต้บังคับบัญชา กรรมการบริหารของ Bank24.ru บริษัท Ekaterinburg บริษัท Ekaterinburg Boris Dyakonov เริ่มสนใจแนวคิดเรื่องการบริหารเวลาเมื่อประมาณสามปีที่แล้วเมื่อเขากลายเป็นเจ้าของร่วมของธนาคารขนาดเล็ก “ฉันได้ใช้สิ่งที่ฉันอ่านมามากมาย” เขากล่าว - จัดบรรยายในธนาคารในหัวข้อการบริหารเวลา แนะนำมาตรฐานการจัดประชุม และยกระดับวัฒนธรรมการสื่อสาร ในตอนแรก นวัตกรรมถูกต่อต้าน เนื่องจากการบรรยายใช้เวลาช่วงสุดสัปดาห์ พนักงานธนาคารเห็นแนวคิดที่จะสอนวิธีประหยัดเวลาเป็นอีกหนึ่งความตั้งใจของผู้บริหาร " แต่ต่อมา ต้องขอบคุณความคงอยู่ของเจ้าหน้าที่ระดับสูงของบริษัท ซึ่งทำให้ชัดเจนว่าพวกเขาเห็นคุณค่าของคนที่รู้วิธีประหยัดเวลา Bank24.ru กลายเป็นหนึ่งในองค์กรสินเชื่อรัสเซียแห่งแรกที่ใช้มาตรฐานการจัดการคุณภาพ ISO 9001: 2000

ความแข็งแกร่งและความสม่ำเสมอในการแก้ไขงานที่ได้รับมอบหมายเป็นองค์ประกอบที่จำเป็นของการดำเนินการตามโปรแกรมแรงจูงใจของบุคลากร โดยปกติ การฟื้นฟูครั้งแรกหลังจากการแจกจ่าย "หนังสือดี" จะจางหายไปหลังจากผ่านไปประมาณหนึ่งเดือน มิคาอิล โมโลคานอฟ ประธาน Business Coaches Club ยืนยันว่า "การนำแนวคิดใดๆ ไปใช้ในทีมต้องมีการควบคุมที่จำเป็น - และการควบคุมโดยค่าเริ่มต้นหมายถึงค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม นี่คือสาเหตุหลักของการขาดแนวทางการบริหารเวลาอย่างเป็นระบบในบริษัทในประเทศ”

Alexander Mondrus ผู้อำนวยการทั่วไปของกลุ่มบริษัท MC-Bauchemie-Russia ได้แก้ไขงานเฉพาะด้วยความช่วยเหลือของการจัดการเวลา - เขาลบองค์ประกอบจำนวนหนึ่งซึ่งเป็น "ผู้กิน" หลักของเวลาออกจากเวิร์กโฟลว์ ตัวอย่างง่ายๆ: การสนทนาทางโทรศัพท์ทั้งหมดภายในองค์กรของเขาตอนนี้เริ่มต้นด้วยคำถาม "สะดวกสำหรับคุณที่จะพูดหรือไม่" ซึ่งช่วยให้คู่สนทนาทั้งสองสามารถบันทึกนาทีอันมีค่าได้ “หลายปีผ่านไปตั้งแต่นั้นมา พนักงานส่วนใหญ่ที่เข้ารับการฝึกอบรมในขณะนั้นยังคงอยู่ในบริษัท - Alexander Mondrus กล่าว "เราจัดหาวัสดุในหัวข้อนี้ให้กับผู้มาใหม่และปลูกฝังทักษะพื้นฐานของการทำงานกับเวลา"

Gleb Arkhangelsky ผู้อำนวยการทั่วไปของ Organization of Time กล่าวว่า "ผู้ที่เคยนำทักษะการบริหารเวลามาใช้แล้วจำเป็นต้องรีเฟรชเป็นครั้งคราว<#"justify">Mikhail Molokanov กล่าวว่า "แนวคิดหลักของการบริหารเวลาคือก่อนอื่นคุณต้องเข้าใจถึงสิ่งที่คุณต้องการและเหตุผลที่คุณต้องการ จากนั้นจึงคิดหาวิธีที่จะทำให้สำเร็จ" Mikhail Molokanov กล่าว - เมื่อเร็ว ๆ นี้ นวัตกรรมที่โดดเด่นที่สุดในด้านการบริหารเวลาปรากฏอย่างชัดเจนในเรื่องของการกำหนดเป้าหมาย ตามข้อสังเกตของฉัน บริษัทรัสเซียมักจะกำหนดเส้นตายและผู้รับผิดชอบด้วยความพร้อมอย่างมาก แต่ในขณะเดียวกัน บริษัทก็ไม่ได้ใช้เวลามากพอที่จะสื่อสารกับพนักงานว่าควรทำอย่างไรและทำไม " เป็นผลให้งานเสร็จตรงเวลา แต่ไม่มีใครต้องการ

“ก่อนหน้านี้ เมื่อฉันได้รับงานใหม่ ฉันจดมันไว้ในสมุดบันทึกอย่างเงียบๆ เพราะฉันคิดว่าจะถามคำถามที่ไม่จำเป็น หรือในภาษามืออาชีพ เพื่อชี้แจงเป้าหมาย อาชีพที่ไม่ให้เกียรติฉัน” หนึ่งในนั้นยอมรับ ผู้จัดการของ Wimm-Bill-Dann ซึ่งได้รับการฝึกอบรมจากบริษัทมหาวิทยาลัย “นอกจากนี้ ฉันยังแสดงความไม่พอใจกับความจริงที่ว่า งานจำนวนมากเกินไปที่ระบุว่า "เร่งด่วน" กำลังถูกดำเนินการกับฉัน ทุกวันนี้ ผู้จัดการคนนี้ไม่เพียงแต่แสวงหาการกำหนดงานที่ชัดเจนจากหัวหน้าเท่านั้น แต่ยังระบุด้วยว่างานใดที่สำคัญที่สุดในแต่ละช่วงเวลา ดังนั้นจึงเป็นการสร้างระบบการจัดลำดับความสำคัญสำหรับตัวเขาเอง เนื่องจากหัวหน้าของผู้จัดการรายนี้ยังได้รับการฝึกอบรมที่เหมาะสม เขามีความเข้าใจและอดทนกับข้อกำหนดใหม่ของผู้ใต้บังคับบัญชา

"การก่อตัวของเขตข้อมูลที่เป็นหนึ่งเดียวและเครื่องมือการจัดการคือความสำเร็จหลักของโปรแกรมการฝึกอบรมของเรา" Natalya Becker ผู้จัดการโครงการการจัดการความรู้ภายในของแผนกทรัพยากรบุคคลของ Wimm-Bill-Dann กล่าว “ความคาดหวังของนักเรียนส่วนใหญ่เกี่ยวข้องกับการได้มาซึ่งความรู้และทักษะใหม่ๆ ที่จำเป็นสำหรับพวกเขาในการแก้ปัญหาทางวิชาชีพอย่างมีประสิทธิผล เช่นเดียวกับการจัดระบบความรู้พื้นฐานและแนวคิดที่ได้รับจากโรงเรียนและสถาบัน” ด้วยวิธีการที่จริงจังและรอบคอบในการบริหารเวลา มันทำให้คุณนึกถึงคำถามที่ดูเหมือนง่าย ๆ ซึ่งบางครั้งคำตอบก็น่าทึ่ง ตัวอย่างเช่น การใช้การคำนวณทางคณิตศาสตร์อย่างง่าย คุณสามารถคำนวณจำนวนชั่วโมงที่บุคคลนั้นมีชีวิตอยู่แล้วและยังคงมีชีวิตอยู่ได้ ตัวอย่างเช่น จนกว่าจะเกษียณอายุ หรือพยายามกำหนดตัวเองให้ชัดเจนยิ่งขึ้นว่าสิ่งใดอยู่ในกิจวัตรประจำวันของคุณและสิ่งที่สำคัญจริงๆ

การบริหารเวลาเป็นทักษะที่หลากหลายมาก ซึ่งโดยทั่วไปแล้วไม่มีขอบเขตทางวัฒนธรรม ปัจจุบันทั้งโปรแกรมการฝึกอบรมของตะวันตกและรัสเซียใช้เทคโนโลยีดั้งเดิมของตะวันตกเป็นหลัก: การกำหนดเป้าหมายสำหรับ SMART จัดลำดับความสำคัญโดยใช้วิธีของไอเซนฮาวร์ หลักการ Paretto ฯลฯ (แม้ว่านักวิจัยชาวรัสเซียก็สามารถมีส่วนร่วมในทฤษฎี TM ได้เช่นกัน

รูปแบบการสอนทักษะการบริหารเวลาแบบดั้งเดิมคือการฝึกอบรมสองวัน ผู้ฟังรายการดังกล่าวมักจะเป็นผู้จัดการระดับกลางและระดับล่าง (แบ็คออฟฟิศ ฝ่ายขาย ฝ่ายผลิต ฯลฯ) ในระหว่างการฝึกอบรม ผู้เข้าร่วมจะใช้เครื่องมือพื้นฐานในการจัดลำดับความสำคัญและการวางแผน พยายามนำไปใช้ในสถานการณ์ต่างๆ ฝึกฝนทักษะในเกมและแบบฝึกหัด อย่างไรก็ตาม แม้ว่า TM เองจะไม่มีลักษณะเฉพาะของชาติ แต่ชาวรัสเซียที่กำลังศึกษาอยู่ก็มีหลักสูตรที่เกี่ยวข้องหลายหลักสูตร “หนึ่งในหัวข้อที่ใกล้เคียงกับการบริหารเวลาคือการจัดการความเครียด” Pavel Bezruchko กล่าว “มันสำคัญและมีประโยชน์อย่างยิ่ง เนื่องจากโดยรวมแล้วสภาพแวดล้อมทางธุรกิจของรัสเซียนั้นผันผวนและตึงเครียดมากกว่าสภาพแวดล้อมของตะวันตก”

ในขณะที่การฝึกอบรมเกี่ยวกับการปรับปรุงวัฒนธรรมการจัดการโดยรวมได้กลายเป็นเรื่องธรรมดาในบริษัทรัสเซียแล้ว ผู้จัดการก็ยังละเลยประเด็นเรื่องการจัดการตนเองของพนักงาน หลายคน - และอาจสมเหตุสมผล - เชื่อว่าองค์กรส่วนบุคคลของผู้จัดการเป็นปัญหาของเขาเอง TM ถือว่าพนักงานแต่ละคนควรใช้เวลาไม่เพียงแต่ในการทำงาน แต่ยังรวมถึงเป้าหมายส่วนตัวด้วย เช่น การพัฒนาตนเอง การพักผ่อน สุขภาพ ครอบครัว บุคคลนี้จะพึงพอใจและมีประสิทธิภาพเท่านั้น แทบจะเป็นไปไม่ได้เลยที่บริษัทจะแก้ไขปัญหาของคำสั่งนี้ - นี่เป็นสิทธิพิเศษทั้งหมดของพนักงานเอง “เป็นไปไม่ได้ที่จะจัดการเฉพาะเวลาทำงาน หากบริษัทใช้หลักการ TM กับพนักงาน บริษัทจะต้องฉวยเวลาส่วนตัว แต่แล้วความสัมพันธ์กับเกณฑ์ทหารนักโทษนิกายนิกายก็มาถึง ... ” มิคาอิลโมโลคานอฟกล่าว

นอกจากนี้ ในทางปฏิบัติ มักจะพบว่าเวลาทำงานของผู้เชี่ยวชาญบางคนไม่สามารถวางแผนได้ ในขณะที่สำหรับคนอื่นๆ การประหยัดที่เกิดจาก TM นั้นน้อยมาก ตัวอย่างเช่น Mainstream ซึ่งเป็นบริษัทในเครือของ ECOPSY Consulting ได้ทำการสำรวจพนักงานของลูกค้าจำนวนหนึ่ง ผลการสำรวจแบบสายฟ้าแลบนี้แสดงให้เห็นว่าพนักงานของบริษัทที่ศึกษาสามารถวางแผนได้จริงไม่เกินครึ่งของเวลา และมักจะไม่เกิน 30% ในเงื่อนไขของการจัดลำดับความสำคัญที่เปลี่ยนแปลงแบบไดนามิก การขาดข้อมูลอย่างถาวรและการขาดสิ่งที่เรียกว่า มุมมองเฮลิคอปเตอร์ (แท้จริงแล้ว "มุมมองจากเฮลิคอปเตอร์" - การดูสถานการณ์จากที่สูง ทำความเข้าใจกลไกการขับเคลื่อนและการเชื่อมต่อภายในที่ไม่สามารถมองเห็นได้ในชีวิตประจำวัน) เครื่องมือการวางแผนแบบดั้งเดิมไม่ทำงาน ด้วยเหตุนี้ผู้เชี่ยวชาญด้านการบริหารเวลาที่มีประสบการณ์จึงแนะนำให้จองเวลาทำงานสูงสุด 40% เพื่อแก้ไขงานที่ไม่คาดคิด และจัดการโดยตรงเพียง 60% ที่เหลือเท่านั้น อย่างไรก็ตาม ไม่ใช่ว่าพนักงานทุกคนจะวางแผนได้ถึง 60% ดังนั้น ถ้าเราพูดถึงการทำงานในโหมด Helpdesk นั่นคือ เกี่ยวกับการแก้ปัญหาเสริม เช่น งานเลขานุการ อย่างน้อยก็จัดการในกรณีนี้ได้ไม่เกิน 30 - 40% ของเวลาทั้งหมด อัตราส่วนนี้เป็นเรื่องปกติสำหรับความเชี่ยวชาญพิเศษหลายอย่าง เช่นเดียวกับธุรกิจที่มุ่งเน้นลูกค้าเป็นหลัก - ตัวอย่างเช่น นายหน้าซื้อขายหลักทรัพย์ และจริงๆ แล้ว คุณจะสั่งให้ผู้เชี่ยวชาญด้านการประชาสัมพันธ์ทำอย่างไรกับคำแนะนำที่สำคัญสำหรับการวางแผนเวลา เช่น การอ่านจดหมายในบางช่วงเวลาเท่านั้น เป็นเรื่องยากที่จะจินตนาการถึงผู้จัดการฝ่ายประชาสัมพันธ์ที่จะยึดมั่นในเรื่องนี้ เพราะด้วยวิธีนี้ เขาจะถูกกีดกันจากข้อมูลที่ช่วยให้เขามีประสิทธิภาพ หากไม่ตอบสนองต่อคำร้องขอความคิดเห็นเร่งด่วน เขาจึงเสี่ยงที่จะจ่ายราคาภาพลักษณ์ของบริษัท และการตอบสนองคือการเลื่อนกำหนดการของคุณและเบี่ยงเบนไปจากแผน “สิ่งสำคัญคือต้องไม่ลืมว่าคนๆ หนึ่งไม่ใช่คอมพิวเตอร์ แต่เป็นสิ่งมีชีวิตที่มีจังหวะทางชีวภาพของตัวเอง” Valeria Silina ผู้อำนวยการฝ่ายประชาสัมพันธ์และการตลาดของ Rosinter Restaurants กล่าวเสริม - บางคนมีประสิทธิภาพในตอนเช้าในขณะที่บางคนสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุดในตอนเย็นเท่านั้น เป็นที่ชัดเจนว่าความแตกต่างดังกล่าวไม่สามารถนำมาพิจารณาภายในบริษัทขนาดใหญ่ได้ "

