Нормирование представительских расходов носит обязательный характер и регламентируется НК РФ. Это необходимо для правильного расчета налоговой базы по налогу на прибыль. Если не соблюсти предельные величины включаемых в расчет издержек, величина налога на прибыль будет занижена. К представительскому виду затрат относятся расходы, связанные с организацией переговорного процесса с бизнес-партнерами (включая трансфер до места встречи сторон, завтраки и обеды, услуги переводчиков).

Расходы могут быть признаны в учете как составляющая представительских издержек, если обсуждение деловых вопросов носило официальный характер. Судебная практика показывает, что расширение указанного перечня затрат допускается. Такой вывод можно сделать на основании Постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 01.03.2007 г. № Ф04-9370/2006(30552-А81-27).

Минфин в своем Письме от 25.03.2010 г. № 03-03-06/1/176 обозначил, что в качестве представительских затрат можно признавать и расходы на продукты питания, на спиртные напитки, если это использовалось в процессе переговоров и было необходимо для получения экономической выгоды. В то же время, в Письме Минфина от 12.05.2010 г. № 03-03-06/1/327 по чаю, кофе и продуктам питания, предназначенным для регулярного угощения представителей контрагентов (экспедиторов и т.п.), введен запрет на отнесение их стоимости в состав представительских издержек. Обоснование – угощение клиентов не является формой деловых переговоров.

Нормы представительских расходов

Представительский тип затрат для целей налогообложения переносится на статью прочих издержек. В каждом налоговом периоде величина признаваемых представительских трат напрямую зависит от средств, выделенных на оплату труда персонала компании. Чем выше фонд оплаты труда, тем большую сумму представительских затрат можно зачесть при расчете налога на прибыль. Если в налоговом учете эти издержки должны причисляться к прочим тратам в пределах «плавающего» лимита, то в бухгалтерском учете они подлежат отражению полностью в составе расходов, связанных с обычными видами деятельности.

Представительские расходы нормируются в размере 4% от общих затрат, направленных на оплату труда в отчетном периоде (п. 2 ст. 264 НК РФ). Расчет по итогам года должен вестись накопительно. Если за один квартал не удалось учесть всю сумму произведенных затрат, то в следующем квартальном интервале можно включить остаток издержек (если позволяет лимит в новом квартале).

Самостоятельно устанавливать норму расходов субъекты хозяйствования не уполномочены, всем организациям необходимо придерживаться фиксированных 4%, привязанных к расходам, понесенным в связи с оплатой труда наемного персонала. Если компания совмещает ОСНО с ЕНВД, то при определении фонда оплаты труда надо ориентироваться только на ту часть зарплаты, которая относится на работников, реализующих свою трудовую функцию в сфере деятельности ОСНО.

Например, в 1 квартале 2018 года ООО «Звон» показало расходы по оплате труда в размере 879 058 рублей. В феврале 2018 года в конференц-зале были проведены переговоры между ООО «Звон» и ООО «Тенд» о подписании контракта на поставку оборудования. На организацию встречи было потрачено 44 580 рублей.

Представительские расходы нормируются с привязкой к зарплатным издержкам. Расчет лимита признания этих затрат в составе прочих на 1 квартал устанавливает предел в 35 162,32 рубля (879 058 х 4%). Бухгалтер может уменьшить налоговую базу по прибыли в 1 квартале за счет представительских издержек только в сумме 35 162,32 рублей. Остаток понесенных расходов 9 417,68 рублей (44 580 - 35 162,32) в налоговом учете 1 квартала не будет признан, но его можно зачесть при определении нормы представительских затрат за полугодие.

Л.А. Елина, экономист-бухгалтер

Представительские расходы: гуляем для дела

Упомянутые в статье Письма Минфина можно найти: раздел «Финансовые и кадровые консультации» системы КонсультантПлюс

Для поддержания сложившихся деловых связей, а также для установления новых нередко компании организовывают встречи с деловыми партнерами - будь то поставщики или клиенты. При учете расходов на такие встречи самое главное - правильное документальное оформление.

Рассматривать будем учет только при методе начисления.

Упрощенцы не могут учесть представительские расходы в целях налогообложения, так как в закрытом перечне расходов их нетПисьмо Минфина от 11.10.2004 № 03-03-02-04/1/22 .

Определяемся, какие расходы относятся к представительским

Для целей налогообложения к представительским относятся те расходы, которые связаны с официальным приемом и/или обслуживание мподп. 22 п. 1 , п. 2 ст. 264 НК РФ :

• физических лиц и представителей организаций, участвующих в переговорах в целях установления и/или поддержания взаимного сотрудничеств аПисьма Минфина от 03.06.2013 № 03-03-06/2/20149 , от 27.05.2009 № 03-03-06/1/351 ;
• участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа компании.

РАССКАЗЫВАЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ

С налоговой точки зрения будет безопаснее, если иногородние представители контрагентов сами оплатят свой проезд и проживание. Если же такие затраты оплатит приглашающая компания, налоговики наверняка не разрешат учесть их в качестве представительских расходов.

Под официальным приемом понимается завтрак, обед, ужин или иное аналогичное мероприятие.

А под обслуживанием подразумевается:

• доставка участников к месту проведения представительского мероприятия и обратно (однако нельзя учесть как представительские затраты на оплату авиационных и железнодорожных билетов и издержки, связанные с доставкой прибывших на мероприятие от вокзала до гостиницы, а также расходы по проживани юПисьмо ФНС от 18.04.2007 № 04-1-02/306@ );
• буфетное обслуживание во время переговоров. В Налоговом кодексе нет перечня продуктов и напитков, затраты на которые нельзя включать в состав представительских расходов. Поэтому расходы на алкогольные напитки, купленные для проведения официальных мероприятий, тоже можно учесть в составе представительских расходо вПисьмо Минфина от 25.03.2010 № 03-03-06/1/176 ; Постановление ФАС ПО от 15.01.2013 № А55-14189/2012 ;
• оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате организации, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Представительские расходы можно учесть даже в том случае, если по итогам встречи желаемый договор или контракт не будет подписан. Ведь Налоговый кодекс не ставит возможность признания представительских расходов в зависимость от результативности проведенного мероприяти яп. 2 ст. 264 НК РФ ; Постановления ФАС ЦО от 27.08.2009 № А48-2871/08-18 ; ФАС УО от 23.12.2008 № Ф09-8529/08-С2 .

Затраты, направленные на повышение лояльности клиентов, поставщиков или иных организаций и физических лиц, однако не подходящие строго под определение представительских расходов, данное в Налоговом кодексе, лучше представительскими в своем учете не называт ьПостановление ФАС МО от 23.05.2011 № КА-А40/4584-11 . Безопаснее учесть их как прочие расход ыподп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ . Такой подход не только предотвратит возможные разногласия с проверяющими, но и позволит учесть ваши обоснованные расходы без каких-либо ограничений в налоговом учете. К примеру, нельзя отнести к представительским расходам затраты на чай, кофе и сладости, которыми секретарь угощает клиентов, посещающих офисПисьмо Минфина от 12.05.2010 № 03-03-06/1/327 .

Иногда организации учитывают в составе представительских расходов затраты на проведение корпоративных праздников, к примеру Нового года, 8 Марта или 23 Февраля. Однако подобные расходы связаны с развлечением работников, поэтому их нельзя учесть при расчете налога на прибыль ни в качестве представительских, ни в качестве иных прочих расходо вп. 2 ст. 264 НК РФ ; Письмо Минфина от 11.09.2006 № 03-03-04/2/206 .

А вот если на развлекательное мероприятие были приглашены представители контрагентов и цель его проведения - улучшение деловых связей и поддержание сотрудничества, в суде можно будет настаивать, что расходы на проведение такого мероприятия представительски еПостановление ФАС УО от 19.01.2012 № Ф09-9140/11 . Но риск спора с инспекцией все же сохраняется.

Место встречи изменить можно

Место официального приема можно выбрать на свой вкус. Это может быть и ваш офис, и бизнес-центр, и ресторан или кафе. Но вы не должны давать проверяющим повода усомниться в том, что встреча была организована с деловыми целями. К примеру, у инспекторов могут возникнуть претензии к расходам на организацию встречи в театре, сауне, аквапарке, бильярдном клубе или боулинг-центре (особенно если в них нет ресторанного обслуживания).

Время проведения переговоров никак не влияет на налоговый учет представительских расходов. Переговоры можно проводить и в нерабочее время, и даже в выходные дни.

Составляем подтверждающие документы

В НК нет жесткого перечня документов, которыми подтверждаются представительские расходы. По мнению Минфина, подтвердить их помогу тПисьмо Минфина от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288 :

• первичные документы, подтверждающие стоимость приобретенных товаров и услуг, использованных для представительских мероприятий, в частности те, которые прилагаются к авансовому отчету, если работник расплачивался наличными (договоры, счета, накладные, акты, счета-фактуры, чеки ККТ, товарные чеки, другие платежные документы);
• отчет (утвержденный руководителем) о проведенном представительском мероприятии и расходах на него. Не лишним будет указать его результаты. Это может быть, к примеру, или подписание протокола о намерениях заключить договор в будущем, или просто установление доверительных деловых отношений.

Налоговая служба солидарна с Минфином и уточняет: можно составить любой документ, главное - чтобы из его содержания следовало, что конкретные документально подтвержденные затраты организации связаны с проведением представительских мероприяти йПисьмо ФНС от 08.05.2014 № ГД-4-3/8852 .

Ранее Минфин настаивал на том, что дополнительно нужны приказ руководителя о проведении представительского мероприятия и смета представительских расходо вПисьма Минфина от 22.03.2010 № 03-03-06/4/26 , от 13.11.2007 № 03-03-06/1/807 . Однако в рамках совершенствования налогового администрирования количество документов, подтверждающих представительские расходы, сокращен оп. 10 разд. IV Плана, утв. Распоряжением Правительства от 10.02.2014 № 162-р .

Привычнее все же составлять отчет. Форма его произвольная. Предлагаем вам образец такого отчета.

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ООО «Красная смородинка»

Отчет о проведении официального приема представителей ООО «Любимые сады»

Официальный прием представителей ООО «Любимые сады» состоялся 21 апреля 2014 г. Место проведения переговоров - г. Москва, Ленинский проспект, д. 38, банкетный зал ресторана «Спутник».

На приеме присутствовали:
- представители ООО «Любимые сады» - 7 человек, в том числе генеральный директор Ю.И. Велебужский;
- представители ООО «Красная смородинка» - 8 человек, в том числе генеральный директор Е.В. Слейман.Нет необходимости перечислять тех, кто присутствовал на официальном банкете. Подобных требований в НК нет. Но в отчете об официальном банкете не лишним будет указать количество присутствовавших представителей контрагентов и потенциальных клиентов

По итогам официального приема подписан контракт на поставку новой продукции - сока «Юбилейный». Также заключено дополнительное соглашение к действующему договору № 1168/2013 о поставках продукции.

Общая сумма расходов на проведение представительского мероприятия составила 47 000 руб., в том числе:
- на аренду банкетного зала - 10 000 руб.;
- на покупку еды и напитков - 37 000 руб.

Копия кассового чека за ресторанное обслуживание прилагается.Если расходы на проведение представительского мероприятия были оплачены наличными деньгами, оригиналы документов, подтверждающих такую оплату (чек ККТ, бланк строгой отчетности), должны быть приложены к авансовому отчету работника, оплачивавшего наличными затраты на мероприятие

Налоговый учет: норматив для прибыли и НДС

Налоговый учет представительских расходов состоит из трех этапов.

ЭТАП 1. Считаем представительские расходы текущего месяца (квартала).

Дата признания представительских расходов определяется:

• <если> мероприятие оплачивалось в безналичном порядке - то как дата утверждения отчета о представительском мероприяти ип. 1 ст. 272 НК РФ ;
• <если> представительские расходы были оплачены работником наличными - то как наиболее поздняя из двух датп. 1 , подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ :

• <или> дата утверждения отчета о проведенном мероприятии;
• <или> дата утверждения руководителем авансового отчета.

ЭТАП 2. Выясняем, какую часть представительских расходов можно учесть в текущем периоде исходя из норматива - 4% от начисленных расходов на оплату труда (перечисленных в ст. 255 НК РФ) за текущий отчетный/налоговый перио дп. 2 ст. 264 , п. 4 ст. 272 НК РФ .

Учтите, что и сумму представительских расходов, и сумму расходов на оплату труда при нормировании нужно определять нарастающим итогом с начала го дап. 7 ст. 274 , ст. 315 НК РФ . И если какая-то часть представительских расходов не будет учтена в одном квартале, с большой долей вероятности она может быть (хотя бы частично) учтена в следующем квартале того же календарного года.

ЭТАП 3. Принимаем к вычету НДС по представительским расходам, учтенным в пределах норматива в качестве расходов текущего периода.

Если по всем представительским расходам продавцами был предъявлен входной НДС, то формула для расчета части налога, который можно предъявить к вычету, такая (отметим, что все суммы берутся нарастающим итогом с начала года).

Но такое бывает довольно редко. И если по каким-либо затратам продавцами был предъявлен входной НДС, а по другим - входного налога не было, то выгоднее пойти по иному пути. Исходите из того, что при расчете налога на прибыль в пределах норматива вы учитываете прежде всего те расходы, которые сопровождаются входным НДС. НК такой подход не запрещает. Главное, чтобы предъявляемый к вычету налог относился к расходам, принимаемым при исчислении налога на прибыл ьп. 7 ст. 171 НК РФ .

Если сумма представительских расходов в пределах норматива больше суммы расходов, по которым продавцом предъявлен входной НДС, то к вычету можно принять весь входной НДС по представительским расходам.

В иной ситуации для расчета суммы, предъявляемой к вычету, потребуется расчет. Приведем пример, подходящий в большинстве случаев. Опять же все суммы в нем считаются нарастающим итогом с начала года.

Поскольку представительские расходы надо нормировать нарастающим итогом с начала года, то может получиться, что НДС по таким расходам вы сможете принять к вычету частично в одном квартале, а частично - в другом (когда расходы перестанут быть сверхнормативными в целях налогообложения прибыли). В частности, из-за того, что в течение года фонд оплаты труда увеличивается и появляется возможность учесть в «прибыльных» расходах дополнительную сумму нормируемых затра тПисьмо Минфина от 06.11.2009 № 03-07-11/285 .

Внимание

НДС по сверхнормативным представительским расходам нельзя ни принять к вычету, ни учесть в налоговых расходах.

Если же по итогам года часть входного НДС по представительским расходам, которые не укладываются в «прибыльный» норматив, осталась не заявленной к вычету, то в налоговом учете такую сумму НДС нельзя учесть как самостоятельный расхо дп. 1 ст. 170 , ст. 270 НК РФ .

Для нормирования представительских расходов и подсчета принимаемого к вычету НДС лучше создать налоговый регистр-расчет. Он может быть, к примеру, таким.