Sergey Trofimov ผู้อำนวยการฝ่ายการเงินองค์กรที่ Meridian Capital Management สงสัยว่าที่ปรึกษา TM จะสามารถแนะนำผู้จัดการที่มีประสบการณ์เกี่ยวกับวิธีการประหยัดเวลาได้อย่างน้อย 5-10% “ข้อความหลักของการจัดการเวลา 'เวลาเป็นทรัพยากรที่คุณสามารถจัดการได้' นั้นแม่นยำมาก” เขากล่าว - อย่างไรก็ตาม ฉันจะพบ 80% ของข้อมูล TM บนอินเทอร์เน็ตและปรับให้เข้ากับตัวเอง ทำไมฉันถึงต้องการ 20% ที่เหลือซึ่งเป็นเสน่ห์และอารมณ์ของที่ปรึกษา "

ผู้เชี่ยวชาญที่ประสบความสำเร็จหลายคนเชื่อว่าทุกคนควรศึกษาทฤษฎีการบริหารเวลาด้วยตนเอง ความพยายามใดๆ ที่จะยัดเยียดตัวเองในหัวข้อนี้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในระดับของบริษัททั้งหมด ทำให้เกิดเผด็จการ ประเด็นที่แยกจากกันและเจ็บปวดคือคนที่ประกอบอาชีพสร้างสรรค์ซึ่งประท้วงอย่างรุนแรงต่อข้อจำกัดใดๆ เกี่ยวกับเสรีภาพของพวกเขา ในเวลาเดียวกัน "ผู้สร้าง" ต้องการความสามารถในการใช้เวลาอย่างมีประสิทธิภาพไม่น้อยกว่าตัวแทนของการประชุมเชิงปฏิบัติการ "หัตถกรรม" Maria Timirbayeva เจ้าของร่วมของ BBPG และหัวหน้าบรรณาธิการของร้านอาหารกล่าวว่า "ผลลัพธ์ของ" เสรีภาพ "มักไม่ปฏิบัติตามภาระหน้าที่และกำหนดเวลาในการส่งมอบโครงการ ซึ่งนำไปสู่ความไม่พอใจจากทีมงานที่เหลือ นิตยสารธุรกิจ "ทักษะในการวางแผนเวลาไม่ได้ทำลายแรงบันดาลใจ แต่จะช่วยให้พนักงานประเมินสถานการณ์ในชีวิตได้อย่างสมจริงมากขึ้น" คนที่มีความคิดสร้างสรรค์เรียกว่าความคิดสร้างสรรค์เพราะเขาสามารถใช้ข้อมูลที่เป็นประโยชน์ที่มีอยู่อย่างชาญฉลาดและสร้างบนพื้นฐานของหนังสือสิ่งพิมพ์ในสื่อและที่สำคัญที่สุดคือชีวิตและประสบการณ์ในอาชีพของเขาเองระบบการวางแผนที่เหมาะกับตัวเขาเอง .

Igor Minevich เจ้าของ Stolichny Taste กล่าวว่า "ผู้นำธุรกิจที่สดใสส่วนใหญ่ในปัจจุบันได้พัฒนาระบบการทำงานที่เหมาะสมที่สุดสำหรับตนเองโดยไม่ต้องอบรมหรือสัมมนาใดๆ - ยกตัวอย่างเช่น Andrei Bilzho หรือ Arkady Novikov - กิจกรรมของพวกเขาไม่สามารถรวมกันเป็นหนึ่งได้ และโครงการไม่สามารถสตรีมได้ หาก Anna Akhmatova เข้าเรียนหลักสูตรการบริหารเวลา เราจะมีบทกวีอีกเล่มหนึ่งหรือไม่ "

“แต่ละบริษัทเป็นชุมชนของผู้ที่มีระดับสติปัญญาและประสบการณ์ชีวิตที่แตกต่างกัน ซึ่งประสิทธิภาพในการทำงานมักจะขึ้นอยู่กับความสามารถพิเศษและความสามารถของผู้นำ” Minevich กล่าวเสริม - เฉพาะผู้เชี่ยวชาญที่มีประสิทธิภาพอย่างแท้จริงเท่านั้นที่มีการสร้างสภาพแวดล้อมทางธุรกิจผู้คนและโครงการที่สดใสปรากฏขึ้น และวิธีการที่พนักงานบรรลุประสิทธิภาพดังกล่าวคือธุรกิจของตนเอง”

อันที่จริง มันคุ้มค่าที่จะอ่านหนังสือเล่มใดเรื่องหนึ่งเกี่ยวกับการบริหารเวลาที่เป็นที่นิยม เนื่องจากคำแนะนำที่ให้ไว้ในหนังสือนั้น "ทุกวัน" จะสะดุดตา หากต้องการนำไปใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุด พนักงานจะ "เข้าถึง" ด้วยตนเองจะเป็นประโยชน์มากกว่า สมมติว่า การอ่านเกี่ยวกับความสามารถในการใช้งานของตัวกำหนดตารางเวลาอิเล็กทรอนิกส์ที่มีอยู่ในโทรศัพท์ธุรกิจสมัยใหม่ส่วนใหญ่นั้นไม่เพียงพอ ข้อมูลนี้ชัดเจนและไม่เป็นประโยชน์สำหรับกรณีนี้ อย่างไรก็ตาม เมื่อคนๆ หนึ่งต้องจัดการกับโปรแกรมง่ายๆ ด้วยตัวเอง เขาจะกลายเป็น "ขี้ลืม" น้อยลงทันทีเมื่อต้องอิจฉาเพื่อนร่วมงานของเขา ลัทธิปฏิบัตินิยมที่เรียบง่ายและไม่กลัวสิ่งใหม่ แล้วการบริหารเวลาเกี่ยวอะไรกับมัน”

เทคโนโลยีการจัดการเวลาที่เป็นที่นิยมในปัจจุบันจำนวนมากได้รับการพัฒนาขึ้นในปี 1970 ในยุโรปตะวันตกและสหรัฐอเมริกา อย่างไรก็ตาม จะเป็นความผิดพลาดที่จะมองว่าการบริหารเวลาเป็นเทคโนโลยีแบบตะวันตก 100% โรงเรียนในประเทศขององค์กรแรงงานและเวลาส่วนตัว (NOT) สามารถอวดความสำเร็จของตนเองจำนวนหนึ่งซึ่งไม่มีความคล้ายคลึงในวิทยาศาสตร์ตะวันตก Frank Gilbreth หนึ่งใน "บิดา" ของการจัดการทางวิทยาศาสตร์ ซึ่งทำความคุ้นเคยกับสิ่งพิมพ์ของ Central Institute of Labour (CIT) กล่าวว่า "ชาวรัสเซียเข้าใจลึกซึ้งกว่าที่เราทำในเรื่องการบริหารเวลา"

แรงผลักดันสำหรับการพัฒนาของ NOT ในรัสเซียนั้นมาจากการพัฒนาตัวแทนที่โดดเด่นที่สุดของวิทยาศาสตร์การจัดการในประเทศสองคนเมื่อต้นศตวรรษที่ผ่านมา ดังนั้น Alexei Gastev ผู้อำนวยการ CIT จึงเป็นคนแรกที่หักล้างหนึ่งในข้อคัดค้านที่พบบ่อยที่สุดต่อองค์กรทางวิทยาศาสตร์ของกระบวนการทำงานซึ่งไม่สอดคล้องกับความคิดสร้างสรรค์ ในความเห็นของเขา การกำหนดมาตรฐานของการกระทำและการพัฒนาของระบบอัตโนมัติมีส่วนทำให้ "พลังงานประสาทถูกปลดปล่อยออกมาเพื่อกระตุ้นความคิดริเริ่มมากขึ้นเรื่อยๆ เพิ่มพลังของแต่ละบุคคลไปสู่ความไม่มีที่สิ้นสุด"

Platon Kerzhentsev ผู้นำขบวนการ Vremya กำหนดเป้าหมายหลักขององค์กรของเขาเพื่อลดค่าใช้จ่ายด้านเวลาที่ไม่ได้ผล การเคลื่อนไหวเกิดขึ้นในปี 2466 โดยมีข้อความในหนังสือพิมพ์ปราฟดาซึ่งอ้างถึงข้อมูลเกี่ยวกับการเสียเวลาในการผลิตอย่างยกโทษไม่ได้ในการประชุมสามัญ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง กรณีดังกล่าวได้อธิบายไว้เมื่อเวลารอวิทยากรโดยรวมของผู้พูดโดยคนงานที่มีคุณสมบัติเหมาะสมจำนวนมากของโรงงานเครื่องบินนั้นประเมินโดยผู้เชี่ยวชาญชาวอเมริกันที่มาร่วมงานพร้อมกันว่าเพียงพอสำหรับการสร้างเครื่องบินหลายลำ

คลื่นลูกที่สองของความนิยมในการจัดการเวลาในประเทศของเราเริ่มต้นด้วยการตีพิมพ์หนังสือ "This Strange Life" โดย Daniil Granin ในต้นปี 1970 ในนั้น เขาเป็นนักวิจัยชาวรัสเซียคนแรกที่เสนอแนวคิดเรื่องการจับเวลาว่าเป็นพื้นฐานของระบบการบริหารเวลาส่วนบุคคล และยังนำทฤษฎีของเขาเรื่อง "การจัดทำงบประมาณ" มาใช้ ซึ่งเป็นเครื่องมือที่ยืดหยุ่นกว่าการวางแผนแบบตะวันตกแบบดั้งเดิมมาก

ดังนั้น แนวโน้มล่าสุดคือการแนะนำระบบการบริหารเวลาในองค์กร (การบริหารเวลาขององค์กร) การบริหารเวลาเป็นทิศทางใหม่ในการจัดการองค์กร

การบริหารเวลาขององค์กรขององค์กร

การบริหารเวลาขององค์กรของแต่ละแผนก

การบริหารเวลารายบุคคลของผู้เชี่ยวชาญชั้นนำ

การจัดการเวลาขององค์กรในองค์กรนั้นเน้นไปที่การสร้างระบบปฏิสัมพันธ์ที่มีประสิทธิภาพระหว่างแผนกและเจ้าหน้าที่ขององค์กรเป็นหลัก ถือว่ามีการใช้เครือข่ายท้องถิ่นและเทคโนโลยีสารสนเทศอย่างแพร่หลายในกระบวนการสื่อสาร

ดังนั้น การใช้ระบบการจัดการเวลาขององค์กรในองค์กรจะมีผลเฉพาะในกรณีของแนวทางบูรณาการกับกระบวนการจัดการเวลาในองค์กรหนึ่งๆ

3. การประเมินและปรับปรุงระบบการบริหารเวลาที่ Megafon OJSC

.1 ลักษณะทั่วไปขององค์กรที่วิเคราะห์

โทรโข่งบริหารเวลา

Open Joint Stock Company Megafon ก่อตั้งขึ้นในปี 2545

ชื่อองค์กร: Megafon OJSC

ที่อยู่ตามกฎหมาย: 115035, มอสโก, Kadashevskaya emb., 30

เป้าหมายหลักของ OJSC Megafon คือ:

การให้บริการเซลลูลาร์ (GSM<#"justify">MegaFon ดำเนินการในหน่วยงานที่เป็นส่วนประกอบทั้งหมด 83 แห่งของสหพันธรัฐรัสเซีย<#"justify">เจ้าหน้าที่ ได้แก่

ผู้อำนวยการทั่วไป - Tavrin Ivan Vladimirovich

ผู้อำนวยการฝ่ายตรวจสอบภายใน - Zheimo Yuri Antonovich

ผู้อำนวยการฝ่ายประชาสัมพันธ์ - Lidov Petr Alekseevich

ผู้อำนวยการฝ่ายทรัพยากรบุคคล - Likhova Irina Borisovna

หัวหน้าฝ่ายบัญชี - Strelkina Lyubov Nikolaevna

MegaFon เป็นหนึ่งในสามผู้ให้บริการโทรศัพท์มือถือรายใหญ่ที่สุดในรัสเซีย โดยให้บริการมือถือแบบครบวงจรทั่วรัสเซีย ในเดือนมิถุนายน 2010 MegaFon ได้เข้าซื้อหุ้น 100% ของ Synterra ซึ่งทำให้สามารถเสริมความแข็งแกร่งให้กับโครงสร้างพื้นฐานเครือข่ายของตนเองและเสริมความแข็งแกร่งให้กับตำแหน่งในตลาดสำหรับการสื่อสารทางไกล การเข้าถึงอินเทอร์เน็ตบรอดแบนด์มือถือและโทรศัพท์เคลื่อนที่ จำนวนสมาชิกที่ใช้งานของ บริษัท เกิน 62 ล้านคน อย่างไรก็ตามความน่าดึงดูดใจของแบรนด์ MegaFon นั้นไม่ได้อธิบายโดยพื้นที่ครอบคลุมที่ไม่มีใครเทียบได้ในรัสเซียเท่านั้น เพื่อให้เหตุผลกับสโลแกน "อนาคตขึ้นอยู่กับคุณ" บริษัท พยายามที่จะก้าวไปข้างหน้าเสมอ - ของตลาดคู่แข่งความต้องการของลูกค้า

MegaFon ได้ใช้เทคโนโลยีที่ทันสมัยที่สุด ครั้งหนึ่ง บริษัทกลายเป็นผู้ให้บริการระบบเซลลูลาร์รัสเซียรายแรกที่มีมาตรฐาน GSM 900/1800 และวันนี้ MegaFon เป็นบริษัทแรกในรัสเซียที่เปิดตัวเครือข่ายรุ่นใหม่ 3G ในมาตรฐานการสื่อสาร UMTS ที่มีแนวโน้มมากที่สุด สู่การดำเนินการเชิงพาณิชย์ ทำให้อินเทอร์เน็ตบนมือถือเป็นเครื่องมือที่สะดวกและมีประสิทธิภาพสำหรับผู้ใช้ สิ่งนี้ทำให้สามารถเป็นผู้นำในแง่ของจำนวนผู้ใช้เครือข่ายรุ่นที่สามตลอดจนในแง่ของรายได้จากบริการที่ขายในพวกเขา

การพัฒนาเครือข่าย 3G จะมีความสำคัญต่อบริษัทในอนาคตอันใกล้ ในเวลาเดียวกัน MegaFon ไม่หยุดนิ่งเรียนรู้เทคโนโลยีใหม่: ในปี 2010 การทำงานของเครือข่ายการรับส่งข้อมูลแบบไร้สายรุ่นที่สี่ (4G) ซึ่งทำงานบนโปรโตคอล LTE ได้รับการทดสอบเรียบร้อยแล้ว ในเดือนพฤศจิกายน 2010 MegaFon กลายเป็นผู้ให้บริการรายแรกในรัสเซียที่สนับสนุนเทคโนโลยี HD-Voice ที่เป็นนวัตกรรมใหม่ในเครือข่าย ซึ่งให้การส่งสัญญาณเสียงคุณภาพสูงและเพิ่มความชัดเจนของเสียงอย่างมาก

อัตราความปลอดภัยที่ได้รับจาก MegaFon ในช่วงหลายปีที่ผ่านมาและนโยบายการจัดการการเงินและการกู้ยืมที่ระมัดระวังอย่างยิ่งทำให้บริษัทไม่เพียงแค่เอาตัวรอดจากวิกฤตการณ์ทางการเงินอย่างมั่นใจเท่านั้น แต่ยังช่วยเสริมความแข็งแกร่งให้กับตำแหน่งในตลาดเพื่อตอบสนองต่อความท้าทายใหม่ ๆ

ในปี 2010 MegaFon กลายเป็นผู้ชนะในหมวด Mobile Operator ตามผลการโหวตยอดนิยม "Brand No. 1 in Russia 2010" และ MegaFon CEO Ivan Vladimirovich Tavrin ได้รับการยอมรับว่าเป็นหัวหน้า บริษัท โทรคมนาคมของรัสเซียที่ดีที่สุดใน TOP ประจำปี - 1,000 ผู้จัดการชาวรัสเซีย”.

3.2 การประเมินระบบการบริหารเวลาของ สวทชโทรโข่ง

ตามที่นักวิเคราะห์และตัวดำเนินการเอง ตลาดมือถือเป็นหนึ่งในตลาดที่เติบโตเร็วที่สุดในรัสเซีย ในเวลาเดียวกันการแข่งขันในเรื่องนี้ตามที่ควรจะเป็นในตลาดที่พัฒนาแล้วนั้นสูงมาก: ผู้เล่นหลักตามกฎแล้วไปแบบตัวต่อตัวและดังนั้นคุณจึงไม่สามารถปล่อยตัวให้ตัวเองได้แม้แต่น้อย ไม่ใช่โอกาสเดียวที่จะเป็นอย่างน้อยในสิ่งที่มีประสิทธิภาพและดีกว่าที่อื่นไม่ควรพลาด ต้องหาทรัพยากรที่สามารถบริหารจัดการได้เพื่อให้บรรลุผลตามคู่แข่ง ควบคุมเวลา

ฝ่ายบริหารของบริษัทเข้าใจดีว่าจำเป็นต้องใช้ทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด - เวลา แหล่งข้อมูลนี้ควรมุ่งไปที่การบรรลุเป้าหมายของบริษัทเป็นหลัก หัวหน้า OJSC "Megafon" กับ บริษัท "Organization of Time" ได้ทำโครงการที่โดดเด่นหลายโครงการ ดำเนินการฝึกอบรมและให้คำปรึกษาเพื่อแนะนำแนวคิด TM เข้าสู่องค์กร

"เวลาไม่สามารถควบคุมได้เพียงลำพัง" เทคนิคเหล่านี้ได้รับการพิจารณาโดยหัวหน้าบริษัทเป็นหลักจากมุมมองของการบริหารเวลาส่วนตัวของเขา ทุกวันผู้นำต้องเผชิญกับความท้าทายมากมาย ดังนั้น ผู้จัดการจึงพิจารณา TM โดยเฉพาะในการสมัครด้วยตนเอง เพราะมีทั้งเรื่องส่วนตัวและเรื่องบริษัทซึ่งต้องใช้เวลา และต่อมาเมื่อเริ่มแนะนำระบบนี้ ก็เห็นได้ชัดว่าจำเป็นต้องแก้ปัญหาร่วมกับบุคลากรที่ทำงานทั้งหมด

ดังนั้นจึงเป็นสิ่งสำคัญมากสำหรับผู้นำในการควบคุมเวลาของเขา - และในขณะเดียวกันก็จัดการระบบเวลาของเพื่อนร่วมงานด้วย เมื่อจัดการประชุม การประชุม หรือการประชุมบางประเภท ผู้จัดการต้องทราบล่วงหน้าว่าผู้ใต้บังคับบัญชามีแผนอะไร เพื่อประสานงานกิจการร่วมกัน เพื่อไม่ให้กระบวนการทับซ้อนกัน ในทางกลับกัน เมื่อพนักงานกำลังวางแผนวันของพวกเขา พวกเขาควรเห็นปฏิทินของผู้จัดการและเกี่ยวข้องกับปฏิทินนั้น มันเป็นสัจธรรม: ถ้าคุณต้องการจัดการเวลาของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ คุณสามารถทำได้ก็ต่อเมื่อเพื่อนร่วมงานของคุณโต้ตอบกับคุณในลักษณะเดียวกัน

Megafon ใช้ Microsoft Exchange Server และการทำปฏิทินใน Outlook ตอนนี้ผู้จัดการสามารถดูว่าเพื่อนร่วมงานอยู่ที่ไหนและจะอยู่ที่ไหนในอีกสามเดือนข้างหน้า และสามารถกำหนดเวลาการประชุมกับพวกเขาได้ เวลาเป็นหมวดหมู่ที่คุณไม่สามารถควบคุมได้เพียงคนเดียว ทุกคนต้องร่วมมือกัน

การควบคุมคำสั่งซื้อ เพื่อให้ระบบการบริหารเวลาทำงานได้ภายในทั้งบริษัท อันดับแรกจำเป็นต้องตั้งค่าระบบการจัดการคำสั่งซื้อสำหรับ Outlook ในการจัดการกิจการของผู้จัดการ วันนี้บริษัทมีระบบคำสั่งและการควบคุมที่ชัดเจน คำสั่งซื้อจะได้รับทางวาจา ทางอีเมลหรือบนกระดาษ และทุกคนจะรวมอยู่ในรายการเดียว ซึ่งจะติดตามกำหนดเวลา หากมีบางอย่างไม่เสร็จทันเวลา ผู้จัดการจะได้รับการแจ้งเตือน และจากข้อมูลดังกล่าว สำนักเลขาธิการจะขอข้อมูลเพิ่มเติมว่าเหตุใดจึงเกิดความล้มเหลวขึ้น นอกจากนี้ ผู้ดำเนินการรายงานต่อฝ่ายบริหารและตัดสินใจ: จะเลื่อนกำหนดเส้นตายหรือทำอย่างอื่น สิ่งสำคัญคือไม่มีคำสั่งเดียวที่หายไปไม่ลืม - เพราะมันอยู่ภายใต้การควบคุมซึ่งสำคัญมาก

ขั้นตอนต่อไปหลังจากตั้งค่าระบบควบคุมคำสั่งซื้อคือการแนะนำมาตรฐานการจัดการเวลาแบบครบวงจรในบริษัท ปฏิทินและงานที่จัดเก็บไว้ในเซิร์ฟเวอร์ Exchange ถูกซิงโครไนซ์กับเทอร์มินัลมือถือ ตัวอย่างเช่น ผู้จัดการจำเป็นต้องทำการนัดหมาย เขาใช้เครื่องสื่อสาร ดูตัวเลข พบ "หน้าต่าง" และบอกเวลา ข้อมูลนี้จะส่งตรงไปยังเซิร์ฟเวอร์ Exchange หากผู้จัดการไม่ได้นัดหมายการประชุม เลขานุการจะวางแผนโดยเลือกเวลาว่าง และผู้จัดการเห็นการอัปเดตนี้ในปฏิทินของเขาและรู้อยู่แล้วว่าเขาจะพบกับใครและเมื่อใดและกับใคร ดังนั้น คุณสามารถสั่งให้ผู้ใต้บังคับบัญชาเตรียมเอกสารสำหรับการประชุมนี้ได้ ด้วยวิธีนี้เวลาจะไม่สูญเปล่า ทุกอย่างชัดเจนทุกอย่างกำหนดเวลาใช้เวลาของแต่ละคนอย่างมีประสิทธิภาพที่สุด และที่สำคัญที่สุด ข้อมูลทั้งหมดจะถูกเก็บไว้บนเซิร์ฟเวอร์ หากอีเมลก่อนหน้านี้สะสมอยู่ในแล็ปท็อปส่วนตัวและอาจถูกลบโดยไม่ได้ตั้งใจ ตอนนี้ทุกอย่างจะรวมอยู่ในที่เดียวบนเซิร์ฟเวอร์ Exchange ซึ่งหมายความว่าอีเมลจะไม่สูญหาย - กลายเป็นเอกสารฉบับสมบูรณ์

โมเดลการกำกับดูแลนี้สามารถอธิบายได้โดย:

ผู้จัดการกระจายงานไปยังผู้ใต้บังคับบัญชา จัดลำดับความสำคัญและแบ่งงานตามโครงการ ซึ่งหมายความว่าไม่จำเป็นต้องเก็บทุกอย่างไว้ในหัว การปรับเปลี่ยนทำได้ง่ายและทุกขณะมีเวอร์ชันจริงของสิ่งที่เกิดขึ้น

รูปที่ 1 - โมเดลของบันทึกการเปลี่ยนแปลงสถานะงาน

หากจำเป็น ผู้จัดการสามารถเห็นทั้งความคืบหน้าของโครงการและปริมาณงานของพนักงานแต่ละคนได้อย่างชัดเจน ส่งผลให้ประหยัดเวลาของทุกฝ่ายได้อย่างมาก แต่สำหรับผู้จัดการโดยเฉพาะ และเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานไปพร้อม ๆ กัน

รูปที่ 2 - โมเดลของบันทึกการเปลี่ยนแปลงงาน

เมื่อป้อนข้อมูลแล้ว สามารถใช้ข้อมูลได้หลายครั้ง ตัวอย่างเช่น ในรูปแบบหนึ่ง - เพื่อกำหนดความคืบหน้าของโครงการ ในอีกรูปแบบหนึ่ง - เพื่อวิเคราะห์ปริมาณงานของพนักงาน ในรูปแบบที่สาม - เพื่อจัดทำรายงานโครงการ

รูปที่ 3 - โมเดลของบันทึกการเปลี่ยนแปลงงาน

ส่งผลให้เวลาที่ใช้ไปกับแรงงานที่ไม่มีประสิทธิผลลดลง และทรัพยากรสำหรับโครงการยังคงมีอยู่มากขึ้น

การแนะนำกฎระเบียบที่ง่ายที่สุดสำหรับการป้อนข้อมูลและการนำเสนอข้อมูลในโครงการตลอดจนประวัติที่ระบบสะสมโดยอัตโนมัติในระหว่างการทำงานทำให้ง่ายต่อการเปลี่ยนพนักงานระหว่างงานลดหรือเพิ่มจำนวนนักแสดง

Megafon ใช้ระบบการจัดการดังกล่าว กระจายเวลาการทำงานของผู้จัดการและพนักงานของบริษัทได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด

3.3 ปรับปรุงระบบการบริหารเวลาของ JSCโทรโข่ง

ที่เมกาโฟน มีคำถามและปัญหาที่ไม่คาดคิดเกิดขึ้น ซึ่งขัดขวางตารางเวลา ขัดขวางการทำงานของงานสำคัญ บังคับให้พวกเขาเสียสมาธิ ถูกรบกวนโดยพวกเขา ผู้เขียนเสนอวิธีแก้ปัญหาหลายอย่างสำหรับแต่ละคน ในเวลาเดียวกัน มันไม่ได้เป็นเพียงการตอบสนองฉุกเฉินเท่านั้น แต่ยังต้องดำเนินการขั้นตอนเชิงรุกล่วงหน้าเพื่อที่จะรับมือกับความประหลาดใจในภายหลังได้สำเร็จ

โทรศัพท์. มันเป็นสิ่งจำเป็นในการพัฒนาการจัดหมวดหมู่อย่างรวดเร็วของการโทรเหล่านี้ ทันทีตั้งแต่วินาทีแรก รู้ว่าสคริปต์ใดที่จะนำไปใช้กับ "ขาเข้า" นอกจากนี้ เราขอเสนอสถานการณ์การโทรเข้าและการตอบกลับหลายประเภท

โทรส่วนตัว

ขอให้พูดสั้นลง

ให้โทรกลับในเวลาอื่น

จัดสรรเวลาสำหรับการโทรส่วนตัวและเตือนคนที่คุณรักให้โทรหาหน้าต่างที่ให้ไว้

ติดตั้งระบบตอบรับอัตโนมัติ

โทรแบบมืออาชีพ

NS. โทรจากฝ่ายบริหาร

วลี: "ขออภัย ฉันกำลังคุยกับลูกค้าอยู่ในขณะนี้"

วลี: "ฉันพูดทางไกล"

แนวคิด: เครื่องตอบรับอัตโนมัติใช้เวลาว่างจากกำหนดการและรายงานด้วยเสียงหรือข้อความ (SMS, อีเมล, ICQ)! เป็นไปได้ทางเทคนิค

เพื่อตอบสนองต่อการโทร ระบบจะส่ง SMS เมื่อคุณโทรกลับได้ เพื่อให้การดำเนินการนี้ประหยัด คุณควรกำหนดค่าเทมเพลตการตอบกลับ SMS ล่วงหน้า โทรจากเพื่อนร่วมงาน

เลื่อนการโทร

เข้าใจสาระสำคัญของหัวข้ออย่างรวดเร็วและย้ายการสนทนาไปยังเวลาอื่น

จัดสรรพื้นที่สำหรับการสื่อสาร (เมื่อใดควรโทรหาคุณ)

เสนอตัวเลือกสองหน้าต่างในตอนเช้าและตอนเย็น

ต้องการการนำเสนอแบบมีโครงสร้างของสาระสำคัญ โทรจากลูกค้า

ขอโทรกลับ: "โทรหาเจ้าหน้าที่บนพรม ... "

ฟังแบบมีโครงสร้างตอบสนองอย่างรวดเร็ว

"ฉันเข้าใจภารกิจแล้วฉันจะโทรกลับหาคุณในเวลาเช่นนี้ ... "

รับสายลงทะเบียนสายเรียกเข้าในแบบฟอร์มและโอนไปยังผู้มีอำนาจ

จู่ๆก็มีชายคนหนึ่งมา นี่เป็นปัญหาที่พบบ่อยที่สุดในสำนักงานเปิด เมื่อทุกคนที่ไม่ยุ่งและเบื่อที่จะรบกวนเพื่อนบ้านหรือนั่งข้างผู้คน ผู้เข้าชมที่มาโดยไม่คาดคิดยังลดประสิทธิภาพการทำงานอีกด้วย เป็นไปได้ที่จะใช้สาขาการตัดสินใจต่อไปนี้กับผู้ขโมยเวลาเหล่านี้

ทันใดนั้นมีคนมา (ผู้เยี่ยมชม)

ตัวบ่งชี้ที่ไม่ว่าง: ธง จาน หมวก ฯลฯ

ทำปุ่มสีแดง เมื่อคุณกด โทรศัพท์จะดังในหนึ่งนาที และคุณจำเป็นต้องออกอย่างเร่งด่วน!