ООО «Красная смородинка»
форма утв. Приказом от 20.12.2013 № 25

Регистр-расчет представительских расходов
за 20 14 годФорма предлагаемого регистра предусматривает нормирование представительских расходов в течение всего года. Однако ее надо заполнять по итогам каждого квартала тем плательщикам налога на прибыль, у кого отчетные периоды - квартал, полугодие и 9 месяцев.
Если же отчетные периоды - месяц, 2 месяца и так далее, граф в регистре-расчете должно быть больше (суммы нормируемых представительских расходов надо считать на конец каждого отчетного периода и на конец года)ст. 285 НК РФ

№ строки	Показатель	Сумма, руб.
		I квартал	Полугодие	9 месяцев	Год
1	Сумма расходов за последний квартал текущего отчетного/налогового периода	240 000	90 000	30 000
1а	В том числе сумма расходов, по которым продавцом предъявлен НДС	160 000	40 000	10 000
2	Сумма расходов за отчетный/налоговый период, рассчитанная нарастающим итогом с начала года (стр. 1 + стр. 2 за предыдущий отчетный период)	240 000	330 000	360 000
2а	В том числе сумма расходов, по которым продавцом предъявлен входной НДС (стр. 1а + стр. 2а за предыдущий отчетный период)	160 000	200 000	210 000
3	Сумма входного НДС, относящегося к представительским расходам последнего квартала текущего отчетного/налогового периода	28 800	7 200	1 000
4	Сумма входного НДС, относящегося к представительским расходам текущего года (стр. 3 + стр. 4 за предыдущий отчетный период)	28 800	36 000	37 000
5	Сумма расходов на оплату труда, рассчитанная нарастающим итогом с начала года	3 000 000	3 900 000	6 000 000
6	Норматив представительских расходов - предельная величина, принимаемая для целей налогообложения (стр. 5 х 4%)	120 000	156 000	240 000
7	Сумма расходов за отчетный период, принимаемая для целей налогообложения (меньшее значение из показателей, отраженных в стр. 6 и в стр. 2)Суммы представительских расходов участвуют при расчете показателя строки 040 «Косвенные расходы - всего» приложения № 2 к листу 02 декларации по налогу на прибыль за соответствующий отчетный/налоговый период	120 000	156 000	240 000
8	Сумма расходов, принимаемая для целей налогообложения в последнем квартале (стр. 7 – стр. 7 за предыдущий отчетный период текущего года)	120 000	36 000	84 000
9	Сумма входного НДС, принимаемого к вычету с начала года: <если> стр. 2а ≤ стр. 7, то стр. 4; <если> стр. 2а > стр. 7, то стр. 4 х стр. 7 / стр. 2а	21 600	28 080	37 000
9а	Сумма входного НДС, принимаемого к вычету в последнем квартале (стр. 9 – стр. 9 за предыдущий отчетный период)	21 600	6 480	8 920

Лицо, ответственное за составление регистра, п. 20 ПБУ 10/99 . Они отражаются на счете 44 «Расходы на продажу» или на счете 26 «Общехозяйственные расходы»:

• <или> на дату утверждения авансового отчета - если работник отчитался о потраченных наличных деньгах после проведения представительского мероприятия;
• <или> на дату завершения мероприятия и утверждения отчета по нему - если работник отчитался о расходах до этой даты.

РАССКАЗЫВАЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ

Встречу с контрагентами лучше не организовывать в театрах, саунах и различных увеселительных заведениях, в которых нет ресторанного обслуживания. Проверяющие сочтут расходы на такую встречу необоснованными и не разрешат учитывать их при расчете налога на прибыль.

В ситуации, когда организация применяет в бухгалтерском учете ПБУ 18/02 и часть представительских расходов будет превышать налоговый норматив, придется начислить отложенный налоговый актив (дебет счета 09 «Отложенные налоговые активы» – кредит счета 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»). Если в следующих кварталах того же календарного года появится возможность признать в налоговом учете дополнительную часть расходов, которые ранее были сверхнормативными, то отложенный налоговый актив надо будет уменьшить обратной проводкой.

Если же на конец года останется часть расходов, которые в налоговом учете признать нельзя, с ней можно поступить так:

• <или> погасить остаток ОНА проводкой по дебету счета 68 и кредиту счета 09 и на ту же сумму начислить постоянное налоговое обязательство по дебету счета 99 «Прибыли и убытки» (субсчет «Постоянное налоговое обязательство») в корреспонденции с кредитом счета 68п. 7 ПБУ 18/02 ;
• <или> списать остаток ОНА на счет 99 «Прибыли и убытки» (как при выбытии актива/обязательства, по которому оно было начислено в связи с тем, что списываемая сумма не повлияет на налогооблагаемую прибыль как текущего, так и последующих отчетных периодо в)п. 17 ПБУ 18/02 . Этот способ проще, но он не совсем верный (поскольку как такового выбытия актива/обязательства не происходит). Однако итоговая сумма налога на прибыль по данным бухучета будет такой же, как и при предыдущем варианте проводок.

При списании в конце года на расходы суммы НДС, относящегося к сверхнормативным представительским расходам, надо отразить постоянное налоговое обязательство по дебету счета 99 и кредиту счета 68 (субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»)п. 7 ПБУ 18/02 .

Если встречи руководства с представителями контрагентов не будут оформлены как официальные представительские мероприятия, инспекторы наверняка расценят их как личные встречи директора. А возмещение затрат на такие личные встречи не учитывается как представительские расход ыПисьма Минфина от 16.11.2009 № 03-03-06/1/759 , от 01.11.2010 № 03-03-06/1/675 . Кроме того, возмещение руководителю его личных расходов должно рассматриваться как выплата ему дохо даст. 209 НК РФ . А значит, с этой суммы организация должна исчислить НДФЛ (его надо удержать с других выплачиваемых доходов) и начислить страховые взносы.

Практически каждая крупная современная компания сталкивается с такими затратами, как представительские расходы. Они обычно возникают в результате взаимодействия с различными партнерами предприятия.

Представительские расходы – это затраты, которые осуществляются предприятиями в результате проведения всевозможных официальных мероприятий, раутов, приемов и в процессе обслуживания работников других компаний. Также к этим расходам относятся затраты, которые компания несет в процессе проведения собрания владельцев организации.

Что конкретно можно отнести к представительским расходам?

К ним можно отнести следующие виды затрат:

• Расходы, связанные с осуществлением официального приема, к которому можно отнести обед, завтрак или ужин, причем они относятся не только к приглашенным лицам, но и к лицам, которые относятся к проводящей прием организации;
• Затраты, связанные с перевозкой официальных и важных гостей;
• Затраты, относящиеся к буфетному обслуживанию различных официальных мероприятий;
• Расходы, связанные с оплатой услуг переводчиков, если их нет в штате компании.

К представительским расходам нельзя относить затраты, которые были направлены на проведение различных развлекательных мероприятий или же для профилактики заболеваний и лечения сотрудников фирмы или других лиц. Эти затраты невозможно отнести для учета в целях налогообложения.

Оформление расходов

Многие бухгалтеры интересуются: как оформить представительские расходы правильно и грамотно? Для этого необходимо пройти несколько этапов, на каждом из которых выполняется определенная работа:

1. Изначально происходит оформление общих распорядительных официальных бумаг компании. В них фиксируется порядок, время и место проведения различных официальных мероприятий. Именно эти документы определяют всевозможные организационные вопросы и регламенты. На этом этапе нужно учесть, какие мероприятия планируются проводиться в ближайшем будущем, сколько гостей на них будет присутствовать, и какие расходы должна будет понести фирма.

Каждая крупная организация, как правило, имеет специальный локальный нормативный акт, в котором прописывается порядок подготовки к этим мероприятиям и специфика их проведения. Здесь же содержится информация об особенностях перевозки гостей и найма переводчиков для них. Данные документы могут относиться к документации общего порядка или индивидуального.

2. На втором этапе оформления представительских расходов происходит разработка официальных документов, которые относятся к определенному и запланированному в будущем мероприятию. Здесь нужно учитывать массу важных моментов. Важно, чтобы событие в обязательном порядке было строго официальным, а расходы были целевыми. Самой главной целью этих затрат может быть установление сотрудничества с другими фирмами или его поддержание.

В качестве подтверждения выступает большое количество документов, к которым можно отнести приказы и записки, акты и другая документация. Они составляются непосредственно самой компанией и во время их разработки нужно учитывать важные и общепринятые правила и нормы. Также во время проведения самого предприятия нужно вести протокол данной встречи, а по ее итогам составлять грамотный и детальный отчет.

3. На третьем этапе происходит оформление документации, которая является подтверждением расходов денежных средств на проведенное событие. Независимо от специфики мероприятия подтверждение происходит одинаковым образом во всех случаях. Обычно в качестве этих документов выступают первичные документы, которые представляют собой подтверждения платежей. Здесь также можно использовать авансовые отчеты, которые содержат документы, составленные ответственным лицом компании, занимающимся платежами.

Представительские расходы – это строго нормированные затраты. Поэтому во время организации каких-либо официальных приемов и событий, нужно учитывать этот момент. Представительские расходы нормируются в размере, равном 4% от затрат, связанных с оплатой труда за тот налоговый период, в котором производились расходы.

Если их сумма превышает норму, то оставшаяся часть не может быть принята в целях налогообложения, поэтому ее нужно покрывать за счет получаемой в этом налоговом периоде прибыли. Важно учитывать, что нужно учитывать не те расходы, которые представляют собой заработную плату работников, а те, которые связаны с оплатой труда. Поэтому сюда относятся всевозможные начисления работникам, надбавки, компенсации, премии, поощрительные начисления, а также затраты, направленные на содержание работников.

Поскольку нормы представительских расходов слишком низки, то многие компании пытаются снизить их различными способами.

Похожие статьи
	Пожарная безопасность должна соблюдаться в абсолютно любом сооружении, поскольку только так можно обеспечить качественную и постоянную защиту имущества и людей...
	Любой работодатель должен выдавать работникам трудовые книжки, а чтобы вести учет трудовых книжек, существует специальная книга, которая должна быть выполнена...
	Довольно популярным способом оплаты является установление определенной ставки за один час отработанного времени. Однако это предполагает вести учет рабочего времени...

Автокредитование

Законодательство

Бизнес-идеи

• 

  Содержание Срочное изготовление печатей и штампов Кто будет выступать в качестве покупателей Где открывать бизнес Оборудование для ведения бизнеса Существует много разновидностей бизнеса, которые могут быть начаты людьми, обладающими предпринимательскими способностями. Причем каждый вариант обладает своими уникальными особенностями и параметрами. Срочное изготовление печатей и штампов Бизнес-идея изготовления печатей и штампов считается достаточно привлекательной в плане..

• 

  Содержание Бизнес-идея по изготовлению открыток Как открыть бизнес, основанный на создании открыток на заказ Сотрудники Помещение Как продавать созданные открытки Многие люди, обладающие определенными предпринимательскими способностями, задумываются об открытии собственного бизнеса, а при этом оценивают и рассматривают большое количество различных вариантов для открытия. Довольно интересной считается бизнес-идея изготовления открыток, поскольку открытки являются такие элементы, спрос..

• 
• 

  Содержание Выбор помещения для тренажерного зала Что нужно для того, чтобы открыть тренажерный зал? Тренажерный зал становится все более популярным в современном мире, поскольку все больше людей задумываются о том, чтобы вести здоровый образ жизни, предполагающий правильное питание и занятия спортом. Поэтому открыть тренажерный зал может любой бизнесмен, однако для получения хороших доходов необходимо продумать..

• 

  Содержание Место расположения магазина Ассортимент товаров Продавцы Бижутерия является обязательным предметом гардероба каждой женщины, которая следит за собой и старается выглядеть привлекательно и ярко. Поэтому открыть свой магазин бижутерии хочет практически каждый предприниматель, который осознает возможность получения хороших прибылей. Для этого необходимо изучить все имеющиеся перспективы, составить бизнес-план и спрогнозировать возможный доход, чтобы решит, будет..

Деятельность любой организации не обходится без расходов, которые связаны с официальными приемами представителей других фирм. Особенно это касается тех компаний, которые динамично развиваются и стремятся поддерживать и расширять круг своих партнеров.

При исчислении налога на прибыль организаций подобные затраты учитываются в качестве представительских расходов.

21.1. ЧТО ТАКОЕ ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИЕ РАСХОДЫ

Из положений пп. 22 п. 1 и п. 2 ст. 264 НК РФ следует, что представительские расходы – это расходы, которые связаны с официальным приемом и (или) обслуживанием следующих лиц:

– представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества;

– участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика.

Обратите внимание на то, что в Налоговом кодексе РФ прямо указано, что место проведения представительских мероприятий значения не имеет.

В свою очередь, под официальным приемом понимается завтрак, обед или иное аналогичное мероприятие для представителей других организаций (участников, прибывших на заседание руководящего органа компании), а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах.

А под обслуживанием подразумевается:

– транспортное обеспечение доставки участников к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;

– буфетное обслуживание во время переговоров;

– оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

При оценке понесенных затрат имейте в виду, что к представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний (абз. 2 п. 2 ст. 264 НК РФ). Так, например, затраты на выступление приглашенных артистов, прогулки на теплоходе, фуршет не учитываются в составе представительских расходов и не уменьшают налогооблагаемую базу (Письмо Минфина России от 01.12.2011 N 03-03-06/1/796).

Как видим, законодатель попытался конкретизировать список затрат, которые можно включить в состав представительских расходов.

В то же время сами по себе понятия “прием” и “обслуживание” являются достаточно широкими. Этим объясняется тот факт, что на практике организации нередко испытывают трудности при решении вопроса о том, являются те или иные затраты представительскими расходами или нет.

21.1.1. РАСХОДЫ – ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИЕ, ЕСЛИ ПРИЕМ ОФИЦИАЛЬНЫЙ

Прежде всего обратим ваше внимание на то, что в п. 2 ст. 264 НК РФ речь идет только об официальном приеме. Следовательно, если встреча представителей двух организаций носит не официальный, а личный характер, то возникающие в связи с такой встречей затраты нельзя отнести к представительским расходам.

Так, например, в Письме Минфина России от 16.11.2009 N 03-03-06/1/759 чиновники разъяснили следующее. Расходы по проведению неофициальной встречи в ресторане с потенциальными партнерами, организованной сотрудником организации, находящимся в командировке в городе проживания указанных партнеров, не признаются представительскими расходами и не учитываются в целях налогообложения прибыли. Аналогичная позиция высказана и в Письме УФНС России по г. Москве от 23.12.2005 N 20-12/97007.

Отметим, что об официальном характере приема могут свидетельствовать, например, такие документы, как:

– приказ руководителя организации о проведении представительского мероприятия (а если официальный прием планируется провести в ходе командировки сотрудника – то служебное задание соответствующего содержания (форма N Т-10а, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1));

– план представительского мероприятия, утвержденный руководством компании;

– смета расходов на проведение представительского мероприятия.

Примечание

Подробнее о документах, с помощью которых организация может подтвердить представительские расходы, см. в разд. 21.3 “Подтверждаем представительские расходы”.

Не стоит забывать также о том, что в качестве участников переговоров, помимо официальных лиц организации-налогоплательщика, закон рассматривает только представителей других организаций.

Получается, что если организация сотрудничает с индивидуальными предпринимателями или оказывает услуги физическим лицам, не имеющим такого статуса, то основания для признания соответствующих затрат представительскими расходами отсутствуют.

В то же время Минфин России указал, что затраты на проведение переговоров с клиентами – физическими лицами можно отнести к представительским расходам (Письма от 03.06.2013 N 03-03-06/2/20149, от 27.05.2009 N 03-03-06/1/351, от 27.03.2009 N 03-03-06/2/64).

Однако ранее чиновники указывали, что в Налоговом кодексе РФ не предусмотрена возможность включать в расходы затраты на прием и обслуживание физических лиц. Так, в Письме от 24.11.2005 N 03-03-04/2/119 Минфин России разъяснил одну из таких ситуаций, когда физическому лицу – клиенту организации (в упомянутом Письме фигурирует банк) предлагаются прохладительные напитки, чай, кофе, печенье и т.д. На вопрос о том, являются ли затраты на приобретение соответствующей продукции представительскими расходами, финансовое ведомство ответило отрицательно и указало, что такие затраты не уменьшают налогооблагаемую прибыль.

Обратите внимание!

Чиновники не признают представительскими расходы на приобретение чая, кофе, печенья и конфет, которые предлагаются представителям контрагента (курьерам, экспедиторам), ожидающим документы (Письмо Минфина России от 12.05.2010 N 03-03-06/1/327). Отметим, что в указанном Письме финансовое ведомство прямо не называет подобные затраты экономически неоправданными. Однако полагаем, что признание их для целей налога на прибыль (например, в составе внереализационных расходов) может вызвать претензии со стороны налоговых органов.