สร้างห้องพักแขกที่มีห้องสมุดขนาดเล็ก ห้องสมุดวิดีโอ เพื่อให้ผู้มาเยี่ยมชมสามารถรอได้อย่างมีประโยชน์

ที่ทางเข้าจะมีการกรอกรายการคำถาม โปรไฟล์ลูกค้าประเภทหนึ่งซึ่งเขาทำเครื่องหมายด้วยสิ่งที่เขามา การทำให้คำถามเป็นทางการทำให้การสื่อสารเร็วขึ้น

การปรับทิศทางของกิจกรรมในทิศทางของคุณ สู่เป้าหมายของคุณ

เปลี่ยนเส้นทางไปยังบุคคลอื่น: "ผู้จัดการประจำ", "เจ้าหน้าที่ปฏิบัติหน้าที่ในอวกาศ"

บนนามบัตร ระบุเวลาทำการของสำนักงาน: จาก ... ถึง ... ดังนั้น จำกัดผู้เข้าชมในเวลาที่ไม่สะดวกสำหรับคุณ

ตารางการรับ (โทรศัพท์หลายช่องสำหรับโทรออกง่าย):

รวมการประชุมกับอาหารกลางวัน อาหารกลางวันเพื่อธุรกิจ "ทริปรับประทานอาหารกลางวัน"

จัดสถานที่เปิดประชุมในบริษัท (ห้องประชุม)

ปัญหาภายในบริษัท ส่วนนี้ประกอบด้วยตัวแบ่งงานในแนวนอนและแนวตั้ง นั่นคือเราจะพูดถึงหัวหน้า ผู้ใต้บังคับบัญชา และเพื่อนร่วมงาน ตามเนื้อผ้า Megafon ได้จัดการประชุมที่ไม่ได้กำหนดไว้และช่วง "การบรรยายสรุปเชิงกลยุทธ์" และคำถามเป็นเวลา 15 นาทีซึ่งลากไปนานหลายชั่วโมง ด้วยตารางงานที่ไม่สม่ำเสมอและสม่ำเสมอ ประสิทธิภาพการทำงานจึงลดลงและแทบจะเป็นไปไม่ได้เลยที่จะทำตามแผนที่วางไว้

ผู้นำได้รับมอบหมายให้ "ประชุมเซอร์ไพรส์"

เข้าร่วมการประชุมทางโทรศัพท์

ดำเนินการประชุมขณะยืน ตัวอย่างเช่น Beeline มีห้องประชุมที่ไม่มีเก้าอี้ กับองค์กรนี้ ปัญหาทั้งหมดจะได้รับการแก้ไขโดยทันที ไม่มีความปรารถนาที่จะขับรถโกยน้ำเพราะทุกคนต้องการออกจากโดยเร็วที่สุดเพื่อให้อยู่ในสภาพที่สะดวกสบายมากขึ้น

จัดทำรายการการประชุมที่ผู้ติดใบปลิวลังเล เป็นผลให้: การลงทะเบียนการประชุมซึ่งตรงข้ามกับรายการปัญหาที่แก้ไขแล้ว

แบ่งเวลาการประชุม ใส่เครื่องบอกเวลา เครื่องกระตุ้นหัวใจ ในรูปแบบของตัวจับเวลา 10-15 นาที ตรวจสอบแต่ละช่วงเวลากับวาระเพื่อเร่งความคืบหน้าไปสู่เป้าหมาย

เห็นด้วยกับรูปแบบการประชุมที่จะจัด ตัวอย่างเช่น กลุ่ม PPE มีโปสเตอร์บนผนัง: "กฎการประชุม 10 ข้อ" ซึ่งจะช่วยให้ผู้พิจารณาปฏิบัติตามกฎระเบียบที่กำหนดขึ้น กระตุ้นให้มีการแก้ไขปัญหาคุณภาพสูงและรวดเร็ว

ในฝ่ายบริหารองค์กร ให้ระบุว่าวาระการประชุมจะถูกส่งไปไม่เกิน 24 ชั่วโมงก่อนเริ่มการประชุม ตามคำจำกัดความ "การประชุมกะทันหัน" จะหายไปและคุณมีเวลา 24 ชั่วโมงในการเตรียมตัว

ป้อนกฎการป้องกันการประชุม อธิบายเมื่อคุณมีสิทธิ์ "ปฏิเสธการเชิญประชุม"

เก็บรายงานการประชุมและถือรายงานการประชุม ในกรณีนี้ควรมีผู้นำเสนอที่คอยตรวจสอบกฎของประเด็นที่หยิบยกขึ้นมา

จัดการประชุมก่อนรับประทานอาหารกลางวัน: ในกรณีนี้ ผู้เข้าร่วมแต่ละคนพยายามพูดอย่างสร้างสรรค์ เนื่องจากความล่าช้ากลายเป็นการมาสายสำหรับมื้อกลางวันและระยะเวลาสั้นลง

คำสั่งที่ไม่ได้กำหนดไว้จากฝ่ายบริหาร (การแทรกแซงจากฝ่ายบริหาร)

จัดระเบียบผู้ช่วยที่แจกจ่ายการมอบหมายจากผู้จัดการไปยังผู้ใต้บังคับบัญชาในหน้าต่างบางบาน

ให้ข้อเสนอแนะแก่ผู้จัดการในรูปแบบของการฝึกอบรมซึ่งนำไปสู่การ "กระตุก" ของพนักงานโดยไม่ได้วางแผน

รับ "ช่วงความรับผิดชอบ" จากผู้จัดการ ช่วงเวลาที่ผู้จัดการไม่ยุ่งเกี่ยวกับงานของพนักงาน ตัวอย่างเช่น ในตอนเช้า พนักงานได้รับรายการงาน - ในตอนเย็น พวกเขาตรวจสอบคุณภาพการดำเนินการ ในกรณีนี้ ช่วงความรับผิดชอบจะเท่ากับวันทำการ 8 ชั่วโมง หากงานถูกกำหนดในวันจันทร์ - และเราตรวจสอบในวันศุกร์ - ช่วงความรับผิดชอบคือหนึ่งสัปดาห์

ความล้มเหลวของเทคโนโลยี Megafon มีระบบที่ซับซ้อน ดังนั้นจึงมีความเป็นไปได้สูงที่จะล้มเหลว เนื่องจากชีวิตสมัยใหม่ไม่อนุญาตให้ละทิ้งเทคโนโลยี คุณจึงต้องเตรียมพร้อมสำหรับความล้มเหลว วิธีแก้ไขปัญหาทางเทคนิคเล็กน้อยและที่สำคัญเหล่านี้มีอธิบายไว้ในส่วนนี้

เทคนิคล้มเหลว

จัดทำตารางเวลาสำหรับการควบคุมยานพาหนะ (การตรวจสอบปกติ)

คำแนะนำในการแก้ไขปัญหา

มีตลับหมึกสำรองในสำนักงานเสมอ

คิดถึงฟังก์ชั่นซ้ำซ้อน (สแกนเนอร์, เครื่องถ่ายเอกสาร, กล้องดิจิตอล) ..

ฝึกซ้อม อบรมฉุกเฉิน

สร้างแผนที่องค์ความรู้ คำอธิบายของโครงสร้างพื้นฐานภายในรัศมีของสำนักงาน หาซื้อได้ที่ไหนบ้าง พิมพ์ ฯลฯ

สร้างการสื่อสารเชิงบวกกับเพื่อนบ้าน ซึ่งคุณสามารถใช้ความช่วยเหลือในกรณีฉุกเฉิน

“จดหมายไม่ถึง”

มีสำรองในรูปแบบของเซิร์ฟเวอร์ฟรี แนะนำ mail.ru, yandex.ru

กำหนดค่าไคลเอนต์อีเมลของคุณเพื่อการเข้าถึงอีเมลที่ส่งล่าสุดอย่างรวดเร็ว

ปัญหาส่วนตัว. ส่วนนี้ประกอบด้วยเหตุผลส่วนตัวสำหรับ "การหยุดชะงักที่ไม่คาดคิด" ต่อตารางการทำงาน ซึ่งรวมถึงทั้งรถติดและปัญหาเกี่ยวกับน้ำเสียงของร่างกาย การบุกรุกของญาติพี่น้องและภัยธรรมชาติ นี่เป็นส่วนที่พัฒนาน้อยที่สุดในการป้องกันการเสียเวลาในปัจจุบัน ดังนั้นเราจึงพร้อมที่จะยอมรับและพิจารณาโซลูชันใหม่ของคุณ ที่ไม่ได้อธิบายไว้ด้านล่าง ค้นหาสามารถส่งไปยังที่อยู่ [ป้องกันอีเมล]ทำเครื่องหมายในหัวเรื่อง: "ขโมยของเวลา"

ทางออกที่ดีคือกิจกรรมที่เกิดขึ้นพร้อมกัน

โทรแบบสั้นๆ

โทรแบบยาวเป็นชุดโดยใช้แฮนด์ฟรี

ฟังหลักสูตรเสียง: ธุรกิจ ภาษาต่างประเทศ ฯลฯ

ฟังหนังสือเสียง

จำเป็นต้องรู้การจราจรของการขนส่ง เวลารถติด, ทางเบี่ยง. วางแผนการเดินทางที่ "ไม่มีหยุดเวลา"

เรียนรู้การใช้เว็บแคม จัดประชุมเสมือนจริงแทนการเดินทางถูกกว่ามาก

เพื่อหลีกเลี่ยงรถติดในตอนเช้า (ก่อนทำงาน) - คุณสามารถตื่นเช้าก่อนรถติดได้

ใช้วิธีการ "ผสมผสาน" ในการเดินทางรอบเมือง

หากคุณต้องการนำสิ่งของและไม่จำเป็นต้องมีตัวตน คุณสามารถใช้บริการจัดส่งได้

ปัญหาส่วนตัวกะทันหันกับตัวเอง (ป่วย ไม่สบาย)

แจ้งให้พนักงานคนหนึ่งทราบเกี่ยวกับโครงการ สร้างงานเป็นคู่ (โมเดลคลัสเตอร์)

ให้ความเป็นไปได้ของ "งานเสมือน, โฮมออฟฟิศ

กินวิตามินเป็นประจำ นอนหลับให้เพียงพอ ออกกำลังกาย

การบุกรุกของญาติและ / หรือเพื่อน

ปรึกษาสถานการณ์กับคนที่คุณรักเมื่อควรโทรและควรรอเมื่อไหร่

ทำให้ชัดเจนว่าอะไรเร่งด่วนและอะไรสำคัญ

มีข้อตกลงกับทางโรงแรม: จะย้ายไปไหน

มีส่วนร่วมบางส่วนในการสื่อสารกับพวกเขา เปลี่ยนเส้นทางไปยังผู้อื่นเพื่อแก้ไขปัญหา การมีส่วนร่วมด้วยทรัพยากรอื่นที่ไม่ใช่เวลา

ดังนั้น เพื่อที่จะทำการวิเคราะห์โดยละเอียดของระบบการจัดการของ Megafon OJSC ผู้เขียนได้ระบุข้อดีและข้อเสียของการบริหารเวลาในการทำงาน วิเคราะห์หน้าที่ของผู้จัดการบริษัท การวิเคราะห์โครงสร้างการจัดการพบว่าเป็นไปตามข้อกำหนดสมัยใหม่ กล่าวคือ กำหนดหน้าที่และความรับผิดชอบของพนักงานไว้อย่างชัดเจน โครงร่างสำหรับการจัดกลุ่มแต่ละแผนกและหลักการจัดการให้ชัดเจน

นอกจากนี้ วิธีการ Outbook ในการบริหารเวลายังถูกนำมาพิจารณาในงานวิเคราะห์สิ่งแวดล้อมอีกด้วย

บทสรุป

การบริหารเวลาคือการบัญชีและการวางแผนเวลาปฏิบัติงาน งานของการบริหารเวลาคือการปรับปรุงการใช้เวลา (ทั้งเวลางานและเวลาส่วนตัว) ของวันและสัปดาห์เพื่อให้ทันกับสิ่งที่สำคัญที่สุดทั้งหมด หลักการสำคัญของการจัดการเวลา: การทำงานอิสระที่อุตสาหะ, ความเป็นตัวของตัวเองของการแก้ปัญหา, ความจำเป็นในการติดตามประสิทธิภาพของคุณเอง, การคิดที่มุ่งเป้าไปที่ประสิทธิภาพ, ความสามารถในการบรรลุผลและความไม่สิ้นสุดของประสิทธิภาพสำรอง อาการที่น่าตกใจของปัญหาชั่วคราวที่ใกล้จะเกิดขึ้นสามารถระบุได้ด้วยสัญญาณบางอย่างและสามารถระบุสาเหตุของ "การเสียเวลา" ได้

เทคนิคการบริหารเวลาสมัยใหม่: การตั้งเป้าหมาย การวางแผนแบบคลาสสิก สัดส่วน "ทอง" ของการวางแผนเวลา (หลักการพาเรโต) การมอบหมายอำนาจ การควบคุมผลลัพธ์และการปรับเป้าหมาย เมื่อได้ศึกษาสาเหตุของปัญหาเรื่องเวลาและใช้เทคนิคพื้นฐานในการบริหารเวลาแล้ว ผู้นำจะสามารถบรรลุผลลัพธ์ที่มีคุณภาพสูงและรวดเร็วได้

แนวโน้มล่าสุดคือการแนะนำระบบการบริหารเวลาในองค์กร (การบริหารเวลาขององค์กร) การบริหารเวลาเป็นทิศทางใหม่ในการจัดการองค์กร

มีสามทิศทางในการจัดการเวลาขององค์กร:

การบริหารเวลาขององค์กรขององค์กร

การบริหารเวลาขององค์กรของแต่ละแผนก

การบริหารเวลารายบุคคลของผู้เชี่ยวชาญชั้นนำ

การจัดการเวลาขององค์กรในองค์กรนั้นเน้นไปที่การสร้างระบบปฏิสัมพันธ์ที่มีประสิทธิภาพระหว่างแผนกและเจ้าหน้าที่ขององค์กรเป็นหลัก ถือว่ามีการใช้เครือข่ายท้องถิ่นและเทคโนโลยีสารสนเทศอย่างแพร่หลายในกระบวนการสื่อสาร

ดังนั้น การใช้ระบบการจัดการเวลาขององค์กรในองค์กรจะมีผลเฉพาะในกรณีของแนวทางบูรณาการกับกระบวนการจัดการเวลาในองค์กรหนึ่งๆ

การบริหารเวลาของสหพันธรัฐรัสเซียยังห่างไกลจากพารามิเตอร์ที่กำหนดโดยโลกาภิวัตน์ในทุกระดับ ตั้งแต่บริษัทแต่ละแห่งไปจนถึงสังคมโดยรวม ตอนนี้ผู้จัดการชั้นนำกำลังพูดคุยกันถึงความเป็นไปได้ในการพัฒนาการบริหารเวลาในรัสเซียตามหลักการของหนึ่งใน "แบบจำลอง" ของตะวันตก อย่างไรก็ตาม โดยไม่คำนึงถึงความคิดระดับชาติของเรา ความแตกต่างที่เกิดขึ้นในอดีตในทฤษฎีและการปฏิบัติของการจัดการ ไม่มีวิธีการใช้เวลาอย่างมีเหตุมีผลกับเงื่อนไขของรัสเซีย

เพื่อทำการวิเคราะห์โดยละเอียดของระบบการจัดการของ Megafon OJSC ผู้เขียนได้ระบุข้อดีและข้อเสียของการบริหารเวลา วิเคราะห์หน้าที่ของผู้จัดการบริษัท การวิเคราะห์โครงสร้างการจัดการพบว่าเป็นไปตามข้อกำหนดสมัยใหม่ กล่าวคือ กำหนดหน้าที่และความรับผิดชอบของพนักงานอย่างชัดเจน โครงร่างสำหรับการจัดกลุ่มแต่ละแผนกและหลักการจัดการให้ชัดเจน