По нашему мнению, если затраты организации на официальный прием и (или) обслуживание физических лиц, в том числе индивидуальных предпринимателей, направлены на получение дохода, экономически оправданны, документально подтверждены и, таким образом, соответствуют требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ, то их можно учитывать в целях налогообложения на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.

21.1.2. РАСХОДЫ НА ПРОЕЗД И ПРОЖИВАНИЕ ПРЕДСТАВИТЕЛЕЙ ДРУГИХ ОРГАНИЗАЦИЙ

Один из самых распространенных поводов для спора между организациями и налоговыми органами – это вопрос о порядке учета затрат на оплату проезда и проживания в гостиницах лиц, приглашенных для участия в представительских мероприятиях.

Здесь сложности связаны с тем, что обычно подобного рода затраты признаются в качестве командировочных расходов у отправляющей стороны. Однако в случае переговоров их инициатором является, как правило, принимающая сторона. Поэтому логично предположить, что именно она должна нести бремя этих расходов.

Примечание

Подробнее о порядке учета в целях налогообложения командировочных расходов читайте в гл. 24 “Расходы на командировки”.

По мнению контролирующих органов, если переговоры длятся несколько дней, то расходы принимающей стороны по оплате проживания прибывших лиц не являются представительскими (Письма Минфина России от 01.12.2011 N 03-03-06/1/796, от 16.04.2007 N 03-03-06/1/235, УФНС России по г. Москве от 06.12.2007 N 21-11/116748, от 12.04.2007 N 20-12/034115). А расходы на завтраки, обеды, ужины, не носящие официального характера, должны оплачиваться представителями делегаций, прибывших на переговоры, за счет суточных, выплачиваемых при командировании сотрудников, либо за счет собственных средств (Письмо Минфина России от 05.04.2005 N 03-03-01-04/1/157).

Налоговые органы разъясняют также, что расходы на оплату авиационных и железнодорожных билетов по пути следования из иностранного государства до границы РФ и непосредственно по территории РФ, а также стоимость визы не относятся к представительским расходам российской организации (Письма УФНС России по г. Москве от 06.12.2007 N 21-11/116748, от 11.11.2004 N 26-12/73173).

Однако арбитражные суды в этом вопросе не столь категоричны. Так, некоторые суды допускают учет затрат на проживание и проезд представителей организаций, участвующих в переговорах, в составе представительских расходов, поскольку они относятся к “обслуживанию представителей”.

Другие же суды указывают, что такие затраты можно учесть на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ. Как следствие, в этом случае налогоплательщик не должен нормировать расходы.

Правоприменительную практику по вопросу о том, можно ли учесть расходы на визовую поддержку, оплату проезда и проживания деловых партнеров, прибывших на официальную встречу, см. в Энциклопедии спорных ситуаций по налогу на прибыль.

Как видим, в случае возникновения спора с налоговой инспекцией, связанного с включением в состав представительских расходов стоимости билетов и проживания в гостинице партнеров по переговорам, налогоплательщик имеет шансы доказать правомерность своих действий в суде.

С нашей точки зрения, в таком случае организации целесообразно иметь в наличии документы, из которых бы усматривалась договоренность участников переговоров о распределении затрат. В частности, принимающая сторона может написать контрагенту гарантийное письмо о том, что берет бремя соответствующих расходов на себя. Такое письмо будет свидетельствовать о том, что возможность учета данных расходов одновременно каждой из сторон (отправляющей стороной – в качестве командировочных, а принимающей стороной – в качестве представительских) сведена к минимуму.

21.1.3. МЕСТО И ВРЕМЯ ПРОВЕДЕНИЯ ПЕРЕГОВОРОВ

Нередко представительские расходы организации привлекают внимание налоговых органов из-за места проведения соответствующих мероприятий. Это связано со следующим. С одной стороны, в Налоговом кодексе РФ закреплено, что место проведения представительских мероприятий значения не имеет. Но в то же время предусмотрено ограничение, согласно которому расходы на организацию развлечений и отдыха не являются представительскими.

Арбитражные суды в спорах подобного рода нередко встают на сторону налогоплательщиков.

Суть одного из таких дел, которое было рассмотрено ФАС Московского округа в Постановлении от 12.09.2005, 05.09.2005 N КА-А40/8426-05, заключается в следующем. Организация включила в состав представительских расходов стоимость посещения представителями организаций-партнеров ресторанов, кафе, пивных баров. Проведение приемов в ресторанах, кафе и т.д. налогоплательщик объяснял отсутствием реальной возможности проводить официальные мероприятия в занимаемом обществом помещении.

Налоговый орган посчитал, что такие расходы не должны учитываться при исчислении налога на прибыль.

Однако арбитражный суд пришел к выводу о том, что данные расходы являются представительскими. Они признаны в пределах нормативов, предусмотрены сметой и подтверждены соответствующими первичными документами. В решении, принятом в пользу организации, суд особо подчеркнул, что налоговый орган не представил доказательств того, что спорные расходы связаны с организацией развлечений и отдыха.

А вот еще один интересный спор, который был разрешен арбитражным судом. По мнению налогового органа, организация неправомерно учла в составе представительских расходов затраты по организации поездки представителей контрагента к месту проведения переговоров – на остров Соловки.

Налоговый орган полагал, что остров Соловки – это место туризма, поэтому соответствующие транспортные расходы относятся к расходам на организацию развлечений и отдыха и в целях налогообложения не учитываются.

Однако суд установил, что переговоры были проведены в рабочие дни и по их результатам заключен договор поставки. Доказательств того, что спорные расходы связаны с организацией развлечений и отдыха, налоговый орган не представил. Учитывая эти обстоятельства, а также заявление организации об отсутствии у нее помещений, пригодных для приема делегаций потенциальных контрагентов, ведения переговоров и заключения сделок, которое не было опровергнуто налоговым органом, суд принял решение в пользу налогоплательщика (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 07.06.2004 N А05-14160/03-13).

Организация может арендовать помещение для проведения деловой встречи. В этом случае арендная плата также относится к представительским расходам (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 19.06.2008 N А13-7506/2006-28).

Представительскими расходами арбитражные суды признают и такие затраты, связанные с официальным приемом деловых партнеров, которые понесены во время командировок сотрудников организации (см., например, Постановление ФАС Центрального округа от 27.08.2009 N А48-2871/08-18). В Письмах от 01.11.2010 N 03-03-06/1/675, от 16.11.2009 N 03-03-06/1/759 такое же мнение высказали и чиновники Минфина России.

Тем не менее иногда арбитражные суды принимают решения и в пользу налоговых органов. Вот один из таких примеров. Для проведения переговоров с контрагентами организация арендовала банкетный зал, в котором находились боулинговые дорожки. Одним из условий аренды данного банкетного зала являлась аренда боулинговых дорожек. Плату за аренду боулинговых дорожек организация включила в состав представительских расходов. Несмотря на утверждение налогоплательщика о том, что спорные затраты организация понесла вынужденно, арбитражный суд согласился с доводами налоговой инспекции о том, что расходы по аренде боулинговых дорожек относятся к расходам на организацию развлечений и поэтому не являются представительскими расходами (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 27.10.2005 N А56-3124/2005).

Относительно времени проведения представительского мероприятия отметим следующее.

На наш взгляд, такое время не обязательно должно быть рабочим. Ведь каких-либо ограничений по этому поводу Налоговый кодекс РФ не устанавливает. А это значит, что при соблюдении прочих условий понятию официального приема соответствует и ужин, который организован для представителей других организаций во внерабочее время (по этому поводу см. также Письмо УФНС России по г. Москве от 23.12.2005 N 20-12/95338).

21.1.4. РАСХОДЫ НА ОФОРМЛЕНИЕ ПОМЕЩЕНИЙ, СУВЕНИРЫ И СПИРТНЫЕ НАПИТКИ

Зачастую организации, которые устраивают официальный прием, несут расходы по оформлению помещений для проведения встречи, вручают прибывшим гостям сувениры или подарки. Однако не всегда такие затраты налоговики считают обоснованными.