การประเมินองค์กรการจัดการในองค์กรที่ตรวจสอบดำเนินการโดยใช้วิธีการบริหารเวลาของบริษัท

นอกจากนี้ วิธีการ Outbook ในการบริหารเวลายังถูกนำมาพิจารณาในงานวิเคราะห์สิ่งแวดล้อมอีกด้วย

ทุกธุรกิจไม่ว่าจะเล็กหรือใหญ่มีผู้บริหารที่บริหารจัดการคนอื่นและรับค่าจ้างจำนวนมาก เกือบทุกคนต้องการเป็นผู้นำ มันมีชื่อเสียงและทำกำไรได้ ในขณะที่มีโอกาสที่จะทำงานกับหัวของคุณเองและปรับปรุง อย่างไรก็ตาม อาชีพนี้ก็มีด้านลบเช่นกัน ซึ่งหนึ่งในนั้นมีเวลาจำกัด เจ้านายที่เล็กที่สุดมีคนอยู่ใต้บังคับบัญชาอย่างน้อย 10 คน และผู้จัดการระดับสูงจัดการคนหลายพันคนด้วยการอยู่ใต้บังคับบัญชาโดยตรงเท่านั้น และผู้ใต้บังคับบัญชาก็มีผู้ใต้บังคับบัญชามากกว่านั้นอีก

เป็นผลให้ปรากฎว่าถึงแม้พวกเขาจะไม่ทำงานด้วยมือ แต่ก็ไม่ได้ใช้แรงงานเครื่องกล และต้องใช้เวลาทำงานมากกว่าพนักงานทั่วไปมาก

ตารางงานของผู้จัดการมักจะไม่ปกติ ดังนั้นเขาจึงไม่คิดว่าจะได้กลับบ้านเวลาเดิมทุกวัน และถึงแม้ว่าความผิดปกติจะเป็นดาบสองคม เพราะนอกจากความล่าช้าในการทำงานแล้ว คุณสามารถออกจากงานก่อนเวลาได้ ตัวเลือกที่สองเกิดขึ้นค่อนข้างน้อย และบางครั้งผู้บังคับบัญชาต้องนั่งทำงานในสำนักงานทั้งกลางวันและกลางคืน โดยต้องอ่านเอกสารทุกประเภท ดังนั้นทิศทางเช่นการบริหารเวลาสำหรับผู้จัดการจึงค่อนข้างเกี่ยวข้องกับบุคคลใด ๆ ที่เป็นเจ้านายหรือตั้งใจจะเป็นหนึ่งเดียว

เวลาทำงานและเวลาส่วนตัว!

บุคคลใดก็ตาม รวมทั้งเจ้านาย ควรมีเวลาส่วนตัว ซึ่งเขาใช้เวลากับตนเอง ไม่ใช่ทำงาน แม้ว่าคุณจะชอบตำแหน่งของคุณและมีความสุขที่ได้ทำหน้าที่ทั้งหมดที่ได้รับมอบหมาย คุณก็ยังไม่ควรคิดถึงงานตลอดเวลาทั้งในที่ทำงานและที่บ้าน
คุณจะไม่สามารถเรียกตัวเองว่าเป็นคนที่ประสบความสำเร็จได้อย่างเต็มที่ หากคุณใช้เวลาว่างทั้งหมดในการลงนามและศึกษาเอกสารทุกประเภท และไม่สามารถรับค่าจ้างที่สูงได้ โดยรวมแล้ว กลายเป็นว่าคุณต้องแบ่งเวลาทำงานและเวลาส่วนตัว ซึ่งสามารถทำได้ด้วยการจัดการเวลา

การบริหารเวลาสำหรับผู้บริหารมีไว้เพื่ออะไร?

1. สำหรับผู้เริ่มต้น จะช่วยให้คุณทำงานให้เสร็จได้มากขึ้น หากก่อนหน้านั้นคุณศึกษาและเซ็นเอกสาร 100 ฉบับต่อวัน ต้องขอบคุณการจัดการเวลาที่ถูกต้อง คุณสามารถเพิ่มมูลค่านี้ได้หนึ่งเท่าครึ่งหรือสองครั้งก็ได้ แน่นอนว่าสิ่งนี้จะเพิ่มคุณค่าของคุณในฐานะผู้นำ เพิ่มเวลาให้กับงานอื่นๆ (เช่น การตรวจสอบ) และช่วยให้คุณจัดการงานได้มากกว่าเพื่อนร่วมงาน

1. ประการที่สอง การบริหารเวลาสำหรับผู้บริหารจะช่วยให้คุณมีเวลาว่างมากขึ้น เพราะคุณจะมีเวลาทำงานทั้งหมดในที่ทำงานให้เสร็จ และคุณจะไม่เก็บกองเอกสารกลับบ้านหรืออยู่ต่อในกะที่สอง และจากนั้นคุณจะกลายเป็นคนที่ประสบความสำเร็จอย่างแท้จริง เพราะคุณจะสามารถอุทิศเวลาให้กับตัวเองและครอบครัว ออกไปสนุกและใช้เงินเดือนทั้งหมดซึ่งมีผู้นำที่ยิ่งใหญ่มากมาย มิฉะนั้น จะทำงานและรับเงินไปทำไม ถ้าคุณใช้พลังงานมากขึ้นและใช้ชีวิตแบบเดียวกับลูกน้องของคุณ

กฎพื้นฐานของการบริหารเวลา!

1. แต่งตั้งเจ้าหน้าที่และผู้ช่วยของคุณซึ่งจะทำงานที่สำคัญน้อยกว่าให้คุณ ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการเซ็นเอกสารประเภทเดียวกันสองสามร้อยฉบับ คุณสามารถแนะนำให้ผู้อื่นศึกษาเอกสารเหล่านั้น และเซ็นชื่อในเอกสารที่ตรวจสอบแล้วด้วยตัวเองเท่านั้น ซึ่งจะช่วยให้คุณประหยัดเวลาในการทำงานได้ถึง 95% แน่นอน คุณต้องเลือกเจ้าหน้าที่จากผู้รับผิดชอบที่สามารถปฏิบัติตามภาระผูกพันที่กำหนดไว้สำหรับพวกเขาได้อย่างแท้จริง
   ตามกฎแล้วผู้จัดการใหญ่คนใดคนหนึ่งมีหน้าที่อยู่ใต้บังคับบัญชาโดยตรงหลายคนซึ่งเกี่ยวข้องกับเอกสารการบัญชีรอง ฯลฯ สำหรับผู้บังคับบัญชาที่เล็กกว่า พวกเขาอาจไม่มีทีม แต่อยากให้มีผู้ช่วย
   สิ่งนี้สามารถทำได้อย่างไม่เป็นทางการ เพียงแค่นำพนักงานที่มีความสามารถสองคนเข้ามาใกล้คุณมากขึ้น ตามกฎแล้วไม่มีคนงานคนใดปฏิเสธที่จะทำงานในสำนักงานของเจ้านายเพราะสิ่งนี้ทำให้เขาได้รับการเลื่อนตำแหน่ง

1. มีเวลาทำงานเสมอเมื่อไม่มีอะไรทำ บางทีสิ่งนี้อาจไม่เกิดขึ้นบ่อย แต่ก็ยังเกิดขึ้น และในสถานการณ์เช่นนี้ คุณไม่ควรยุ่งเกี่ยวกับเรื่องไร้สาระโดยสิ้นเชิง ลองนึกถึงสิ่งอื่นที่คุณต้องทำ สิ่งที่คุณสามารถทำได้นอกเหนือจากหน้าที่โดยตรงของคุณ ฯลฯ วิธีสุดท้าย ถ้าคุณเหนื่อยมาก คุณสามารถผ่อนคลายบนเก้าอี้ที่สบาย แต่คุณไม่จำเป็นต้องเดินวนไปมาในสำนักงานและมองหาอะไรทำ
   ตัวเลือกเหล็กคือการจัดระเบียบเช็คที่เกิดขึ้นเอง เพียงแค่คว้ารองของคุณและไปที่สิ่งอำนวยความสะดวก เมื่อพิจารณาจากข้อเท็จจริงที่ว่าแม้ตัวคุณเองจะได้เรียนรู้เกี่ยวกับการจู่โจมที่จะเกิดขึ้นเมื่อประมาณห้านาทีที่แล้ว คุณก็สามารถจับตาดูกระบวนการทำงานทั้งหมดตามที่เป็นอยู่และสรุปผลของคุณเองได้ คุณจะไม่ใช้เวลานี้เปล่า ๆ แน่นอนเชื่อฉัน

1. ความสามารถในการจัดลำดับความสำคัญคือความสามารถที่ทำให้คนทั่วไปแตกต่างจากผู้นำที่ประสบความสำเร็จ หากคุณไม่มีเวลาทำทุกอย่างที่จำเป็น คุณต้องเลือกอย่างชำนาญว่าสิ่งใดสำคัญกว่า เหตุการณ์บางอย่างอาจรอ แต่ถ้าคุณไม่ส่งรายงานไปที่สำนักงานสรรพากรตรงเวลา พรุ่งนี้คุณอาจมีแขกที่ไม่ได้รับเชิญ
   โดยรวมแล้ว คุณควรเข้าใจว่าธุรกิจใดมีความสำคัญมากกว่าและจำเป็นต้องทำในตอนนี้ และธุรกิจใดที่รอได้ อย่างหลังคุณสามารถไว้วางใจเจ้าหน้าที่ของคุณได้อย่างปลอดภัย

1. นอกจากนี้ คุณไม่ควรลืมแรงจูงใจของคุณเอง ถ้าคุณชอบงานของคุณ และเต็มใจทำมัน คุณจะทำงานอย่างมีประสิทธิผลมากกว่าเจ้านายที่ไม่มีแรงจูงใจหลายเท่า และหากคุณไม่มีแรงจูงใจและความปรารถนาที่จะทำงาน หากคุณตกอยู่ในภาวะซึมเศร้าเป็นระยะ (ซึ่งเป็นสิ่งที่เจ้านายยอมรับไม่ได้) คุณควรคิดถึงการเปลี่ยนงาน เพราะคุณจะไม่ประสบความสำเร็จในที่เดียวกันมากนัก และแม้ว่าในที่ใหม่ คุณจะได้รับค่าจ้างน้อยลง แต่คุณจะมีโอกาสมากขึ้นสำหรับการเติบโตของอาชีพและการตระหนักรู้ในตนเอง

ไม่จำเป็นต้องมีแผนเข้มงวด!

อย่ารู้สึกว่าคุณต้องวางแผนอย่างเข้มงวดโดยไม่มีทางเลือกอื่นในการจัดการเวลาของคุณอย่างมีเหตุผล ไม่และไม่อีกแล้ว!
คุณเป็นหัวหน้า และขึ้นอยู่กับคุณที่จะตัดสินใจว่าจะทำอะไรในตอนนี้ คุณสามารถเปลี่ยนแผนได้ตลอดเวลาตามดุลยพินิจของคุณ หากจำเป็น สูงสุดที่คุณต้องทำคือการวางแผนงานจำนวนหนึ่งที่ต้องทำให้เสร็จในหนึ่งวัน สัปดาห์หรือเดือน แต่คุณกำหนดลำดับของการทำงานให้เสร็จด้วยตนเองตามสถานการณ์เฉพาะ
ดังที่ฉันเขียนไว้ในบทความที่แล้ว บุคคลไม่สามารถประสบความสำเร็จได้หากทั้งชีวิตของเขาปฏิบัติตามแผนที่เข้มงวด และผู้จัดการก็ไม่มีข้อยกเว้น

คำต่อท้าย ...

สุดท้ายนี้ ผมขอเสริมว่าอำนาจของเจ้านายก็มีความสำคัญต่อการบริหารเวลาของผู้จัดการด้วยเช่นกัน ยิ่งผู้ใต้บังคับบัญชาเคารพคุณมากเท่าไร พวกเขาจะทำตามคำสั่งของคุณได้เร็วและดีขึ้นเท่านั้น และคุณจะใช้เวลาควบคุมน้อยลง มีหลายวิธีที่จะได้รับความเคารพ ซึ่งฉันได้ระบุไว้ในบทความก่อนหน้าของฉัน และเมื่อคุณมีอำนาจ คุณจะจัดการคนได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นและประหยัดเวลาทำงานได้ถึง 50%

จะตอบคำถามสัมภาษณ์ต่อไปนี้อย่างไร: คุณจัดการเวลาของคุณอย่างไร? คุณวางแผนวันทำงานอย่างไร? คุณใช้เทคนิคและวิธีใดในการวางแผน? ยกตัวอย่างวิธีการใช้ทักษะการบริหารเวลาของคุณเพื่อทำงานให้สำเร็จลุล่วง

คุณจะพบคำตอบสำหรับคำถามเหล่านี้โดยการอ่านบทความนี้

การบริหารเวลาคืออะไร?

การจัดการเวลาเป็นชุดของความรู้ ทักษะ และความสามารถ ต้องขอบคุณบุคคลที่สามารถจัดลำดับความสำคัญ วางแผนเวลาของเขาได้อย่างแม่นยำ ซึ่งจะเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานส่วนบุคคลของเขาในการจัดระเบียบเวลาทำงานของเขา

"จนกว่าคุณจะควบคุมเวลาได้ คุณก็ควบคุมอย่างอื่นไม่ได้" ปีเตอร์ ดรักเกอร์

1. ความสมบูรณ์แบบ
2. การผัดวันประกันพรุ่ง
3. ขาดความรู้
4. ขาดเครื่องมือและทรัพยากรที่จำเป็น

1. ความสมบูรณ์แบบทำให้งานเสร็จตรงเวลายากมาก หลายคนเชื่อว่าคุณภาพนี้เป็นจุดแข็ง แต่เป็นการแสวงหาความเป็นเลิศและความไม่พอใจอย่างต่อเนื่องกับผลลัพธ์ที่ได้รับ ซึ่งเป็นสาเหตุหนึ่งที่ทำให้เสียเวลาโดยไม่ได้ผล การหาโอกาสในการยอมรับผลลัพธ์ "ของจริง" แทนที่จะเป็นผลลัพธ์ "ในอุดมคติ" ช่วยให้คุณประหยัดทรัพยากรที่สำคัญสำหรับสิ่งอื่น ๆ มีสำนวนที่ว่า “ความสมบูรณ์แบบเป็นสิ่งชั่วร้าย” แน่นอนว่า ทั้งหมดนี้ค่อนข้างสัมพันธ์กัน และในแต่ละสถานการณ์ เราสามารถประเมินลักษณะบุคลิกภาพนี้ได้หลายวิธี อย่างไรก็ตาม ไม่ต้องสงสัยเลยภายในกรอบของการบริหารเวลา: ความสมบูรณ์แบบคือความชั่วร้าย!

2. การผัดวันประกันพรุ่ง- เลื่อนสิ่งต่าง ๆ ไปเรื่อย ๆ ในภายหลังไม่เต็มใจที่จะปฏิบัติหน้าที่บางอย่าง คำว่า "พรุ่งนี้" ครอบงำคำศัพท์ของพนักงานที่ผัดวันประกันพรุ่ง สตีฟ จ็อบส์ พูดถึงคนเหล่านี้เป็นอย่างดีว่า “คนจน โชคร้าย ไม่มีความสุข และไม่แข็งแรง คือคนที่มักใช้คำว่า “พรุ่งนี้”

ฉันไม่สามารถช่วยคุณให้พ้นจากความสมบูรณ์แบบและการผัดวันประกันพรุ่ง เป้าหมายของฉันคือการให้ความรู้ จัดหาเทคนิคและเทคนิคที่ดีที่สุด ทำความคุ้นเคยกับทรัพยากรและเครื่องมือสำหรับการเรียนรู้ทักษะการบริหารเวลา ไม่ว่าคุณจะใช้ข้อมูลที่ได้รับหรือไม่ก็ตาม ขึ้นอยู่กับความต้องการของคุณเท่านั้น อย่างไรก็ตาม หลังจากอ่านบทความนี้ คุณจะไม่เหมือนเดิมอีกต่อไป

ในการเริ่มต้น ฉันขอแนะนำให้กำหนดทักษะการบริหารเวลาของคุณ ผ่าน

ความไม่ลงรอยกันทางปัญญาคือ ด้านหนึ่ง เราไม่สามารถจัดการเวลาเช่นนั้นได้ ท้ายที่สุด เป็นเวลาที่เราไม่สามารถควบคุมได้ และดูเหมือนว่าถึงเวลาที่ควบคุมเรา ไม่ใช่เรา เราเคยชินกับการรับรู้เวลาเป็นสิ่งที่นิรันดร์และไร้ขอบเขต ดูเหมือนว่าจะมีมากมายอยู่เสมอ ในทางกลับกัน เวลาเป็นหนึ่งในทรัพยากรที่มีค่าที่สุดที่เราทุกคนมี สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจว่าเวลามีขอบเขต ทุกวันเป็นภาชนะที่มีความสามารถที่แน่นอนซึ่งคุณเติมเต็มด้วยการกระทำ คุณสามารถเติมมันด้วยการกระทำที่ไร้ประโยชน์ หรือเติมมันด้วยการกระทำที่เหมาะกับงานของคุณและนำคุณไปสู่เป้าหมายสูงสุด

เราสามารถจัดการตัวเองได้ วิธีที่เราวางแผนในแต่ละวัน และวิธีที่เราใช้เวลาทำงาน การใช้ทรัพยากรนี้อย่างรอบคอบ มีประสิทธิผล และประหยัดเป็นส่วนสำคัญของการประเมินพนักงาน

ประสิทธิภาพของเวลาสามารถทำได้สองวิธี:

1. บรรลุผลลัพธ์ที่มีความหมายโดยประหยัดเวลา ซึ่งหมายความว่าคุณรู้วิธีทำงานให้เสร็จในระยะเวลาอันสั้น
2. การวางแผนเวลาที่มีประสิทธิภาพจะช่วยให้คุณลดจำนวนและปริมาณงานที่คุณทำ

ในบทความนี้ ผมได้สรุปเทคนิคการบริหารเวลาที่ดีที่สุด 6 ประการ ด้วยความช่วยเหลือของพวกเขา คุณสามารถเรียนรู้วิธีการวางแผนและควบคุมงานสำคัญของคุณในแต่ละวัน

วิธีการเรียนรู้ที่จะจัดการเวลาของคุณ?

6 เทคนิคการบริหารเวลาที่ดีที่สุด:

1. หลักการพาเรโต
2. Eisenhower Matrix
3. แผนที่ความคิดหรือแผนที่ความคิด
4. ปิรามิดแฟรงคลิน
5. วิธี ABVGD
6. กินกบก่อน

1. หลักการพาเรโต

หลักการพาเรโตระบุว่าเหตุผล ความพยายาม และการลงทุนเพียงเล็กน้อยมีส่วนรับผิดชอบต่อผลลัพธ์ในสัดส่วนที่มาก หลักการนี้กำหนดขึ้นโดยนักเศรษฐศาสตร์ชาวอิตาลี Vilfredo Pareto ในปี 1897 และได้รับการยืนยันจากการวิจัยเชิงปริมาณในด้านต่างๆ ของชีวิต:

20% ของความพยายามให้ 80% ของผลลัพธ์

หลักการพาเรโตในด้านการบริหารเวลาสามารถกำหนดได้ดังนี้ ความพยายามและเวลาประมาณ 20% ก็เพียงพอที่จะได้ผลลัพธ์ 80%
คุณกำหนดได้อย่างไรว่าต้องใช้ความพยายามมากแค่ไหนเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดี? ลองนึกภาพว่าคุณกำลังมองหาคำตอบสำหรับคำถามของคุณในหนังสือ ตามหลักการที่อยู่ระหว่างการพิจารณา คุณจะพบ 80% ของข้อมูลที่คุณต้องการใน 20% ของปริมาณข้อความ หากคุณรู้ว่าสิ่งที่คุณสนใจจริงๆ คุณสามารถพลิกหนังสืออย่างรวดเร็วและอ่านเฉพาะหน้าแต่ละหน้าอย่างถี่ถ้วน วิธีนี้จะช่วยประหยัดเวลาของคุณได้ถึง 80%

2. Eisenhower Matrix

นี่อาจเป็นแนวคิดที่เป็นที่รู้จักมากที่สุดของการบริหารเวลาในปัจจุบัน ซึ่งช่วยให้คุณจัดลำดับความสำคัญได้ เทคนิคนี้ ซึ่งเป็นการสร้างสรรค์ของนายพลอเมริกัน ดไวต์ ดี. ไอเซนฮาวร์ ช่วยให้คุณสามารถจัดเรียงกรณีต่างๆ ได้ตามความเร่งด่วนและตามความสำคัญ ทุกคนเข้าใจดีว่างานแต่ละครั้งสามารถทำได้ในจำนวนจำกัดเท่านั้น บางครั้งไม่มีอคติในการทำงานเพียงอย่างเดียว และทุกครั้งที่เราต้องตัดสินใจ มันคืออะไรกันแน่? ประธานาธิบดีอเมริกัน ดไวต์ ดี. ไอเซนฮาวร์ เคยจัดกิจการของเขาเป็นหมวดหมู่ที่สำคัญหลายประการ
ตามเมทริกซ์ไอเซนฮาวร์ที่เรียกว่า แต่ละกรณีต้องถูกจำแนกเป็นหนึ่งในสี่ประเภทที่ระบุไว้ในแผนภาพ

Eisenhower Matrix

ความสำคัญของกรณีศึกษาพิจารณาจากผลของการดำเนินการที่ส่งผลต่อธุรกิจของคุณ และความเร่งด่วนก็เกิดขึ้นพร้อม ๆ กันด้วยปัจจัยสองประการ: ประการแรก ความรวดเร็วในการดำเนินการกรณีนี้ให้เสร็จสิ้น และประการที่สอง การดำเนินการของคดีนี้เชื่อมโยงกับวันที่และเวลาที่ระบุหรือไม่ เป็นความสำคัญและความเร่งด่วนที่พิจารณาร่วมกันซึ่งมีอิทธิพลต่อการจัดลำดับความสำคัญ

ให้เราพิจารณาในรายละเอียดเพิ่มเติมว่ากรณีใดบ้างที่สามารถนำมาประกอบกับทั้งสี่ประเภทได้

Type I: "สำคัญและเร่งด่วน"
กรณีเหล่านี้คือการดำเนินการล่าช้าซึ่งจะนำไปสู่ความเสียหายที่สำคัญต่อธุรกิจของคุณ (เช่น การต่ออายุใบอนุญาต การส่งรายงานภาษี ฯลฯ) สัดส่วนของกรณีดังกล่าวย่อมมีอยู่ในชีวิตของทุกคนอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ อย่างไรก็ตาม การวางแผนล่วงหน้า (กรณีประเภท II - "สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน") สามารถป้องกันไม่ให้เกิดวิกฤติมากมาย (เช่น โดยการศึกษากฎหมาย การสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับผู้มีอิทธิพล)

นอกจากนี้ยังสามารถเป็นโครงการที่มีเส้นตาย "เผาไหม้" อย่างเร่งด่วน ตัวอย่างเช่น การไปพบแพทย์สำหรับปัญหาสุขภาพ การส่งบทความไปยังวารสารภายในกำหนดเวลาที่ยากลำบาก หรือการส่งรายงานการวิจัย เราไม่มีทางเลือกที่นี่ กิจการของกลุ่มนี้ต้องทำให้เสร็จ มิฉะนั้นจะมีปัญหาร้ายแรง

Type II: "สำคัญ แต่ไม่เร่งด่วน"
สิ่งเหล่านี้คือสิ่งที่มุ่งเน้นไปที่อนาคต: การฝึกอบรม การศึกษาด้านการพัฒนาธุรกิจที่มีแนวโน้ม การปรับปรุงอุปกรณ์ การฟื้นฟูสุขภาพและความสามารถในการทำงาน กรณีที่นำไปสู่เป้าหมายเชิงกลยุทธ์ของคุณ ตัวอย่างเช่น เรียนภาษาต่างประเทศเพื่อย้ายไปทำงานในองค์กรอื่นที่มีแนวโน้มมากขึ้น นอกจากนี้ยังเป็นการป้องกันปัญหา - เพื่อรักษารูปร่างที่ดี น่าเสียดายที่เรามักละเลยเรื่องดังกล่าวเราเลื่อนการตัดสินใจไปที่เตาด้านหลัง เป็นผลให้ภาษายังไม่ได้เรียนรู้รายได้ไม่เติบโต แต่ลดลง สุขภาพ - นรก เรื่องเหล่านี้มีคุณสมบัติที่น่าสนใจ - หากถูกทอดทิ้งเป็นเวลานานพวกเขาจะกลายเป็นเรื่องสำคัญ - ด่วน ท้ายที่สุดถ้าคุณไม่ไปพบทันตแพทย์อย่างน้อยปีละครั้งการมาเยี่ยมเขาอย่างเร่งด่วนจะหลีกเลี่ยงไม่ได้

Type III: "ไม่สำคัญ แต่เร่งด่วน"
หลายๆ กิจกรรมเหล่านี้ไม่ได้เพิ่มคุณค่าให้กับชีวิตมากนัก เราทำเพียงเพราะพวกเขาตกหลุมรักเรา (การสนทนาทางโทรศัพท์ที่ยาวนานหรือการศึกษาโฆษณาที่ส่งมาทางไปรษณีย์) หรือโดยปกติ (เยี่ยมชมนิทรรศการที่ไม่มีอะไรใหม่อีกต่อไป) นี่เป็นกิจวัตรประจำวันที่ต้องใช้เวลาและความพยายามอย่างมากจากเรา

Type IV: "ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน"
เหล่านี้ล้วนเป็นวิธีการ "ฆ่าเวลา" ทุกประเภท เช่น การดื่มแอลกอฮอล์ การ "อ่านหนังสือน้อย" ดูหนัง ฯลฯ เรามักใช้วิธีนี้เมื่อเราไม่มีกำลังในการทำงานให้เกิดประสิทธิผล (เพื่อไม่ให้สับสนกับการพักผ่อนอย่างแท้จริงและ การสื่อสารกับคนที่คุณรักและเพื่อน - สิ่งที่สำคัญมาก) นี่คือ "มอด" ที่กินเวลาของเรา

ในขณะที่คุณมุ่งมั่นเพื่อความสำเร็จของธุรกิจของคุณ ก่อนอื่นคุณต้องพยายามบรรลุสิ่งที่คุณกำหนดว่า "สำคัญ" ก่อน "เร่งด่วน" (ประเภท I) และ "ไม่เร่งด่วน" (ประเภท II) เวลาที่เหลือสามารถอุทิศให้กับเรื่อง "เร่งด่วน แต่ไม่สำคัญ" (ประเภท III)
ควรเน้นว่าเวลาทำงานของพนักงานส่วนใหญ่ควรใช้กับเรื่อง "สำคัญ แต่ไม่เร่งด่วน" (ประเภท II) จากนั้นจะมีการป้องกันสถานการณ์วิกฤตมากมาย และการเกิดขึ้นของโอกาสในการพัฒนาธุรกิจใหม่ ๆ จะไม่เกิดขึ้นอย่างไม่คาดคิดสำหรับคุณอีกต่อไป

เมื่อคุณเริ่มใช้ระบบนี้ในการจัดลำดับความสำคัญ คุณอาจจะต้องจัดหมวดหมู่สิ่งเหล่านี้ว่า "สำคัญ" อย่างไรก็ตาม เมื่อคุณมีประสบการณ์มากขึ้น คุณจะประเมินความสำคัญของกรณีใดกรณีหนึ่งได้อย่างแม่นยำมากขึ้น จะต้องใช้เวลาเรียนรู้วิธีใช้ระบบการจัดลำดับความสำคัญ ฉันจะรับได้ที่ไหน เป็นไปได้มากที่คุณจะจัดประเภทงานที่เชี่ยวชาญเทคนิคการจัดการเวลาของคุณว่า "สำคัญ แต่ไม่เร่งด่วน"
ดังที่สตีเฟน โควีย์ (ผู้เขียนหนังสือขายดีระดับนานาชาติเรื่อง "The Seven Habits of Highly Effective People") เปรียบเปรย คุณจำเป็นต้องหาเวลาเพื่อ "ลับเลื่อยให้คม" จากนั้นการตัดไม้ก็จะเร็วขึ้น

คำอุปมา

ชายคนหนึ่งเห็นคนตัดไม้ในป่า กำลังตัดต้นไม้ด้วยขวานทื่ออย่างยากลำบาก ชายคนนั้นถามเขาว่า:
- ที่รัก ทำไมคุณไม่ลับขวานของคุณล่ะ
“ฉันไม่มีเวลาลับขวาน ฉันต้องสับ! - คร่ำครวญคนตัดไม้ ...