Так, по мнению налоговых органов, расходы на приобретение цветов с целью оформления помещений организации для проведения официального приема не являются экономически оправданными и не учитываются для целей налогообложения прибыли (см., например, Письмо УМНС России по г. Москве от 22.01.2004 N 26-08/4777).

У арбитражных судов нет единого подхода по данному вопросу. Так, некоторые арбитры считают, что перечень представительских расходов не является закрытым, поэтому затраты на покупку букетов и цветочных композиций можно учесть в расходах. По мнению других судей, такие расходы являются необоснованными и в целях налога на прибыль учитываться не должны.

Отметим также, что имеются решения, которые признают правомерным отнести к представительским расходам затраты на приобретение цветов для представителей других организаций.

Примечание

Минфин России в Письме от 25.03.2010 N 03-03-06/1/176 пришел к выводу, что затраты на оформление зала не относятся к представительским расходам. Но при этом финансовое ведомство не указало, что такие затраты нельзя принять в уменьшение прибыли. Поэтому полагаем, что затраты на оформление зала все же можно учесть при условии их экономической оправданности и документального подтверждения. Ведь перечень внереализационных расходов носит открытый характер (пп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ), а в ст. 270 НК РФ эти расходы не поименованы.

Правоприменительную практику по вопросу о том, можно ли учесть расходы на украшение помещений для проведения официального приема и приобретение цветов для представителей контрагентов, см. в Энциклопедии спорных ситуаций по налогу на прибыль.

В ходе переговоров их участники могут обмениваться различными сувенирами, на которые нанесена символика организации (ручками, блокнотами, календарями, зажигалками и т.д.). Как разъяснено в Письмах МНС России от 16.08.2004 N 02-5-10/51, УФНС России по г. Москве от 30.04.2008 N 20-12/041966.2, стоимость такой продукции в силу определенности круга лиц, ее получающих, не может быть признана в качестве рекламных расходов. Но при этом соответствующую сумму можно учесть в составе представительских расходов. А вот включить подобные затраты в представительские расходы, по мнению Минфина России, нельзя, поскольку они не поименованы в п. 2 ст. 264 НК РФ (Письмо от 16.08.2006 N 03-03-04/4/136).

Примечание

Подробнее о порядке учета расходов на рекламу читайте в гл. 23 “Расходы на рекламу”.

Отдельно остановимся на приобретении спиртных напитков при проведении переговоров. Минфин России считает, что такие затраты включаются в состав представительских расходов (Письма от 25.03.2010 N 03-03-06/1/176, от 16.08.2006 N 03-03-04/4/136).

Ранее контролирующие органы дополнительно указывали, что расходы на спиртные напитки учитываются, если они произведены в размерах, предусмотренных обычаями делового оборота (Письма Минфина России от 09.06.2004 N 03-02-05/1/49, от 19.11.2004 N 03-03-01-04/2/30, УМНС России по г. Москве от 27.09.2004 N 26-12/62972).

Поддерживают налогоплательщиков и арбитражные суды.

Правоприменительную практику по вопросу о том, можно ли учесть расходы на приобретение алкогольных напитков для организации официального приема, см. в Энциклопедии спорных ситуаций по налогу на прибыль.

21.2. ПОРЯДОК ПРИЗНАНИЯ ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИХ РАСХОДОВ

В налоговом учете представительские расходы включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании пп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ.

При этом абз. 3 п. 2 ст. 264 НК РФ предусмотрено, что представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

Таким образом, для целей налогообложения прибыли представительские расходы являются нормируемыми.

Стоимость проведения представительского мероприятия организация может оплачивать как непосредственно со своего расчетного счета, так и через подотчетное лицо, которому соответствующие денежные средства выданы под отчет.

Если имеет место безналичный расчет, то порядок признания представительских расходов зависит от того, какой метод определения доходов и расходов использует организация.

Так, при применении метода начисления расходы, принимаемые для целей налогообложения, признаются таковыми в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и (или) иной формы их оплаты (п. 1 ст. 272 НК РФ).

При применении кассового метода затраты признаются расходами после их фактической оплаты (п. 3 ст. 273 НК РФ).

Если оплата производится подотчетным лицом, то при применении метода начисления датой осуществления представительских расходов признается дата утверждения авансового отчета. Об этом говорится в пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ.

Каких-либо особенностей признания представительских расходов при кассовом методе Налоговый кодекс РФ не устанавливает. На наш взгляд, представительские расходы, которые понесены организацией, применяющей кассовый метод, через подотчетное лицо, также следует признавать на день утверждения авансового отчета.

Напомним, что форму этого первичного учетного документа организация разрабатывает самостоятельно (ст. 9 Закона N 402-ФЗ), однако можно использовать и унифицированную форму N АО-1, которая утверждена Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55, закрепив соответствующие положения в учетной политике.

В бухгалтерском учете представительские расходы признаются расходами по обычным видам деятельности как коммерческие расходы (п. п. 5, 7 Положения по бухгалтерскому учету “Расходы организации” ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н).

В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, такие расходы отражаются по дебету счета 44 “Расходы на продажу”. Они не нормируются и могут включаться в затраты полностью в том отчетном периоде, к которому они относятся, если это предусмотрено учетной политикой организации (п. п. 9, 20 ПБУ 10/99).

21.2.1. РАССЧИТЫВАЕМ ПРЕДЕЛЬНЫЙ РАЗМЕР ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИХ РАСХОДОВ

Выше мы уже выяснили, что сумма представительских расходов, которую вы можете признать в целях налогообложения прибыли по итогам отчетного (налогового) периода, не должна превышать 4% от суммы расходов на оплату труда за этот же отчетный (налоговый) период (абз. 3 п. 2 ст. 264 НК РФ).

Обратите внимание!

Организация может совмещать общую систему налогообложения и ЕНВД. В этом случае, чтобы посчитать предельный размер представительских расходов, из фонда оплаты труда нужно вычесть зарплату работников, занятых в деятельности, облагаемой ЕНВД. И применять 4% только к сумме оплаты труда остальных работников.

Это вызвано тем, что расходы, которые относятся к специальным налоговым режимам, в частности к ЕНВД, не учитываются в налоговой базе по налогу на прибыль (п. п. 9, 10 ст. 274 НК РФ). По этим же основаниям в составе представительских расходов вы можете учесть только те расходы, которые относятся к деятельности, облагаемой налогом на прибыль (см. также Письмо Минфина России от 09.11.2009 N 03-03-06/4/96).

У организации может возникнуть вопрос, какую сумму расходов на оплату труда надо иметь в виду при расчете норматива по представительским расходам – начисленную или фактически выплаченную.

Думается, что в данном случае следует исходить из того размера расходов на оплату труда, который признан организацией в целях налогообложения в соответствующем отчетном (налоговом) периоде.

Поэтому если ваша организация применяет метод начисления, то для расчета предельного размера представительских расходов надо брать начисленную сумму расходов на оплату труда (п. 4 ст. 272 НК РФ).

Если ваша организация определяет доходы и расходы кассовым методом, то расходы на оплату труда признаются по мере погашения задолженности перед работниками по выплате заработной платы (пп. 1 п. 3 ст. 273 НК РФ). Значит, в этом случае сумму представительских расходов, которую можно учесть при исчислении единого налога, следует рассчитывать исходя из фактически выплаченных сумм.

При расчете налоговой базы по налогу на прибыль доходы и расходы определяются нарастающим итогом с начала налогового периода (п. 7 ст. 274, ст. 315 НК РФ).

Следовательно, в течение налогового периода сумма расходов на оплату труда, которая признается в целях налогообложения, будет увеличиваться. А значит, будет изменяться и предельный размер представительских расходов, который может быть учтен в целях налогообложения.

Получается, что сверхнормативные представительские расходы, которые не были признаны организацией при исчислении налога на прибыль в одном отчетном периоде (п. 42 ст. 270 НК РФ), могут быть учтены ею соответствующим образом в последующих отчетных периодах текущего календарного года.