ดังนั้น คุณต้อง "สมัครใจ" จัดสรรเวลาจำนวนหนึ่งเพื่อวางแผนชั้นเรียนของคุณ ปฏิเสธที่จะทำสิ่งที่สำคัญน้อยกว่า หากคุณสามารถทำเช่นนี้ได้ ครั้งต่อไปต้องขอบคุณทักษะใหม่ๆ ที่ทำให้คุณมีเวลามากขึ้นและใช้ทักษะนั้นเพื่อเรียนรู้อย่างอื่น ผลลัพธ์จากความมุ่งมั่นในการปรับปรุงประสิทธิภาพ คุณจะค่อยๆ มีเวลามากขึ้นในการพัฒนาประสิทธิภาพการทำงานส่วนบุคคลของคุณ

เกณฑ์การจัดลำดับความสำคัญ
โดยปกติ เมื่อประเมินความสำคัญของกรณีใดกรณีหนึ่ง เราจะพิจารณาสิ่งที่สำคัญก่อนอื่นเลย สิ่งเหล่านั้นที่จำเป็นต้องทำอย่างเร่งด่วน (หรือ "เมื่อวาน") การสะสมของงานและสัญญาที่ไม่สำเร็จจะสร้างปัญหาให้กับบริษัทของคุณ และยังทำให้คุณรู้สึกไม่พอใจเป็นการส่วนตัวอีกด้วย มันเป็นเรื่องที่ "เร่งด่วน" ที่เราพยายามกำจัดมันตั้งแต่แรก แต่ปัจจัยเร่งด่วนไม่ควรเป็นปัจจัยเดียวในการเขียนรายการสิ่งที่ต้องทำและกำหนดลำดับความสมบูรณ์ของรายการ
ประสบการณ์แสดงให้เห็นว่าการทำเรื่องเร่งด่วนให้เสร็จ (หรือไม่เสร็จ) ไม่ได้ส่งผลกระทบอย่างมากต่อธุรกิจของคุณ ในขณะที่มีเรื่องที่ไม่เร่งด่วนมากมายที่สามารถวางรากฐานสำหรับความสำเร็จในอนาคตได้ ดังนั้น นอกเหนือจากความเร่งด่วนแล้ว ยังจำเป็นต้องคำนึงถึงว่ากรณีใดกรณีหนึ่งมีผลกระทบต่อความสำเร็จของธุรกิจอย่างไร กล่าวคือ กำหนดและคำนึงถึงความสำคัญของธุรกิจนั้นด้วย

3. แผนที่ความคิดหรือแผนที่ความคิด

ได้รับการพัฒนาโดย Tony Buzan นักเขียน วิทยากร และที่ปรึกษาที่มีชื่อเสียงด้านสติปัญญา จิตวิทยาการเรียนรู้ และปัญหาการคิด นอกจากนี้ยังมีคำแปลของวลี "Mind maps" เช่น "Mind maps", "Mind maps", "Mind maps"

แผนที่ความคิดเป็นวิธีการที่ช่วยให้คุณ:

จัดโครงสร้างและประมวลผลข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ
คิดโดยใช้ความคิดสร้างสรรค์และศักยภาพทางปัญญาของคุณ

มันเป็นเครื่องมือที่สวยงามมากสำหรับการแก้ไขงานต่างๆ เช่น การนำเสนอ การตัดสินใจ การวางแผนเวลา การจดจำข้อมูลจำนวนมาก การระดมความคิด การวิปัสสนา การพัฒนาโครงการที่ซับซ้อน การเรียนรู้ของตนเอง การพัฒนา ฯลฯ

พื้นที่ใช้งาน:
1. การนำเสนอ:
คุณให้ข้อมูลมากขึ้นในเวลาที่น้อยลง ขณะที่คุณเข้าใจและจดจำได้ดีขึ้น
ดำเนินการประชุมทางธุรกิจและการเจรจา

2. การวางแผน:
การบริหารเวลา: แผนสำหรับวัน สัปดาห์ เดือน ปี...;
การพัฒนาโครงการที่ซับซ้อนธุรกิจใหม่ ...

3. การระดมความคิด:
การสร้างความคิดสร้างสรรค์ใหม่ๆ
การแก้ปัญหาที่ซับซ้อนร่วมกัน

4. การตัดสินใจ:
วิสัยทัศน์ที่ชัดเจนของข้อดีและข้อเสียทั้งหมด
การตัดสินใจที่สมดุลและรอบคอบมากขึ้น

4. ปิรามิดแฟรงคลิน

นี่คือระบบการวางแผนสำเร็จรูปที่ช่วยให้คุณจัดการเวลาได้อย่างถูกต้องและบรรลุเป้าหมาย เบนจามิน แฟรงคลิน (1706-1790) - อาเมอร์ การเมือง นักเคลื่อนไหว บี. แฟรงคลินโดดเด่นด้วยประสิทธิภาพอันยอดเยี่ยมและความเด็ดเดี่ยวที่ไม่เหมือนใคร เมื่ออายุได้ยี่สิบปี เขาได้วางแผนที่จะบรรลุเป้าหมายไปตลอดชีวิต ตลอดชีวิตของเขา เขาทำตามแผนนี้ วางแผนในแต่ละวันอย่างชัดเจน แผนการของเขาในการบรรลุเป้าหมายเรียกว่า "ปิรามิดของแฟรงคลิน" และมีลักษณะดังนี้:

1. รากฐานของปิรามิดเป็นค่านิยมหลักในชีวิต เราสามารถพูดได้ว่านี่คือคำตอบของคำถาม: "คุณมาโลกนี้ด้วยภารกิจอะไร" คุณต้องการได้อะไรจากชีวิต? เครื่องหมายอะไรบนโลกที่คุณต้องการทิ้งไว้เบื้องหลัง? มีความเห็นว่าจะไม่มีใครแม้แต่ 1% ที่อาศัยอยู่บนโลกใบนี้ที่จะคิดอย่างจริงจังเกี่ยวกับเรื่องนี้ กล่าวอีกนัยหนึ่งนี่คือเวกเตอร์ของทิศทางการเคลื่อนที่ไปสู่ความฝันของคุณ

2. จากค่านิยมของชีวิต ทุกคนตั้งเป้าหมายระดับโลกสำหรับตัวเอง เขาอยากเป็นใครในชีวิตนี้ เขาวางแผนจะทำอะไรให้สำเร็จ?

3. แผนแม่บทเพื่อการบรรลุเป้าหมายคือการกำหนดเป้าหมายขั้นกลางเฉพาะเจาะจงในการบรรลุเป้าหมายระดับโลก

4. แผนหนึ่ง สาม ห้าปี เรียกว่าแผนระยะยาว สิ่งสำคัญคือต้องกำหนดเส้นตายที่แน่นอน

5. วางแผนสำหรับหนึ่งเดือนและหนึ่งสัปดาห์ - นี่เป็นแผนระยะสั้น ยิ่งใช้ความคิดมากเท่าไร ยิ่งวิเคราะห์และแก้ไขบ่อยเท่าไหร่ งานก็จะยิ่งมีประสิทธิภาพมากขึ้นเท่านั้น

6. จุดสุดท้ายในแง่ของการบรรลุเป้าหมายคือแผนในแต่ละวัน

5. วิธีการ "ABVGD"

วิธี ABCD เป็นวิธีการจัดลำดับความสำคัญที่มีประสิทธิภาพซึ่งคุณสามารถใช้เป็นประจำทุกวัน วิธีนี้เรียบง่ายและมีประสิทธิภาพมาก หากใช้เป็นประจำและอย่างมีประสิทธิภาพ จะช่วยยกระดับคุณให้อยู่ในอันดับของคนที่มีประสิทธิผลและมีประสิทธิผลสูงสุดในสาขากิจกรรมของคุณ
จุดแข็งของวิธีการอยู่ในความเรียบง่าย นี่คือวิธีการทำงาน คุณเริ่มต้นด้วยการทำรายการสิ่งที่คุณต้องทำสำหรับวันที่จะมาถึง คิดบนกระดาษ
หลังจากนั้น คุณใส่ตัวอักษร A, B, C, D หรือ D หน้าแต่ละรายการในรายการของคุณ

ปัญหาประเภท "A"ถูกกำหนดให้เป็นสิ่งที่สำคัญที่สุดในขั้นตอนนี้ สิ่งที่คุณต้องทำ มิฉะนั้น คุณเสี่ยงที่จะเผชิญกับผลร้ายแรง งานประเภท A อาจไปเยี่ยมลูกค้าคนสำคัญหรือเขียนรายงานให้เจ้านาย งานเหล่านี้เป็นตัวแทนของ "กบ" ที่แท้จริงและเป็นผู้ใหญ่ในชีวิตของคุณ
หากคุณมีงานประเภท A มากกว่าหนึ่งงาน คุณต้องจัดลำดับความสำคัญของงานโดยทำเครื่องหมาย A-1, A-2, A-3 เป็นต้น งาน A-1 เป็นกบที่ใหญ่ที่สุดและน่าเกลียดที่สุด ที่คุณต้องจัดการ

ปัญหาประเภท "B"ถูกกำหนดให้เป็นสิ่งที่คุณควรทำ อย่างไรก็ตาม ผลที่ตามมาในกรณีที่มีการปฏิบัติตามหรือไม่ปฏิบัติตามนั้นค่อนข้างไม่รุนแรง งานเหล่านี้ไม่ใช่อะไรมากไปกว่า "ลูกอ๊อด" ในชีวิตของคุณ ซึ่งหมายความว่าหากคุณไม่ทำงานที่เหมาะสม ใครบางคนจะไม่พอใจหรือตกอยู่ในสภาวะที่เสียเปรียบ แต่ไม่ว่าในกรณีใด ในแง่ของระดับความสำคัญ งานเหล่านี้ไม่สอดคล้องกับงานประเภท "A" อย่างใกล้ชิด การเรียกร้องให้มีเรื่องเร่งด่วนน้อยลงหรือดูงานที่ค้างของอีเมลอาจเป็นสาระสำคัญของงานประเภท B
กฎที่คุณต้องปฏิบัติตามคือ: อย่าเริ่มปัญหาประเภท B ในขณะที่คุณมีปัญหาประเภท A ที่ยังไม่เสร็จ อย่าปล่อยให้ "ลูกอ๊อด" กวนใจคุณในขณะที่ "กบ" ตัวใหญ่กำลังรอชะตากรรมของมันอยู่!

ปัญหาประเภท "B"ถูกกำหนดให้เป็นสิ่งที่ยอดเยี่ยมที่จะทำ แต่คุณไม่ควรคาดหวังผลใด ๆ ไม่ว่าคุณจะทำหรือไม่ก็ตาม งานประเภท B อาจเป็นการโทรหาเพื่อน ดื่มกาแฟสักแก้ว รับประทานอาหารกลางวันกับเพื่อนร่วมงาน หรือเรื่องส่วนตัวบางอย่างที่ทำในช่วงเวลาทำการ "เหตุการณ์" ประเภทนี้ไม่มีผลกระทบต่องานของคุณอย่างแน่นอน

ปัญหาประเภท "G"ประเมินว่าเป็นงานที่คุณสามารถมอบหมายให้คนอื่นได้ กฎในกรณีนี้คือคุณต้องมอบหมายให้ผู้อื่นทำทุกอย่างที่ทำได้ ซึ่งจะทำให้มีเวลาสำหรับตัวเองมากขึ้นสำหรับงานประเภท "A" ซึ่งคุณและมีเพียงคุณเท่านั้นที่สามารถทำได้

ปัญหาประเภท "D"เป็นงานที่คุณสามารถลบออกจากรายการสิ่งที่ต้องทำได้อย่างสมบูรณ์ อาจเป็นงานที่เคยมีความสำคัญมาก่อน แต่ตอนนี้ได้สูญเสียความเกี่ยวข้องทั้งสำหรับคุณและผู้อื่นไปแล้ว บ่อยครั้งนี่คืองานที่คุณทำอยู่ทุกวัน ไม่ว่าจะทำจนเป็นนิสัยหรือมีความสุขกับการทำ

หลังจากสมัครแล้ว วิธี "ABVGD"ในรายการสิ่งที่ต้องทำของคุณสำหรับวันนี้ คุณได้จัดระเบียบงานของคุณอย่างสมบูรณ์และกำหนดขั้นตอนสำหรับสิ่งที่สำคัญกว่าเพื่อให้เสร็จเร็วขึ้น

เงื่อนไขที่สำคัญที่สุดสำหรับวิธี "ABVGD" ที่จะได้ผลสำหรับคุณคือการปฏิบัติตามข้อกำหนดต่อไปนี้: ดำเนินการกับภารกิจ A-1 โดยไม่ชักช้าและดำเนินการต่อไปจนกว่าจะเสร็จสมบูรณ์ใช้จิตตานุภาพในการเริ่มต้นและทำงานที่สำคัญที่สุดของคุณต่อไปในขณะนี้ คว้า "กบ" ที่ใหญ่ที่สุดของคุณและ "กิน" โดยไม่หยุดจนกว่าจะถึงชิ้นสุดท้าย
ความสามารถในการวิเคราะห์รายการสิ่งที่ต้องทำสำหรับวันนี้และเน้นงาน A-1 จะเป็นจุดเริ่มต้นสำหรับการบรรลุความสำเร็จอย่างแท้จริงในงานของคุณ เพิ่มความนับถือตนเองของคุณ เติมความเคารพตนเองและความภาคภูมิใจในความสำเร็จของคุณ .
เมื่อคุณเริ่มมีสมาธิจดจ่อกับงานที่สำคัญที่สุดของคุณจนเป็นนิสัย นั่นคือ งาน A-1 หรืออีกนัยหนึ่งคือ การกิน "กบ" หลักของคุณ คุณจะได้เรียนรู้ที่จะทำมากกว่าคนถึงสองเท่าหรือมากกว่าคนถึงสามเท่า รอบ ๆ คุณ.

6. กินกบก่อน

เปลี่ยนจากยากเป็นง่าย

คุณคงเคยได้ยินคำถามนี้ว่า "คุณจะกินช้างได้อย่างไร" คำตอบคือ: "ทีละชิ้น" คุณจะกิน "กบ" ที่ใหญ่ที่สุดและน่าเกลียดที่สุดได้อย่างไร? ในทำนองเดียวกัน คุณจะแบ่งการทำงานออกเป็นขั้นตอนเฉพาะและเริ่มจากขั้นตอนแรก

เริ่มต้นวันใหม่ด้วยงานที่ยากที่สุดและทำมันให้เสร็จโดยเร็วที่สุด มันจะช่วยให้คุณรู้ว่าคุณยังมีอะไรต้องทำอีกมาก และวันทำงานก็มีจำกัด การทำสิ่งที่ยากที่สุดจะทำให้คุณรู้สึกพึงพอใจอย่างมากตั้งแต่แรก ใช้กฎนี้เป็นประจำทุกวัน แล้วคุณจะเห็นว่าคุณได้รับพลังงานมากแค่ไหนและวันทำงานของคุณมีประสิทธิภาพเพียงใด การเลื่อนงานที่มีปัญหาออกไปอย่างต่อเนื่องในตอนท้ายของวันนำไปสู่ความจริงที่ว่าคุณจะยังคิดถึงงานนี้อยู่ทั้งวัน ซึ่งจะทำให้คุณไม่สามารถจดจ่อกับงานอื่นได้! กินกบก่อน แล้วค่อยเริ่มกินช้างทีละตัว!