Отметим, что в таком случае в бухгалтерском учете организации возникают вычитаемая временная разница, равная сумме сверхнормативных представительских расходов, и, соответственно, отложенный налоговый актив (п. п. 8 – 11, 14 Положения по бухгалтерскому учету “Учет расчетов по налогу на прибыль” ПБУ 18/02, утвержденного Приказом Минфина России от 19.11.2002 N 114н).

ПРИМЕР

учета представительских расходов

Ситуация

В мае организация “Гамма” принимала деловых партнеров – представителей организаций-заказчиков, прибывших для переговоров с целью поддержания взаимного сотрудничества.

Участники переговоров посетили ресторан, визит в который организован и оплачен организацией “Гамма”. Для этих целей подотчетному лицу из кассы организации было выдано 20 000 руб.

Фактически сумма представительских расходов составила 18 800 руб., что подтверждается счетом ресторана и кассовым чеком (сумма НДС не выделена).

После утверждения авансового отчета (25 мая) остаток денежных средств в размере 1200 руб. возвращен подотчетным лицом в кассу.

Других представительских расходов за период январь – март у организации не было.

Отчетными периодами по налогу на прибыль для организации являются месяц, два месяца и так далее до конца календарного года (абз. 2 п. 2 ст. 285 НК РФ).

Сумма расходов на оплату труда, которую организация “Гамма” признает ежемесячно в налоговом учете, составляет 75 000 руб.

Необходимо выяснить, в каком порядке представительские расходы, понесенные организацией “Гамма”, должны учитываться при формировании налоговой базы по налогу на прибыль.

Решение

На основании п. 2 ст. 264 НК РФ представительские расходы являются нормируемыми.

Следовательно, для того чтобы правильно учесть соответствующие затраты при исчислении налога на прибыль, надо рассчитать предельный размер представительских расходов.

Отчетный период	Сумма расходов на оплату труда, руб.	Предельный размер представительских расходов, руб.	Сумма представительских расходов, признанная в отчетном периоде, руб.
Январь – май	375 000 (75 000 x 5)	15 000 (375 000 x 4%)	15 000
Январь – июнь	450 000 (375 000 + 75 000)	18 000 (450 000 x 4%)	3000 (18 000 – 15 000)
Январь – июль	525 000 (450 000 + 75 000)	21 000 (525 000 x 4%)	800 (18 800 – 18 000)
Итого на конец отчетного периода			18 800

В бухгалтерском учете соответствующие операции организация “Гамма” может отразить следующим образом.

Содержание операций	Дебет	Кредит	Сумма, руб.	Первичный документ
Выданы из кассы под отчет денежные средства на представительские расходы	71	50	20 000	Расходный кассовый ордер
25 мая
Отражены представительские расходы	44	71	18 800	Авансовый отчет
Отражен возврат остатка денежных средств, выданных под отчет (20 000 – 18 800)	50	71	1200	Приходный кассовый ордер
31 мая
Признан отложенный налоговый актив (3800 x 20%)	09	68	760	Бухгалтерская справка-расчет
30 июня
Отражено уменьшение отложенного налогового актива (3000 x 20%)	68	09	600	Бухгалтерская справка-расчет
31 июля
Отражено погашение отложенного налогового актива (800 x 20%)	68	09	160	Бухгалтерская справка-расчет

21.3. ПОДТВЕРЖДАЕМ ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИЕ РАСХОДЫ

Конкретного перечня документов, которыми организации могут подтвердить представительские расходы, Налоговым кодексом РФ не установлено. Однако очевидно, что эти документы должны не только содержать информацию о фактах несения расходов, но и подтверждать их непосредственную связь с представительским мероприятием.

Примечание

Минфин России в Письме от 10.04.2014 N 03-03-РЗ/16288 со ссылкой на п. 10 разд. IV Плана мероприятий (“дорожная карта”) “Совершенствование налогового администрирования”, утвержденного Распоряжением Правительства РФ от 10.02.2014 N 162-р, разъяснил, что подтвердить представительские расходы можно любыми документами, свидетельствующими об обоснованности и производственном характере таких расходов. В частности, это может быть отчет о представительских расходах, утвержденный руководителем, при этом все указанные в нем расходы должны быть подтверждены первичными документами.

Направляя данные разъяснения финансистов для доведения до сведения нижестоящих налоговых органов и налогоплательщиков Письмом от 08.05.2014 N ГД-4-3/8852, ФНС России также отметила, что помимо первичных учетных документов, подтверждающих факт осуществления расходов, достаточно любого документа, отвечающего критериям ст. 9 Закона N 402-ФЗ. При этом из содержания такого документа должно следовать, что расходы понесены организацией при проведении мероприятий, предусмотренных п. 2 ст. 264 НК РФ.

В то же время, по нашему мнению, во избежание споров с налоговыми органами на местах целесообразно иметь полный пакет документов, подтверждающих такие расходы.

Рассмотрим, какие это могут быть документы. Условно разделим их на две группы:

– предварительные документы;

– итоговые документы.

Оформление предварительных документов предшествует проведению представительского мероприятия. К таким документам относятся внутренние распорядительные документы организации, которые издаются, как правило, в виде приказов руководителя.

Целесообразно, чтобы такими приказами были урегулированы, в частности, следующие вопросы:

– план представительского мероприятия с указанием цели, места и сроков его проведения;

– смета представительских расходов;

– список официальных лиц организации, которые будут участвовать в переговорах, с указанием ответственного за их проведение;

– порядок выдачи сумм на представительские расходы под отчет.

Итоговые документы должны подтверждать сам факт проведения представительского мероприятия (это может быть, например, протокол переговоров с указанием обсужденных вопросов и достигнутых договоренностей), а также свидетельствовать о понесенных затратах (авансовый отчет, отчет о представительских расходах, акт об осуществлении представительских расходов с приложением документов, их подтверждающих).

Отчет о представительских расходах должен включать информацию о целях представительских мероприятий и результатах их проведения, дате и месте проведения, программе мероприятий, составе приглашенной делегации и участников принимающей стороны, величине расходов на представительские цели.

Акт об осуществлении представительских расходов должен содержать конкретную информацию о суммах произведенных представительских расходов и быть утвержден руководителем организации (Письмо УФНС России по г. Москве от 22.12.2006 N 21-11/113019@).

Примечание

С примером документального оформления представительских мероприятий вы можете ознакомиться в настоящем разделе.

При этом собственно представительские расходы могут быть подтверждены, в частности, следующими документами:

– счетами организаций общественного питания;

– чеками ККМ;

– договорами, предметом которых является оказание транспортных услуг и (или) оказание услуг переводчика, актами выполненных работ, счетами-фактурами и платежными документами, составленными в рамках договоров;

– товарными чеками, накладными и т.д.

Примерный перечень документов для подтверждения представительских расходов также содержится в Письмах Минфина России от 22.03.2010 N 03-03-06/4/26, от 13.11.2007 N 03-03-06/1/807.

Как показывает анализ судебной практики, при рассмотрении споров, связанных с документальным подтверждением представительских расходов, арбитражные суды в первую очередь обращают внимание на наличие у налогоплательщика первичных документов и на их взаимосвязь между собой.

И если обнаруживается, что первичные документы неправильно оформлены, не соответствуют друг другу или вообще отсутствуют, то суды занимают сторону налоговых органов (см., например, Постановление ФАС Поволжского округа от 17.01.2008 N А65-1734/2007-СА2-11 (оставлено в силе Определением ВАС РФ от 14.05.2008 N 5945/08)).

В то же время если представительские расходы организация может подтвердить первичными документами, оформленными надлежащим образом, то факт отсутствия других документов суды, как правило, не принимают во внимание и решают спор в пользу налогоплательщиков.

Так, например, ФАС Поволжского округа признал необоснованными действия налоговых органов, которые исключили из расходов организации, учитываемых в целях налогообложения, сумму представительских расходов. Принимая такое решение, суд подчеркнул, что программа переговоров, а также перечень решаемых вопросов, на отсутствие которых ссылается налоговый орган, не относятся к первичным учетным документам и их наличие не является обязательным условием для подтверждения налогоплательщиком фактически произведенных затрат (Постановление от 22 – 29.03.2005 N А12-18384/04-С36).