เครื่องมือตั้งเวลา

วางแผนทุกวันให้ดีล่วงหน้า
ผ่านการวางแผนเราโอน
อนาคตสู่ปัจจุบันและทำให้เรามี
โอกาสที่จะทำบางสิ่งบางอย่าง
เกี่ยวกับเขาแล้วตอนนี้

อลัน ลากิน

"นักวางแผน" รุ่นใหญ่
เทคโนโลยีและวิธีการจัดเวลาทำงานที่รู้จักกันในปัจจุบันสามารถแบ่งออกเป็นหลายชั่วอายุคน - ความแตกต่างในที่นี้คือหลักการของการแก้ไขข้อมูลและเทคนิคการใช้งาน

จนถึงศตวรรษที่ 20 การวางแผนเวลาทำงานได้ดำเนินการโดยใช้วิธีการดั้งเดิม: บันทึกช่วยจำ รายการสิ่งที่ต้องทำ ฯลฯ ในตอนต้นของศตวรรษที่ผ่านมา พร้อมกับการพัฒนาธุรกิจ เครื่องมือใหม่ ๆ ได้แพร่กระจายอย่างกว้างขวางเพื่ออำนวยความสะดวกในการทำงานของ a การวางแผนเวลาของผู้จัดการ
แนวคิดในการปรับปฏิทินของใช้ในครัวเรือนสำหรับงานในสำนักงานเกิดขึ้นในศตวรรษที่ 19 และปรากฏเป็นปฏิทินแบบหลวม ๆ ในปี 1870 มีการจัดสรรหน้าปฏิทินหนึ่งหน้าในแต่ละวัน โดยระบุวัน วัน เดือน และปี การมีที่ว่างสำหรับบันทึกช่วยให้สามารถจดบันทึกที่จำเป็นได้: การเจรจา การประชุม ค่าใช้จ่าย การประชุม ปฏิทินตั้งโต๊ะเป็นเครื่องมือในการวางแผนเวลาหลักสำหรับผู้จัดการมาเกือบศตวรรษแล้ว

ผลลัพธ์ของการปรับปรุงปฏิทินแบบหลวม ๆ คือไดอารี่และนักวางแผนรายสัปดาห์ ไดอารี่เป็นปฏิทินแบบหลวม ๆ ในรูปแบบของสมุดบันทึกที่สะดวกในรูปแบบต่างๆ ไดอารี่สามารถนำติดตัวไปประชุมและเดินทางไปทำธุรกิจได้
สะดวกยิ่งขึ้นสำหรับผู้จัดการเป็นรายสัปดาห์ซึ่งมีความสามารถในการวางแผนสัปดาห์และวันทำงานควบคุมการดำเนินการของงานที่บันทึกไว้วิเคราะห์เวลาที่ใช้ (เนื่องจากรายละเอียดชั่วโมงของวันทำงานปรากฏขึ้น) ค้นหาได้เร็วขึ้น สำหรับข้อมูล (ตอนนี้จัดกลุ่มเป็น 52 สัปดาห์ ไม่ใช่ 365 วัน) ในยุค 80 ปฏิทินรายสัปดาห์ถูกแทนที่ด้วยปฏิทินแบบหลวม ๆ และแพร่หลายมากจนกลายเป็นองค์ประกอบของรูปแบบธุรกิจขององค์กร

แนวคิดในการออกแบบเพื่อรวมปฏิทิน สมุดบันทึก และสมุดโทรศัพท์ไว้ในเครื่องมือที่สะดวกเพียงเครื่องเดียวได้เกิดขึ้นสำเร็จในปี 1921 ในรูปแบบของ "ผู้จัดงาน" ต่อมาได้มีการปรับปรุงเครื่องมือโดยการเปลี่ยนรูปแบบ การออกแบบ คุณภาพกระดาษ และการตกแต่งภายนอก ในที่นี้ สื่อบันทึกข้อมูลและวิธีการทางเทคนิครวมไว้ในเครื่องมือเดียว (ปฏิทิน สมุดบันทึก ที่อยู่และสมุดโทรศัพท์ ที่ใส่นามบัตร ปากกา เครื่องคิดเลข) ในขณะเดียวกันก็ไม่มีการจัดประเภทและการจัดระบบบันทึกที่ชัดเจน

"ผู้จัดการเวลา" ที่มีชื่อเสียงถูกสร้างขึ้นในเดนมาร์กในปี 1975 มันใช้แนวคิดของการวางแผนเป้าหมายของผลลัพธ์ส่วนบุคคลตามตัวแยกประเภททั่วไปของฟังก์ชัน ("งานหลัก") และเทคโนโลยีสำหรับการดำเนินการเหตุการณ์ระดับโลก ("งานช้าง") ในเวลาเดียวกัน การใช้ "ตัวจัดการเวลา" กลายเป็นสิ่งที่ยอมรับได้เฉพาะกับผู้ที่มีระเบียบวินัยโดยธรรมชาติเท่านั้น นอกจากนี้ จำเป็นต้องมีค่าใช้จ่ายทางการเงินจำนวนมากสำหรับการฝึกอบรมและการได้มา
อย่างไรก็ตาม ชื่อของ "ผู้จัดงาน" ประเภทนี้ - "ตัวจัดการเวลา" - ได้กลายเป็นชื่อสามัญประจำบ้านไปแล้ว และในปัจจุบันนี้หมายถึงวิธีการทั่วไปในการใช้เวลาอย่างแข็งขันเป็นทรัพยากรในการบริหารจัดการ

การพัฒนาความก้าวหน้าทางวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยีในทศวรรษที่ผ่านมานำไปสู่การสร้างเครื่องมือการวางแผนเวลาอิเล็กทรอนิกส์แบบใหม่โดยพื้นฐานจากมุมมองทางเทคโนโลยี: โน้ตบุ๊กอิเล็กทรอนิกส์ โปรแกรมบริการต่างๆ สำหรับพีซี โทรศัพท์มือถือ สมาร์ทโฟน ฯลฯ

เทคโนโลยีการจัดการเวลาที่ทันสมัยที่สุด:

1.Trello เป็นแอปพลิเคชันการจัดการโครงการบนเว็บฟรีสำหรับทีมขนาดเล็ก Trello ช่วยให้คุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพด้วยการทำงานร่วมกันอย่างใกล้ชิดยิ่งขึ้น Trello คือกระดาน รายการ และแผนที่ที่ให้คุณจัดระเบียบและจัดลำดับความสำคัญของโครงการด้วยวิธีที่สนุก ยืดหยุ่น และปรับแต่งได้ง่าย

2. Evernote เป็นบริการเว็บและชุดซอฟต์แวร์สำหรับสร้างและจัดเก็บบันทึกย่อ บันทึกย่ออาจเป็นข้อความเข้ารหัสแอสกี หน้าเว็บทั้งหน้า รูปภาพ ไฟล์เสียง หรือบันทึกย่อที่เขียนด้วยลายมือ โน้ตสามารถมีสิ่งที่แนบมากับไฟล์ประเภทอื่นได้ บันทึกย่อสามารถจัดเรียงตามสมุดบันทึก ติดป้ายกำกับ แก้ไข และส่งออกได้

มีอาชีพดังกล่าว - ทำงานตลอด 24 ชั่วโมงโดยไม่มีวันหยุดและวันหยุด เรียกว่า "ผู้นำ" การเริ่มต้นธุรกิจของเราเอง เราอุทิศเวลาทั้งหมดให้กับมัน เราควบคุมทุกสิ่งเล็กน้อย แต่เมื่อธุรกิจขยายขนาดและเติบโต มันจะกลายเป็นปัญหาที่แท้จริง

นี่คือวิธีที่ Igor นักธุรกิจหนุ่มแก้ปัญหานี้

ในร้านอุปกรณ์สำนักงาน เขาทำหน้าที่หลายอย่าง ตั้งแต่การพัฒนากลยุทธ์การพัฒนาไปจนถึงการมีส่วนร่วมในการขายและการซื้อด้วยตนเอง เมื่อสังเกตว่ามีเวลาพักผ่อนและครอบครัวน้อยลงเรื่อยๆ และประสิทธิภาพในการทำงานลดลง อิกอร์จึงตัดสินใจเปลี่ยนกฎของเกม

ไมโครแมเนจเมนท์ ซินโดรม

ปัญหาหลักของ Igor คือเขาพยายามควบคุมทุกสิ่ง เพื่อมีส่วนร่วมในการตัดสินใจทั้งหมดเป็นการส่วนตัว

โรคนี้เรียกว่าการจัดการขนาดเล็ก เขาขโมยเวลาของ Igor และเปลี่ยนพนักงานของเขาให้เป็นผู้ใต้บังคับบัญชาที่ขาดความคิดริเริ่ม

เพื่อกำจัดนิสัยนี้ Igor ต้องการ:

• อธิบายสถานการณ์ให้พนักงานทราบเพื่อหยุดเขาในครั้งต่อไปที่เขาตัดสินใจควบคุมการเลือกที่จับสำหรับห้องประชุมอีกครั้ง
• เรียนรู้ที่จะไว้วางใจผู้ใต้บังคับบัญชาและอย่ากำหนดวิธีการแก้ปัญหาของคุณเองในทันที
• ฝึกฝนทักษะการมอบหมายที่มีประสิทธิภาพเพื่อเพิ่มศักยภาพสูงสุดให้กับพนักงาน

ซีซาร์ในตัวเราทุกคน

งานใหม่ไม่เคยรอให้อิกอร์จัดการกับงานเก่า เขาพยายามที่จะแก้ปัญหาตามลำดับการมาถึงของพวกเขานั่นคือทั้งหมดในครั้งเดียว ส่งผลให้มีการทำงานหลายอย่างพร้อมกันอย่างต่อเนื่อง

อย่างไรก็ตาม เป็นที่ทราบกันมานานแล้วว่านิสัยนี้ไม่ได้ทำให้เรามีประสิทธิผลมากขึ้น เราเสียเวลามากถึง 40% ในการพยายามประนีประนอมกรณีที่เข้ากันไม่ได้

สมองของเราไม่สามารถจดจ่อกับงานหลายอย่างพร้อมกันได้ ความสนใจจะถูกแบ่งระหว่างงานนั้น ๆ และไม่มีงานใดที่ทำได้เต็มที่ และระดับความเครียดก็เพิ่มสูงขึ้น

เมื่อเหนื่อยกับการทำหลายร้อยอย่างพร้อมกัน ในที่สุด Igor ก็ตัดสินใจวางแผนวันทำงานล่วงหน้าและเรียนรู้ที่จะมีสมาธิกับงานปัจจุบัน

วางแผนบล็อกวันโดยบล็อก

• ใช้เวลา 20 นาทีทุกวันในรายการสิ่งที่ต้องทำและจัดลำดับความสำคัญของงานในนั้น นี่เป็นเครื่องมือจัดการเวลาที่เก่าและเป็นที่รู้จัก แต่ใช้งานได้จริงและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน งานที่เข้ามา Igor บันทึกใน Evernote โดยจัดลำดับความสำคัญด้วยความช่วยเหลือของแท็ก: งานที่ต้องทำ "1-now", "2-soon", "3-later", "4-someday"
• ในตอนเช้า หลังอาหารกลางวัน และในตอนท้ายของวัน เขาใช้เวลา 15 นาทีในการทำงานกับอีเมล อีเมลยังจัดเรียงตามลำดับความสำคัญอีกด้วย จดหมายด่วนเช่นเดียวกับที่ตอบได้ใน 2 นาทีจะได้รับคำตอบทันที เราทำเครื่องหมายรายการสำคัญด้วยเครื่องหมายดอกจัน และคุณสามารถกลับไปหาผู้อื่นได้ในภายหลัง เวลาที่เหลือ แท็บเมลจะปิดและปิดการแจ้งเตือน
• อิกอร์จัดสรรช่วงเวลาแยกต่างหากสำหรับการรับสาย: 20 นาทีทุก 3 ชั่วโมง เมื่อปิดโทรศัพท์ ผู้โทรจะได้ยินเครื่องตอบรับซึ่งแจ้งให้คุณฝากข้อความเสียงไว้
• ข่าวและบทความที่น่าสนใจทั้งหมดที่พบในระหว่างวันถูกคั่นหน้าโดย Igor หลังจากทำงานหนักมา 1-1.5 ชั่วโมง คุณสามารถหยุดพักและกลับไปหาพวกเขาได้ แต่สำหรับบางไซต์ คุณต้องระวัง บน Facebook เดียวกัน ไม่มีค่าใช้จ่ายใดๆ ในการออกไปเที่ยวครึ่งวัน อิกอร์มีไซต์ดังกล่าวอยู่ในรายการ StayFocused หลังจากใช้งานไป 10 นาที ปลั๊กอินจะเตือนว่าจำเป็นต้องกลับไปทำงานและบล็อกหน้าดังกล่าว

ขจัดความฟุ้งซ่าน

• ลูกน้องของอิกอร์วิ่งไปหาเขาตลอดเวลาพร้อมกับคำถามและปัญหาของพวกเขา กระบวนการเปลี่ยนจากงานหนึ่งไปอีกงานหนึ่งต้องใช้เวลา แต่อิกอร์แค่หยิบและปิดประตูไม่ได้ ดังนั้นเขาจึงตั้ง "เวลาทำการของแผนกต้อนรับ" - เวลาที่เขาพร้อมสำหรับคำถาม ไม่แนะนำให้รบกวนในเวลาอื่น ยกเว้นเหตุสุดวิสัย
• อิกอร์เลิกนิสัยจัดการประชุมและการประชุมในสำนักงานของเขา เขาได้จัดสรรห้องเล็กๆ สำหรับห้องประชุม และตอนนี้ก็สามารถลุกขึ้นและออกไปได้หลังจากพูดคุยถึงหัวข้อที่เขาสนใจ แทนที่จะรอให้ผู้เข้าร่วมคนอื่นๆ แยกย้ายกันไป
• สำนักงานของอิกอร์ตั้งอยู่ด้านหลังชั้นการค้าของร้าน เขาถูกรายล้อมไปด้วยเสียงอึกทึกครึกโครม และเสียงถนนจากหน้าต่างตลอดเวลา เพื่อไม่ให้ฟุ้งซ่านจากสิ่งเหล่านี้ เขาได้ติดตั้งเว็บแอปพลิเคชัน ซึ่งเป็นเครื่องกำเนิดสัญญาณรบกวนสีขาวที่สร้างเสียงซ้ำซากจำเจที่ไม่สร้างความรำคาญที่ครอบงำทุกคน
• เมื่อมีงานเล็ก ๆ น้อย ๆ ที่ไม่ต้องการการมีส่วนร่วมของเพื่อนร่วมงาน (เช่น คุณต้องตรวจสอบรายงาน) Igor พยายามโอนไปยังร้านกาแฟที่ใกล้ที่สุด วิธีนี้ช่วยให้คุณตัดการเชื่อมต่อจากกิจวัตรในสำนักงานและทำงานในบรรยากาศที่ผ่อนคลายด้วยกาแฟสักแก้ว

หากคุณเช่น Igor ได้เข้าสู่การต่อสู้เพื่อเวลาของคุณเองอย่าคาดหวังว่าจะได้รับชัยชนะอย่างง่ายดาย นิสัยในการวางแผนและยึดติดกับแผนในชั่วข้ามคืนจะไม่เกิดขึ้น และคนรอบข้างคุณจะขัดขวางความสำเร็จของเป้าหมายในทุกวิถีทาง

ต้องการทราบว่าผู้นำที่ประสบความสำเร็จเพิ่มประสิทธิภาพเวิร์กโฟลว์ของพวกเขาได้อย่างไร ดูหลักสูตรและเรียนรู้วิธีดำเนินการประชุมอย่างรวดเร็ว มอบหมายงานประจำ และหาเวลาพักผ่อน

คุณและเพื่อนร่วมงานสามารถเรียนหลักสูตรนี้ได้ฟรี รับสิทธิ์เข้าถึงหลักสูตรสาธิต 14 วันสำหรับทั้งบริษัท

บทความที่คล้ายกัน