Аналогичные по существу выводы были сделаны ФАС Северо-Западного округа в Постановлениях от 14.08.2007 N А56-3739/2006, от 28.11.2005 N А42-7239/04-28 и ФАС Уральского округа в Постановлении от 07.09.2005 N Ф09-3872/05-С7.

Таким образом, во избежание возможных споров с налоговой инспекцией, связанных с обоснованностью признания представительских расходов, организации желательно иметь как предварительные, так и итоговые документы. Но при этом особое внимание следует уделить порядку оформления первичных документов.

В связи с этим напомним, что первичные учетные документы должны быть составлены по форме, утвержденной руководителем, с учетом положений ст. 9 Закона N 402-ФЗ.

Ранее, до 1 января 2013 г., документы должны были составляться по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. При отсутствии какой-либо формы в этих альбомах первичные учетные документы составлялись организацией самостоятельно с указанием обязательных реквизитов (п. п. 1, 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ “О бухгалтерском учете”).

Примечание

Об особенностях применения унифицированных форм первичных учетных документов с 01.01.2013 см. комментарий.

Отметим, что, если переговоры не дали положительного результата (например, по их итогам не было заключено договоров), налоговые органы могут посчитать представительские расходы необоснованными. Однако в спорах по этому вопросу арбитражные суды, как правило, встают на сторону налогоплательщика.

Правоприменительную практику по вопросу о том, можно ли учесть в качестве представительских расходов затраты на переговоры, которые не дали положительного результата, см. в Энциклопедии спорных ситуаций по налогу на прибыль.

ПРИМЕР

подтверждения представительских расходов внутренними документами организации

Ситуация

ООО “Альфа”, расположенное в г. Москве, планирует провести официальную встречу и переговоры с деловым партнером – финской компанией NOKKA. Цель официальной встречи и переговоров – заключение контракта на поставку своей новой продукции, а также увеличение объема продаж по ранее заключенному контракту. По согласованию сторон три представителя финской компании должны прибыть на переговоры в г. Москву 21 октября 2014 г. Срок проведения переговоров – один день.

Приказом ООО “Альфа” от 10.01.2014 N 1/17 установлены следующие виды и нормы представительских расходов.

Вид представительских расходов	Расходы на одного человека (в день), руб.
Расходы на транспортное обслуживание участников переговоров	1500
Расходы на деловые завтраки, обеды, ужины для участников переговоров	3000
Расходы на буфетное обслуживание участников переговоров	500
Расходы на услуги переводчиков, которые не состоят в штате организации:
– для руководителя (1 переводчик);	2500
– для участников переговоров (1 переводчик на 5 человек)	2500

Необходимо определить, какими документами организация должна подтвердить представительские расходы на переговоры помимо документов первичного учета, подтверждающих расходование денежных средств (акты, чеки, накладные, кассовые ордера, платежные поручения и т.п.).

Решение

1. Издается приказ (распоряжение) о проведении официальной встречи и переговоров, в котором указывают:

– цель, план (программу) проведения переговоров, количество приглашенных лиц, дату, место и сроки проведения мероприятия;

– список участников со стороны организации;

– лицо (лиц), ответственное за подготовку сметы расходов, организацию официальной встречи и переговоров, отчетности по итогам мероприятия;

– иную необходимую информацию.

Приказ подписывается руководителем организации (иным уполномоченным на это лицом).

Отметим, что план (программа) официального приема и переговоров может быть подготовлен отдельным документом и не отражаться в приказе. Это целесообразно делать в тех случаях, когда планируемые мероприятия могут иметь значительный объем. Утвердить план (программу) должен также генеральный директор организации.

См. образец приказа о проведении официальной встречи и переговоров.

1. Составляется смета представительских расходов.

Такую смету, как правило, составляет сотрудник, который назначен приказом руководителя ответственным за ее подготовку. В смете указываются планируемые представительские мероприятия, размер расходов, необходимых для их обеспечения. Размер расходов определяется на основании приказа, которым утверждены виды и нормы представительских расходов. Смета утверждается руководителем организации. Кроме того, этот документ обычно визируется главным бухгалтером организации.

После утверждения сметы расходов ответственному сотруднику выдаются денежные средства на организацию официальной встречи и переговоров.

См. образец сметы представительских расходов на проведение официальной встречи и переговоров.

В целях налогообложения прибыли представительские расходы нормируются в размере – 2017 год пока не несет изменений в их величине. В статье расскажем, какие представительские расходы можно учесть и чему равна норма в 2017 году.

Какие расходы относятся к представительским

Прежде, чем говорить о том, в каком размере нормируются представительские расходы в 2017 году, разберемся, что же к ним относится.

К признакам, по которым расходы компании можно признать представительскими, относятся:

• данные расходы должны быть связаны с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций (участников, прибывших на заседание совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика);
• данные лица должны прибыть для ведения переговоров (участи в заседания руководящего органа налогоплательщика);
• цель переговоров – установление и поддержание сотрудничества (в частности, заключение контракта, предварительного договора) либо решение определенных вопросов организации;
• представительские расходы признаются таковыми независимо от места проведения переговоров (заседания совета директоров или иного органа налогоплательщика).

Пример. ООО «Альфа» закупила алкогольную продукцию. Она нужно для проведения деловой встречи. Бухгалтер учел затраты на приобретение спиртных напитков в составе представительских расходов. Его позицию подтверждают письма Минфина РФ от 25 марта 2010 г. № 03-03-06/1/176, от 16 августа 2006 г. № 03-03-04/4/136.

Представительские расходы нормируются в размере (2017) четырех процентов от расходов на оплату труда за тот отчетный (налоговый) период, в котором представительские расходы были произведены.

То есть уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль за отчетный период можно на представительские расходы в сумме не больше 4% от расходов компании на оплату труда за этот же период.

Пример. В феврале директор ООО «Ромашка» Иванов И.В. был направлен в командировку на деловую встречу. Представительские расходы на эту встречу составили 3000 руб. Иванов отразил эти расходы в авансовом отчете. К отчету он приложил первичные документы.

За второй квартал в ООО «Ромашка» общая сумма расходов на оплату труда составила 90 000 руб. (ООО «Ромашка» применяет кассовый метод»).

Предельная величина представительских расходов равна 3600 руб. (90 000 руб. × 4%). Эта сумма больше фактических расходов. Поэтому бухгалтер списал всю сумму представительских расходов в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль.

Если расходы превысят норматив, их можно учесть в следующем отчетном периоде. Но только пределах норматива, рассчитанного по итогам текущего отчетного периода (года).

Как документально оформить представительские расходы

Итак, мы рассказали, что представительские расходы нормируются в размере (2017) четырех процентов. Теперь поговорим, как их оформить.

По мнению контролирующих органов, к документам, подтверждающим представительские расходы, относятся:

• отчет о мероприятии. В нем отразите подробности мероприятия - состав участников, программа мероприятия, место проведения и время;
• приказ руководителя компании о проведении мероприятия;
• смета расходов.

Формы подтверждающих документы разработайте самостоятельно. Их нужно приложить к приказу об учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008, ст. 313 НК РФ).

Пример. Кондратьев А.С. Был направлен в командировку с целью заключить договор на поставку оборудования. Ему были выделены деньги на организацию буфетного обслуживания во время переговоров. По возвращению из командировки Кондратьев А.С. составил авансовый отчет, приложил к нему чеки, квитанции и составил другие отчетные документы. Примеры отчетных документов смотрите ниже.

В заключение отметим, что с компенсации сотруднику представительских расходов не нужно платить ни НДФЛ, ни страховые взносы.

Как учитывать представительские расходы организациям на УСН и на ЕНВД

На расчет единого налога при УСН представительские расходы никак не влияют. Организации на УСН их вообще не учитывают. Поэтому в каком размере нормируются представительские расходы в 2017 году для таких организаций не имеет значения (письмо Минфина России от 11 октября 2004 г. № 03-03-02-04/1/22).

Также эти расходы не учитывают при расчете налога и организации на ЕНВД.

Похожие статьи